Sprzedaż wysyłkowa poprzez swoją konkurencyjność cenową oraz wygodną dostawę pod drzwi kupującego jest coraz bardziej powszechną metodą robienia zakupów. Handlowcy działający na rynku tego typu usług borykają się jednak z licznymi komplikacjami nieznanymi kupcom prowadzącym tradycyjne, stacjonarne formy handlu. Jednym z takich obszarów jest kwestia dokumentowania zwrotów towarów sprzedawanych w formie wysyłkowej. O ile w przypadku obligatoryjnie potwierdzanych fakturą dostaw na rzecz podmiotów gospodarczych, jak i sprzedaży prowadzonej na warunkach zwolnienia z obowiązku stosowania kasy, sprawa ta nie powoduje większych kontrowersji, o tyle już sprzedaż konsumencka rejestrowana kasą fiskalną budzi wiele wątpliwości.
Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 15 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących podatnicy są obowiązani do prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty). Ewidencja ta musi zawierać:
- datę sprzedaży,
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi będący rozwinięciem nazwy,
- termin dokonania zwrotu lub reklamacji,
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
- zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
- dokument potwierdzający sprzedaż,
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Większość tych wymogów ewidencji zwrotu w przypadku sprzedaży wysyłkowej jest łatwa do realizacji. Jednak już wymóg posiadania dokumentu potwierdzającego sprzedaż oraz protokołu przyjęcia zwrotu lub reklamacji podpisanego przez nabywcę lub sprzedawcę stanowią istotną komplikację zaewidencjonowania zwrotu przy sprzedaży na odległość.
Udokumentowanie wcześniejszej sprzedaży możliwe jest nie tylko paragonem, ale także innymi dokumentami zastępczymi. Muszą one jednoznacznie potwierdzać fakt dokonania sprzedaży zwracanego towaru w sposób pozwalający na niewątpliwe ustalenie, że przedmiot zwrotu został nabyty u danego podatnika. Pogląd ten potwierdza m.in. Izba Skarbowa w Łodzi w interpretacji z 28 października 2013 r. (IPTPP4/443-551/13-4/MK).
Inaczej jest w przypadku wymogu posiadania protokołu przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji podpisanego przez sprzedawcę i nabywcę. Przepis literalnie wymaga w tym przypadku sporządzenia protokołu zwrotu, a zatem ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że konieczne jest sporządzenie takiego protokołu i - co jest zdecydowanie trudniejsze przy zwrocie towaru nabytego w ramach sprzedaży wysyłkowej - również jego podpisanie przez klienta zwracającego towar. Wymóg podpisania protokołu zwrotu przez nabywcę towaru może być znacznym utrudnieniem, zwłaszcza, że najczęściej sprzedawca nie ma bezpośredniego kontaktu z kupującym na żadnym etapie sprzedaży lub zwrotu. Rozwiązaniem, które pozwala na spełnienie tego warunku, jest przesłanie nabywcy wraz z sprzedawanym towarem lub w formie elektronicznej protokołu zwrotu do podpisania z prośbą o jego odesłanie wraz ze zwracanym towarem.
Autor jest doradcą podatkowym
