Samo zgłoszenie może być niewystarczające. Konieczne jest jeszcze – w myśl prawa budowlanego – dołączenie do niego określonych dokumentów.
Potrzebne będą m.in. opis i rysunek określający usytuowanie obiektu budowlanego w stosunku do granic nieruchomości i innych obiektów budowlanych istniejących lub budowanych na tej i sąsiednich nieruchomościach (z oznaczeniem części obiektu budowlanego, w której zamierza się dokonać zmiany sposobu użytkowania), a także zwięzły opis techniczny określający rodzaj i charakterystykę obiektu budowlanego oraz jego konstrukcję, wraz z danymi techniczno-użytkowymi, w tym wielkościami i rozkładem obciążeń, a w razie potrzeby również danymi technologicznymi. Niezbędna może okazać się również ekspertyza techniczna osoby posiadającej uprawnienia budowlane.
Zgłoszenie powinno nastąpić jeszcze przed zmianą sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części. Potwierdza to również wyrok WSA w Warszawie z 6 października 2009 r. (VII SA/Wa 904/09).
Zmiana sposobu użytkowania może nastąpić, jeżeli w terminie 30 dni, od dnia doręczenia zgłoszenia, właściwy organ nie wniesie sprzeciwu w drodze decyzji i nie później niż po upływie dwóch lat od doręczenia zgłoszenia. Warto przy tym pamiętać, na co zwrócił uwagę WSA w Warszawie w wyroku z 20 października 2009 r. (VII SA/Wa 1244/09), że w sytuacji gdy faktycznie zmieniono już sposób użytkowania obiektu budowlanego, postępowanie w sprawie zgody na zmianę sposobu użytkowania tego obiektu jest bezprzedmiotowe.
W przypadku gdy rodzaj działalności, jaka ma być wykonywana w danym lokalu, nie wiąże się z koniecznością wykonania robót budowlanych, wystarczy zgłoszenie zmiany sposobu użytkowania. Jeśli jednak okaże się, że trzeba wykonać przebudowę i niezbędne będzie pozwolenie na budowę, to starosta wniesie sprzeciw. Zrobi to również wtedy, gdy zamierzona zmiana sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części będzie:
- naruszała ustalenia obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo decyzji o warunkach budowy i zagospodarowania terenu (w przypadku braku obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego),