Naczelny Sąd Administracyjny wydał 7 czerwca br. wyrok (II FSK 1945/11 oraz II FSK 1946/11)

dotyczący opłat za parkingi i autostrady zwracane pracownikom używającym prywatnych samochodów w podróży służbowej. NSA rozstrzygnął, czy mogą one stanowić koszty uzyskania przychodu pracodawcy na zasadach ogólnych, czy tylko w granicach limitów.

Co mówią przepisy

Zgodnie z zasadą zawartą w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT) nie uznaje się za koszty podatkowe wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy, w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu.

Stawki za 1 kilometr ustala się na podstawie tzw. rozporządzenia o kilometrówce (rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy). Przepis wprowadza zatem limit wydatków, które mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

W praktyce zwracana pracownikowi kwota za używanie prywatnego samochodu to iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km, wskazanej w ww. rozporządzeniu. Tylko i wyłącznie ta kwota może być kosztem podatkowym. Jeśli pracodawca ustaliłby stawki za kilometr wyższe niż wskazane w przepisach, to nadwyżka nie stanowiłaby już kosztu uzyskania przychodu.

Jeśli pracodawca zwraca pracownikowi opłaty parkingowe i czyni to np. na podstawie przedstawionego przez pracownika paragonu, to – zgodnie z wymienionym na wstępie wyrokiem NSA – nie zaliczy tego wydatku do kosztów podatkowych.

Wątpliwości podatnika

Spółka, której dotyczyła analizowana sprawa, zwróciła się z wnioskiem o interpretację. Spytała, czy koszty opłat za przejazd płatną autostradą oraz opłat za parkingi będą podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Zdaniem spółki opłaty te nie powinny być uwzględniane w limicie wydatków, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT. Spółka wskazywała, że w jej ocenie limitowane są tylko wydatki na używanie samochodów, rozumiane jako wydatki na eksploatację (paliwo, olej napędowy, ubezpieczenia, drobne naprawy).

Zarówno organ podatkowy, jak i WSA w Poznaniu (I SA/Po 913/10 oraz I SA/Po 914/10) uznali, że podatnik nie ma racji. W ich ocenie spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom udokumentowane wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika dla jej potrzeb, poniesione w czasie podróży służbowej (w tym także opłaty za przejazd płatną autostradą i opłaty parkingowe), jednak wyłącznie w granicach wynikającego z niej limitu. Podatnik nie może więc tych wydatków zaliczyć do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych.

Nie tylko eksploatacja

Negatywne dla spółki stanowisko zajął także NSA. W ustnym uzasadnieniu wyroku NSA wskazał, że liczba przejechanych kilometrów jest tylko bazą do ustalenia zwracanej pracownikom kwoty. Jest także bazą do ustalenia limitowanej kwoty, która na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT może być kosztem podatkowym. Liczba przejechanych kilometrów nie przesądza natomiast o tym, jakie wydatki mogą być objęte limitem ustalonym na ich podstawie.

NSA podkreślił, że wprowadzając do przepisów rozwiązania zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, ustawodawca nie dokonał rozróżnienia między wydatkami eksploatacyjnymi, które powinny być objęte limitem, oraz wydatkami, które mogą stanowić koszty podatkowe na zasadach ogólnych.

Zdaniem składu orzekającego pojęcie „wydatki z tytułu używania samochodów" jest pojęciem szerokim i oznacza wszelkie koszty, jakie pracownik ponosi w związku z używaniem samochodu.

Oznacza to, że wszelkie koszty, jakie są zwracane pracownikowi, w tym opłaty za autostrady i parkingi, mogą być kosztem podatkowym, jeżeli mieszczą się w limicie określonym w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT. Nie mogą zaś być kosztami na zasadach ogólnych.

Potwierdzenie niekorzystnej linii

Oddalając skargę kasacyjną, NSA zaaprobował tym samym stanowisko sądu pierwszej instancji, który orzekł, że koszty używania samochodu to wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb podatnika – podmiotu gospodarczego, takie jak: zakup paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC i AC, koszty drobnych napraw i części zamiennych, przeglądów technicznych, opłaty parkingowe oraz opłaty za przejazd autostradą, pod warunkiem ich zgodnego z przepisami udokumentowania.

Wyrok NSA wpisuje się w dotychczasową niekorzystną linię orzeczniczą sądów administracyjnych (np. wyrok WSA w Poznaniu z 9 listopada 2010 r., I SA/Po 626/10; wyrok WSA w Warszawie z 5 lutego 2010 r., III SA/Wa 1502/09).

Skutkuje ona tym, że podatnicy, którzy prowadzą działalność, wykorzystując pojazdy swoich pracowników, nie mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wszystkich poniesionych na ten cel wydatków. Są więc w gorszej sytuacji niż podatnicy dysponujący własnymi pojazdami.

Nie można też zapomnieć, że przepisy regulujące podróże służbowe nakazują pracodawcom zwrot pracownikom poniesionych wydatków za przejazd drogami płatnymi i autostradami oraz postój w strefie płatnego parkowania. Mamy zatem sytuację, w której pracodawca-podatnik ma obowiązek zwrócić wydatek, ale nie może go zaliczyć do kosztów podatkowych, nawet jeśli skutkiem tej podróży był intratny kontrakt podpisany przez pracownika.

Autorka jest doradcą podatkowym w Grant Thornton