- Przepisy mówią o obowiązku prowadzenia książki kontroli, ale nie wskazują, w jaki sposób to robić. Czy można prowadzić tę książkę w formie elektronicznej? –
pyta czytelnik.
Nie.
Książkę kontroli należy prowadzić – jak sama nazwa wskazuje – w formie „książki". Prowadzenie książki kontroli jest jednym z obowiązków podatnika prowadzącego działalność gospodarczą. Jest to niezwykle istotne, ponieważ pierwszą czynnością, jaką wykonują osoby kontrolujące jest dokonanie stosownego wpisu o kontroli w książce kontroli. Następuje więc swoiste „zarejestrowanie" się kontrolujących i tym samym sprawdzenie, czy w danym momencie podatnik nie jest w trakcie innej kontroli.
Nie więcej niż jedna
Niemożliwe jest bowiem prowadzenie więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy, co jeszcze bardziej podnosi rangę takiego dokumentu jak książka kontroli. Zgodnie z art. 82 ust. 1 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (DzU z 2004 r. nr 173, poz. 1807 ze zm.) nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Ustawodawca wprowadził tu pewne wyjątki.
Zakaz ten nie dotyczy m.in. sytuacji, gdy kontrola odnosi się do zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu. W przypadku zaś, gdy w firmie jest prowadzona inna kontrola, organ podatkowy co prawda odstąpi od podjęcia czynności kontrolnych, ale jednocześnie ustali z przedsiębiorcą termin przeprowadzenia kontroli.
Upoważnieni pracownicy
Wpisów w książce kontroli dokonują upoważnieni pracownicy organów kontrolujących, którzy mają obowiązek wpisania:
- oznaczenia organu kontroli;
- oznaczenia upoważnienia do kontroli;
- zakresu przedmiotowego przeprowadzonej kontroli;
- daty podjęcia i zakończenia kontroli;
- zaleceń pokontrolnych oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.
Również kontrolowany przedsiębiorca ma obowiązek wpisywania informacji o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź o ich uchyleniu przez organ kontroli lub przez jego organ nadrzędny albo przez sąd administracyjny. Przy czym obowiązek ten nie dotyczy kontroli podatkowej prowadzonej przez organ podatkowy, jakim jest naczelnik urzędu skarbowego, gdyż przepisy ordynacji podatkowej nie przewidują wydawania zaleceń pokontrolnych.
Nie sposób pominąć, że celem ustawodawcy, który nałożył na przedsiębiorcę (podatnika) obowiązek prowadzenia/posiadania książki kontroli, jest nie tylko transparentność kontroli, ale również możliwość podania częstokrotności kontroli, a więc liczby kontroli przeprowadzonych u przedsiębiorcy, informacji o tym, przez kogo była ona prowadzona i z jakim efektem.
Na przedsiębiorcę nałożono nakaz prowadzenia i przechowywania książki kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli. Nakaz prowadzenia oznacza jednocześnie obowiązek udostępniania tych dokumentów na żądanie organów kontrolujących przedsiębiorcę.
