Nie każda delegacja obniży ryczałt na jazdy lokalne

- Mam umowę zawartą z pracodawcą o używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pracuję w godzinach od 8 do 16 od poniedziałku do piątku. Wyjechałem w podróż służbową w poniedziałek o 10, a wróciłem we wtorek o 13.Czyli zarówno jednego, jak i drugiego dnia byłem swoim samochodem w miejscu pracy. Czy mam obowiązek odliczyć 1/22 kwoty przyznanego ryczałtu za jeden albo dwa dni? – pyta czytelnik.

Nie

ma do tego podstaw. Pracodawca może zawrzeć z podwładnym umowę dotyczącą użytkowania pojazdu (najczęściej samochodu, ale może to być również motocykl czy motorower) niebędącego własnością firmy do celów służbowych. Powinien zwracać pracownikowi koszty jego używania co miesiąc w formie ryczałtu. Jego wysokość oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

a) do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2. dla motocykla – 0,2302 zł,

3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Z kolei limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Nie może on przekroczyć:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Co miesiąc pismo

Podstawą do naliczenia ryczałtu powinno być oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Wykazuje w nim dane dotyczące:

- pojazdu: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny,

- liczby dni nieobecności w miejscu pracy i tych, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Taka nieobecność czy niedysponowanie pojazdem mają wpływ na wysokość ryczałtu. Na podstawie § 4 ust. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.) obniża się go o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu:

- choroby,

- urlopu,

- podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin,

- innej nieobecności

oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.