- Mam umowę zawartą z pracodawcą o używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych. Pracuję w godzinach od 8 do 16 od poniedziałku do piątku. Wyjechałem w podróż służbową w poniedziałek o 10, a wróciłem we wtorek o 13.Czyli zarówno jednego, jak i drugiego dnia byłem swoim samochodem w miejscu pracy. Czy mam obowiązek odliczyć 1/22 kwoty przyznanego ryczałtu za jeden albo dwa dni? – pyta czytelnik.

Nie

ma do tego podstaw. Pracodawca może zawrzeć z podwładnym umowę dotyczącą użytkowania pojazdu (najczęściej samochodu, ale może to być również motocykl czy motorower) niebędącego własnością firmy do celów służbowych. Powinien zwracać pracownikowi koszty jego używania co miesiąc w formie ryczałtu. Jego wysokość oblicza się jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

a) do 900 cm3 – 0,5214 zł,

b) powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

2. dla motocykla – 0,2302 zł,

3. dla motoroweru – 0,1382 zł.

Z kolei limit kilometrów zależy od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony. Nie może on przekroczyć:

- 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

- 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

- 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Co miesiąc pismo

Podstawą do naliczenia ryczałtu powinno być oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Wykazuje w nim dane dotyczące:

- pojazdu: pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny,

- liczby dni nieobecności w miejscu pracy i tych, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Taka nieobecność czy niedysponowanie pojazdem mają wpływ na wysokość ryczałtu. Na podstawie § 4 ust. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.) obniża się go o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu:

- choroby,

- urlopu,

- podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin,

- innej nieobecności

oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Literalnie podróż służbowa, w której przebywał czytelnik, każdego dnia trwała dłużej niż 8 godzin. Jednak w zdecydowanej większości czas tej delegacji przypadał poza jego zwykłymi godzinami pracy.

Bez właściwej proporcji

U podstaw zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnego pojazdu do pracy leży wykorzystywanie go w związku z wykonywaniem pracy. Nie ma to miejsca wtedy, gdy zatrudniony z jakichkolwiek powodów jest nieobecny. Jednak czytelnik zarówno w poniedziałek jak i wtorek świadczył pracę nie tylko w delegacji, ale też „na miejscu". Sama podróż służbowa nie powinna więc wyłączyć jego prawa do ryczałtu „samochodowego" za te dwa dni. Wyłączenie prawa do ryczałtu należy odnosić nie tyle do czasu trwania podróży służbowej, ale do 8-godzinnego czasu delegacji przypadającego na godziny pracy pracownika. Wyłączenie jest uzasadnione „nieobecnością w pracy z powodu delegacji trwającej co najmniej 8 godzin". W omawianym przypadku czytelnik był natomiast obecny w pracy.

Przepisy przewidują ponadto, że najmniejszym dzielnikiem ryczałtu samochodowego jest dzień. Nie można więc go odnieść do konkretnych godzin świadczenia pracy.

Zmniejszenie ryczałtu o 1/22 czy 2/22 w związku z tą sytuacją spowodowałoby faktyczne przeniesienie na pracownika kosztów użytkowania samochodu do jazd lokalnych w obu tych dniach. Moim zdaniem nie ma do tego uzasadnienia.

Umowa zawarta z pracodawcą dotyczy nie tylko rzeczywistego przemieszczania się prywatnym pojazdem, ale również zapewnienia swoistej dyspozycyjności tego pojazdu w razie konieczności takich przejazdów. Skoro czytelnik był w pracy, to można przyjąć, że ryczałt nie powinien być obniżany za te dni pod warunkiem, że miał do dyspozycji samochód i z całej sytuacji nie wynikało, że nie będzie musiał nim nigdzie jeździć lokalnie (ryczałt nie jest bowiem przeznaczony na dojazdy do pracy).