Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie rozstrzygnął kwestię opodatkowania wydatków na wyżywienie pracowników (sygnatura akt: I SA/Rz 25/13).

Sprawa dotyczyła spółki, która zaskarżyła niekorzystną dla siebie interpretację podatkową. Zatrudnione w niej osoby odbywają podróże służbowe na terenie kraju i za granicą. Dotychczas spółka wypłacała im z tego tytułu diety. Teraz chce jednak wprowadzić nowy system rozliczania wydatków na wyżywienie.

Zamierza zapewniać im całodzienne bezpłatne wyżywienie i nie wypłacać diet, na co pozwalają odpowiednie przepisy kodeksu pracy. W zamian będzie wypłacać zaliczki na poczet wydatków na wyżywienie, wyposaży ich w kartę służbową ze wskazaniem w przepisach wewnątrzzakładowych maksymalnej kwoty na wyżywienie albo zwróci wydatki udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na spółkę lub paragonami fiskalnymi.

Dyrektor Izby Skarbowej uznał, że wysokość zwolnienia od podatku ograniczona jest wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w ustawach bądź w rozporządzeniach.

W wypadku kosztów wyżywienia w podróżach służbowych krajowych będzie to 23 zł za dobę, a w podróżach służbowych zagranicznych – dieta zagraniczna, zróżnicowana w zależności od państwa.

WSA w Rzeszowie oddalił skargę spółki na taką interpretację.

– Sąd uznał, że zapewnienie pracownikowi wyżywienia, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków), korzysta ze zwolnienia tylko do wysokości ustalonej w rozporządzeniach ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju i poza granicami kraju. Nadwyżka ponad tę kwotę stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ustawy o PIT – wyjaśnia Grzegorz Grochowina, ekspert w firmie doradczej KPMG.

W konsekwencji spółka musi jako płatnik pobrać zaliczki na podatek dochodowy od nadwyżki poniesionych przez pracowników kosztów wyżywienia podczas podróży służbowych zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Wydatki te muszą być prawidłowo udokumentowane fakturami i rachunkami wystawionymi na spółkę.

– W praktyce niezależnie od tego, ile firma wyda na podróż swojego pracownika na terenie kraju, zwolniona od podatku będzie tylko kwota 23 zł. Od 1 marca 2013 r. kwota ta wzrośnie do 30 zł. Nie zmienia to jednak faktu, że zwolnienie tej wysokości jest w wielu wypadkach niewystarczające, gdyż dotyczy tylko części poniesionych kosztów. Co ważne, wynosi ono tyle samo, niezależnie od formy refundacji – mówi Grzegorz Grochowina.