Czas pracy: gdy stały plan pracy się sypie, potrzebny jest nowy harmonogram

Pracodawcom zależy na tym, aby każdy przypadek, gdy zachodzi konieczność zorganizowania zastępstwa dla nieobecnego pracownika, przeprowadzić poprzez zmianę harmonogramu czasu pracy, zwanego potocznie grafikiem.

Dla przedsiębiorcy to najkorzystniejsze rozwiązanie, gdyż pozwala zapewnić wymaganą obsadę bez dodatkowych kosztów związanych z polecaniem załodze nadgodzin. Nie zawsze jednak da radę zmienić grafik, a wtedy wystąpi konieczność pracy w nadgodzinach. Trzeba bowiem pamiętać o tym, że zmianę grafiku trzeba ogłosić z pewnym wyprzedzeniem, natomiast nadgodziny można zlecić w ostatniej chwili.

Co dopuszczają przepisy

Zmiana harmonogramu czasu pracy jest możliwa w przypadkach określonych w

kodeksie pracy

. Chodzi tu np. o art. 151

3

k.p., regulujący konieczność zrekompensowania całym dniem wolnym pracy wykonywanej w dniu wolnym wynikającym z pięciodniowego tygodnia pracy.

Podobnie należy kwalifikować art. 151

11

k.p. Określa on zasady udzielania dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto, stanowiące dla pracownika pierwotnie dzień wolny od pracy. Warto jednak pamiętać o tym, że dopuszczalność modyfikacji grafiku może również wynikać z wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy. Takie wnioski płyną z

e stanowiska Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy z 6 kwietnia 2009 r. w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu (GPP-417-4560-19/09/PE/RP).

W tym piśmie GIP wyraźnie stwierdził, że jeśli wystąpią takie okoliczności jak długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika, przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać prawo pracodawcy do jednostronnej zmiany obowiązującego harmonogramu. Co istotne, GIP podkreślił w tej opinii, że jeśli z przepisów zakładowych nie wynika możliwość zmiany grafiku pracownika, jest ona niedopuszczalna.

Dlatego pracodawcom powinno zależeć na tym, aby do zakładowego regulaminu pracy, a w mniejszych firmach np. do obwieszczenia o czasie pracy, wprowadzić przepis określający przypadki uzasadniające taką zmianę. Powinna to być regulacja dość szczegółowa. Przyjmując bowiem interpretację GIP, musi ona wymieniać konkretne okoliczności, których wystąpienie uzasadni dokonanie przez pracodawcę takich modyfikacji w harmonogramie.

Wcześniej, czyli kiedy

Taką zmianę trzeba ogłosić z pewnym minimalnym wyprzedzeniem, Chodzi o to, aby szef poinformował o tym zainteresowane osoby, a zarazem ułatwił im przystosowanie się do nowej sytuacji i pogodzenie jej z życiem prywatnym. Postanowienie w przepisach zakładowych powinno również przewidywać sposób, w jaki pracodawca zamierza informować załogę o zmianach zachodzących w ich grafikach.

Przyjętą procedurę należy dostosować do specyfiki pracy personelu w konkretnych zakładach. Dlatego w firmach produkcyjnych najprostsze będzie zobowiązanie brygadzisty czy mistrza, aby przekazał podwładnym te informacje, z kolei dla pracowników biurowych najbardziej skuteczne będzie przesłanie służbowego maila

Przykład

W równoważnym czasie pracy pracodawca zatrudnia ekspedientów w punktach zlokalizowanych w centrach handlowych. Aby zapewnić obsługę w godzinach otwarcia galerii, także wtedy, gdy wystąpią okoliczności usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy, szef postanowił dopuścić w regulaminie pracy zmiany ustalonego grafiku. W tym celu uzupełnił regulamin o następujące postanowienia:

§ 1. W przypadku nieobecności pracownika w pracy z przyczyn usprawiedliwionych tj: choroba pracownika, konieczność sprawowania osobistej opieki nad chorym lub zdrowym dzieckiem albo chorym członkiem najbliższej rodziny pracownika, wystąpieniem okoliczności uzasadniających zwolnienie pracownika od pracy z przyczyn osobistych lub na wezwanie uprawnionego do tego organu, pracodawca zastrzega sobie możliwość zmiany obowiązującego harmonogramu czasu pracy w trakcie okresu rozliczeniowego.

§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy oraz konieczności odsunięcia go od pracy w związku z obowiązkiem zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy lub utratą uprawnień do wykonywania umówionej pracy, uzasadniającą niezwłoczne odsunięcie go od pracy.

§ 3. Zmiana harmonogramu czasu pracy może mieć miejsce najpóźniej na 48 godzin przed rozpoczęciem przez pracownika pracy zgodnie z harmonogramem po zmianach. A jedynie za zgodą pracownika na 24 godziny przed planowaną zmianą.

§ 4. Zmiana harmonogramu ma miejsce w momencie poinformowania o tym pracownika przez bezpośredniego przełożonego. Informacja ta powinna być przekazana na piśmie. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się możliwość telefonicznego poinformowania pracownika o zmianie, pod warunkiem uzupełnienia dokumentacji najpóźniej w dniu, w którym pracownik stawił się do pracy zgodnie ze zmienionym harmonogramem.

Nie zawsze wolno

Zmiana harmonogramu nie będzie możliwa, gdy podjęcie przez podwładnego zadań zgodnie z jego nową wersją łamałoby przepisy o czasie pracy. Na równi dotyczy to prawa do nieprzerwanych okresów odpoczynku dobowego lub tygodniowego, czy przestrzegania doby pracowniczej, której nie wolno naruszać w wyniku zmian w harmonogramie. Analogicznie trzeba postępować przy innych przepisach o czasie pracy. Ich ochronny charakter powoduje, że respektuje się je również w nietypowych okolicznościach, uzasadniających zmianę grafiku.

Jeśli trzeba wezwać podwładnych do pracy z naruszeniem odpoczynków, ale ze względu na prowadzenie akcji ratowniczej lub usuwanie skutków awarii, przepisy dopuszczają jedynie polecenie im pracy w nadgodzinach. Wtedy wyjątkowo wolno naruszyć odpoczynki (art. 132 § 2 i art. 133 § 2 k.p.).

Pracodawca nie ma jednak prawa zmienić obowiązujących harmonogramów, gdyż planowany czas pracy powinien być zgodny ze wszystkimi wymogami wynikającymi z przepisów o czasie pracy.

Jedno wymusza drugie

Zmiany grafiku zawsze muszą mieścić się w zakresie wymiaru czasu pracy. Pracodawca ma bowiem obowiązek planować zatrudnionym liczbę godzin pracy zgodną z nominałem ustalonym dla danego okresu rozliczeniowego. Musi to oczywiście uwzględniać określony w umowie wymiar czasu pracy konkretnego pracownika, gdyż w zależności od jego wysokości nominalny czas pracy proporcjonalnie obniża się.

W praktyce oznacza to, że dodanie ośmiogodzinnego dnia pracy trzeba zrekompensować udzieleniem innego dnia wolnego, najlepiej w takim samym wymiarze, w jakim polecono zadania przy zmianie grafiu. Wynika to stąd, że w razie udzielenia wolnego na mniej, niż trwała dodatkowa praca zaplanowana po modyfikacji harmonogramu, dojdzie do przekroczenia normy czasu pracy. To z kolej, jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych, jest wykroczeniem przeciwko przepisom o czasie pracy z art. 281 pkt 5 k.p. Prcodawcy grozi za to grzywna od 1 tys. do 30 tys. zł.

Szefowi nie opłaca się też udzielać czasu wolnego na więcej, niż trwała praca zaplanowana po zmianie. Mimo nieprzepracowania przez pracownika pełnego miesięcznego wymiaru, trzeba mu zapłacić za brakujące godziny. W takim wypadku niedopracowanie nominału wynikło bowiem z przyczyn niezależnych od zatrudnionego. Pracodawca nie ma prawa obciążać go finansowymi konsekwencjami takiego działania. Zgodnie z art. 94 pkt 2 k.p. powinien zorganizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony w pogotowiu ślusarskim pracował w styczniu 2013 r. na podstawie ustalonego harmonogramu. Pod koniec pierwszego tygodnia jeden z pozostałych ślusarzy poinformował pracodawcę, że dostał skierowanie na rehabilitację stacjonarną i dlatego w trzecim tygodniu miesiąca będzie na zwolnieniu lekarskim.

Szef określił uprzednio w obwieszczeniu, że w takich wypadkach zastrzega sobie możliwość zmiany harmonogramów w trakcie okresu rozliczeniowego. W związku z tym zmienił grafik. Wyznaczył pracownikowi wolne 8, 15 i 16 stycznia oraz pracę 20, 21 i 28 stycznia.

Wszystkie zmiany były planowane na osiem godzin pracy. Dlatego mimo konieczności zmodyfikowania grafiku w obu jego wersjach, ślusarz miał zaplanowane równo 176 godzin, czyli wartość zgodną z wymiarem dla tego miesiąca i zgadza się też liczba dni wolnych od pracy.

Trzeba archiwizować

Zmian w harmonogramie nie można nanosić bez zapamiętywania jego poprzednich wersji. Ma to szczególne znacznie przy tworzeniu grafików w zwykłych programach biurowych, a nie specjalistycznych aplikacjach kadrowych. W klasycznych dokumentach pakietu office wprowadzenie zmian i ich zapisanie powoduje bowiem utratę poprzedniej odmiany pliku. Inaczej jest w programach kadrowych, które mają funkcjonalność, pozwalającą nie tylko zachować wszystkie wytworzone wersje każdego grafiku, ale również porównać i śledzić zmiany występujące między nimi.