Prywatny pracodawca dowolnie ustali kwotę diety kierowcy w podróży zagranicznej

- Kierowcy dostają diety za każdy dzień pobytu za granicą. W naszej firmie jest to stała kwota 140 zł. Tymczasem stawka diet zależy od kraju, w jakim kierowca przebywa. Czy możemy ustalić stałą należność dla szofera udającego się zagranicę?

– pyta czytelniczka.

Pracodawca niebędący państwową lub samorządową jednostką sfery budżetowej może określić wysokość diet z tytułu zagranicznych podróży służbowych na poziomie niższym niż przewiduje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej. W interesie pracodawcy określona kwota musi mieścić się między 23 zł za dzień, a kwotą określoną w rozporządzeniu jako dieta dla docelowego państwa podróży. Dlatego 140 zł może okazać się w niektórych państwach zbyt wysokim poziomem.

Poza budżetówką

Prywatny pracodawca ma prawo określić warunki przyznawania świadczeń z tytułu podróży służbowych pracowników w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w indywidualnych umowach o pracę, jeśli nie występują u niego te akty (art. 77

5

§ 3

kodeksu pracy

).

Ma to duże znaczenie praktyczne, gdyż pozwala dostosować faktyczne koszty delegacji do możliwości finansowych pracodawcy. Służy temu § 4 tego przepisu, zgodnie z którym regulacje wewnątrzzakładowe nie mogą przewidywać dla pracownika diety niższej niż 23 zł. Dotyczy to zarówno delegacji krajowych, jak i zagranicznych. Warto jednak pamiętać, że skorzystanie z tego przywileju zależy od wydania odpowiednich postanowień wewnątrzzakładowych. Jeśli bowiem ich nie będzie, zatrudnionym przysługują należności na zasadach obowiązujących sferę budżetową.

Górna granica wypłat z racji diet zagranicznych wynika z załącznika do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm., dalej rozporządzenie).

Ile tego będzie

Dla państw europejskich wysokość diety waha się od 33 euro (Litwa, Słowacja) do 48 euro (Łotwa, Hiszpania), co przy obecnym kursie (4,16 zł) daje od około 137 zł do 199 zł. Oznacza to, że dla większości państw europejskich dietę w wysokości 140 zł za dobę podróży zagranicznej można wyłączyć w całości z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Podatki i składki

Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do wysokości wynikającej z rozporządzenia (art. 21 pkt 1 ust. 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, tekst jedn. DzU z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Na tych samych zasadach należności te są zwolnione z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

W praktyce oznacza to, że dopóki przyznana pracownikom kwota nie przekroczy wysokości diety należnej w jednostkach sfery budżetowej, dopóty szef nie musi opodatkować takiego świadczenia ani odprowadzać od niego składek. Przy czym dieta nie musi być zróżnicowana tak jak w rozporządzeniu. Przepisy nie wykluczają bowiem przyznawania tego świadczenia w jednej i niezmiennej kwocie.

Wypłacanie go kierowcom w stałej stawce 140 zł jest bezpieczne, jeśli w krajach stanowiących cel podróży służbowej dieta z rozporządzenia wynosi co najmniej równowartość 140 zł. Dla takich państw jak Litwa czy Słowacja, gdzie dieta jest równowartością około 137 zł, pracodawca powinien odprowadzić podatki i składki od nadwyżki ponad tę kwotę, czyli w przybliżeniu od 3 zł za każdy dzień w zagranicznej delegacji.

Tylko za czas delegacji

Aby kierowca nabył prawo do diety, musi jednocześnie spełnić warunki wynikające z art. 2 pkt 7 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 1155) oraz z rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych. Po pierwsze musi więc wykonywać na polecenie szefa zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba, oddział lub przedstawicielstwo pracodawcy. Zadanie to musi mieć na celu wykonanie przewozu drogowego, lub wyjazdu do innej miejscowości w celu podjęcia takiego przewozu.

Jeśli szofer spełni ten warunek, pracodawca ma prawo przyznać należności za podróż służbową. Zasady ich wypłaty reguluje rozporządzenie, które określa m.in. moment rozpoczęcia podróży zagranicznej oraz minimalny czas jej trwania uprawniający pracownika do części lub całości diety. W praktyce oznacza to, że choć szef może zmienić wysokość świadczeń przyznawanych kierowcom, nie ma wpływu na przypadki uzasadniające ich wypłatę.

Konsekwencją przyjęcia tej wykładni musi być uznanie, że przyznawanie tych świadczeń, gdy nie zostały spełnione warunki z rozporządzenia uzasadniające ich wypłatę, powoduje, że muszą być one traktowane jako składnik wynagrodzenia. I to ze wszystkimi tego konsekwencjami podatkowymi i w zakresie ubezpieczeń społecznych.