Urlop bezpłatny: kto występuje z inicjatywą udzielenia

Pewnym rozwiązaniem dla pracodawcy, który staje przed wizją zwolnień grupowych, może być udzielenie pracownikom urlopów bezpłatnych na podstawie art. 174-1741 k.p. Często umożliwia to przeczekanie przejściowych trudności koniunkturalnych bez przeprowadzania redukcji etatów.

Niemniej jednak takie wolne może być udzielone pracownikowi wyłącznie na jego wniosek. W szczególności pracodawcy nie wolno jednostronnie zobowiązać podwładnego do  złożenia w tej sprawie wniosku w związku z trudnościami finansowymi zakładu pracy.

Dopuszczalne jest, że pracodawca zasugeruje podwładnemu rozważenie złożenia wniosku o urlop bezpłatny. A on może się na niego zdecydować, będąc świadomym trudności koniunkturalnych firmy. Jednak sugestie pracodawcy nie mogą przybierać formalnego charakteru. W szczególności nie mogą prowadzić do wymuszania na zatrudnionym decyzji o złożeniu podania.

Przykład

Pracodawca podpisał z pracownikami porozumienia, na mocy których podwładni zobowiązali się, że w przypadku wystąpienia okresowych spadków zamówień na produkty firmy złożą wniosek o urlop bezpłatny, a pracodawca udzieli im wolnego.

Takie porozumienia są sprzeczne z istotą urlopów bezpłatnych, które mogą być udzielane wyłącznie na dobrowolny wniosek zatrudnionego, a pracownik nie może zobowiązywać się ani być zobowiązywany przez pracodawcę do skorzystania z takiego urlopu.

W konsekwencji porozumienia te są nieważne, a zobowiązania podwładnych nieskuteczne. Oczywiście jeżeli osoby te złożą wniosek o urlop bezpłatny, pracodawca może im go udzielić, ale zawarte porozumienia w żaden sposób nie obligują ich do złożenia takiego podania.

Bez świadczenia pracy

Aby pracownik zaczął korzystać z urlopu bezpłatnego, konieczne jest jego współdziałanie z pracodawcą. Przede wszystkim urlopu tego nie można udzielić bez wniosku zatrudnionego. Do tego musi on mieć pisemną formę. Pracodawca nie może z własnej inicjatywy, z uwagi na swoje potrzeby, podjąć jednostronnej decyzji o wysłaniu pracownika na urlop bezpłatny. Będzie to nielegalne.

Gdy zatrudniony zdecyduje się złożyć wniosek o urlop bezpłatny, a pracodawca go zaakceptuje, dochodzi do sytuacji sprzecznej z kodeksowymi regułami, którym podporządkowany jest stosunek pracy. Istotą tego urlopu jest bowiem to, że pracownik jest zwolniony z  obowiązku wykonywania pracy, a pracodawca – z wypłacania mu wynagrodzenia. Mimo to nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę.

Tak podkreślał Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 27 listopada 1996 r. (III AUa 888/96, OSA 1997).

Od dnia, w którym rozpoczął się urlop bezpłatny, pracownik powinien całkowicie zaprzestać świadczenia obowiązków na  rzecz pracodawcy, który udzielił tego wolnego. Gdyby wykonywał on choćby część swoich dotychczasowych obowiązków, to zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego nie będzie można uznać, że korzysta z urlopu bezpłatnego (wyrok SN z 12 sierpnia 2004 r.,  III PK 42/04).

Przykład

Pracodawca udzielił pracownikom urlopów bezpłatnych. Jednocześnie ustalił, że osoby te przez czas trwania urlopu zachowają gotowość do wykonywania obowiązków i w razie powstania doraźnych potrzeb po stronie pracodawcy stawią się w pracy na każde wezwanie pracodawcy.

Pozostawanie pracownika w gotowości do pracy, a także stawianie się do pracy i wykonywanie choćby części obowiązków służbowych, jest sprzeczne z istotą urlopu bezpłatnego i powoduje, że udzielenie nieodpłatnego wolnego jest bezskuteczne i nie wywołuje żadnych skutków prawnych.

Przykład

W związku z przejściowym spadkiem zapotrzebowania na pracę w firmie pracownik złożył wniosek o urlop bezpłatny, a pracodawca udzielił go na sześć miesięcy. Jednocześnie strony uzgodniły, że w razie nagłego wzrostu liczby zamówień na produkty pracodawca będzie uprawniony na mocy swojej jednostronnej decyzji do skrócenia urlopu bezpłatnego.

Takie ustalenia są dopuszczalne i prawnie skuteczne. Jeżeli pracodawca wykaże, że rzeczywiście nastąpił wzrost zapotrzebowania na jego produkty, będzie mógł odwołać podwładnego z urlopu bezpłatnego przed upływem sześciomiesięcznego okresu, na który urlop został zawarty (nie byłoby to dopuszczalne, gdyby urlop bezpłatny został udzielony na okres krótszy niż trzy miesiące >patrz ramka).

Zawieszone uprawnienia

W trakcie trwania urlopu pracownik nie może domagać się wynagrodzenia za pracę. Ponadto tego okresu nie wlicza się stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Zostanie zatem pominięty m.in. przy ustalaniu okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, od którego zależy długość wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony.

Urlop bezpłatny ma także wpływ na prawo i wymiar urlopu wypoczynkowego. Każdy miesiąc tego wolnego zmniejsza bowiem wymiar przysługującego za dany rok urlopu wypoczynkowego o  1/12. Dotyczy to jednak dni wakacji przysługujących za  ten rok kalendarzowy, w którym pracownik wrócił z urlopu bezpłatnego – chyba że jeszcze przed rozpoczęciem korzystania z urlopu bezpłatnego pracownik wykorzystał cały przysługujący mu wymiar urlopu wypoczynkowego.

W konsekwencji, jeżeli pracownik przebywa na bezpłatnym przez cały rok kalendarzowy, to za ten rok w ogóle nie uzyska prawa do urlopu wypoczynkowego. Natomiast w sytuacji, gdy w czasie urlopu bezpłatnego trwającego dłużej niż miesiąc dojdzie do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a pracownik w  związku z nieodpłatnym wolnym nie wykonuje obowiązków od 1 stycznia danego roku, nie nabędzie prawa do  urlopu wypoczynkowego za  rok kalendarzowy, w którym ustało zatrudnienie. Zatem nie może też liczyć na prawo do ekwiwalentu za ten urlop (uchwała SN z 25 września 1980 r., V PZP  2/80,  OSNC  1981, nr 4, poz. 46).

Nieograniczona swoboda

Pracownik może wykorzystać okres urlopu bezpłatnego w dowolny sposób. W szczególności nie ma przeszkód, aby świadczył wówczas pracę na rzecz innego podmiotu niż macierzysty pracodawca. Pracodawca, który udzielił urlopu, nie może natomiast w czasie jego trwania wypowiedzieć zatrudnionemu umowy o pracę.

Z tych względów przebywanie na nieodpłatnym wolnym jest w pewnym sensie korzystne dla podwładnego. Jest on chroniony przed utratą etatu i to także wtedy, gdyby w zakładzie doszło do zwolnień z tzw. przyczyn niedotyczących pracowników, a więc głównie z powodów ekonomicznych. Ochrona przed wypowiedzeniem umowy dotyczy jednak tylko urlopu bezpłatnego krótszego niż trzy miesiące. A ponadto w pewnych sytuacjach pracodawca może jednostronnie zmienić warunki pracy i płacy takiej osoby.