Pan Piotr z Legnicy pracował w spółce akcyjnej jako asystent głównego księgowego. Ta sfinansowała mu roczne studia podyplomowe w zakresie rachunkowości. Pan Piotr zawarł ze spółką umowę o dokształcanie, według której w spółce musi przepracować dwa lata od zakończenia nauki. Studia ukończył w czerwcu, a po trzech miesiącach rozwiązał umowę za wypowiedzeniem i odszedł do innej firmy.
Czy spółka może żądać od niego zwrotu kosztów tych studiów w całości czy w części?
W tej sytuacji należy zwrócić pracodawcy tylko część kosztów studiów podyplomowych. Pan Piotr zwolnił się z pracy przed upływem dwóch lat, ale część tego zastrzeżonego okresu odpracował (trzy miesiące). Przy ustaleniu kwoty do zwrotu trzeba zatem wziąć pod uwagę ustalony w umowie okres odpracowania (24 miesiące) oraz okres, jaki pozostał do odpracowania – 21 miesięcy (24 miesiące – trzy miesiące).
Umowa szkoleniowa
Pracodawca może sfinansować pracownikowi różne kursy, szkolenia czy studia podyplomowe w ramach podnoszenia kwalifikacji (art. 103
3
). Może również pokryć koszty dojazdu, zakwaterowania czy zakupu podręczników. Jeśli zamierza zatrzymać pracownika w firmie, powinien zawrzeć z nim pisemną umowę o dokształcanie (art. 103
4
k.p.).
Umowa ta określa przede wszystkim okres, przez jaki pracownik musi pozostać w firmie po zakończeniu nauki (maksymalnie trzy lata), oraz zasady ewentualnego zwrotu kosztów, gdy zwolni się z pracy przed upływem tego terminu.
Ważne!
Jeśli w umowie szkoleniowej pracodawca określi okres odpracowania dłuższy niż trzy lata, pracownik nie musi się do tego stosować.
Pracownik będzie także musiał zwrócić pracodawcy koszty, jeśli bez ważnej przyczyny w ogóle nie rozpocznie nauki lub przerwie ją.
Pracownik zwraca pracodawcy koszty, jeśli nie rozpocznie nauki bądź bez przyczyny ją przerwie
Ważną przyczyną jest natomiast np. choroba pracownika, odmowa udzielenia pracownikowi urlopu szkoleniowego, co uniemożliwia mu udział w zajęciach. Ponadto zwrot kosztów będzie obowiązkowy, gdy w trakcie nauki lub po jej ukończeniu pracownik:
Jeśli pracodawca zawarł ze swoim podwładnym umowę szkoleniową, ten zwraca mu koszty w wysokości proporcjonalnej do przewidzianego okresu zatrudnienia po zakończeniu nauki, określonego w tej umowie (nie więcej niż trzy lata). W sytuacji gdy taka umowa nie została zawarta, koszty oblicza się według okresu zatrudnienia w trakcie kształcenia.
Ważne !
Jeśli pracownik odejdzie z pracy w trakcie nauki, a ma do odpracowania pewien okres, musi zwrócić pracodawcy całość kosztów.
Za porozumieniem stron
Tylko w sytuacjach wymienionych w kodeksie pracy pracodawca może żądać od pracownika zwrotu opłaty za studia.
Oznacza to, że w takich przypadkach, jak np. wypowiedzenie umowy przez pracodawcę (bez względu na przyczynę), zwolnienie pracownika z powodu długotrwałej choroby w trybie natychmiastowym, czy też rozwiązanie umowy za porozumieniem stron, pracownik nie musi zwracać kosztów dokształcania (szkolenia).
Przykład
Alina S. pracuje jako sekretarka w szkole językowej. Firma skierowała ją na półroczny kurs języka angielskiego (od stycznia do czerwca 2012 r.). Przed rozpoczęciem kursu Alina S. zawarła umowę ze szkołą, na podstawie której musi odpracować rok po zakończeniu kursu. We wrześniu umowa o pracę została rozwiązana za porozumieniem stron.
W tym przypadku pracodawca nie może domagać się zwrotu kosztów kursu językowego.
Przykład:
Jarosław M. w czerwcu 2012 r. ukończył roczne studia podyplomowe na kierunku zamówienia publiczne. Koszt studiów wyniósł 5000 zł. W zamian za sfinansowanie studiów ma przepracować rok od zakończenia nauki. Pod koniec czerwca Jarosław M. złożył wypowiedzenie (okres wypowiedzenia wynosi dla niego trzy miesiące) i od 1 października zatrudnił się w innej firmie.
W tym przypadku pieniądze, jakie ma zwrócić podwładny pracodawcy, oblicza się w następujący sposób (wprost proporcjonalnie do okresu pracy po zakończeniu nauki): (liczba dni/miesięcy/lat pozostała do końca okresu podanego w umowie: okres do odpracowania) x koszt studiów (szkolenia) = kwota do zwrotu 9 miesięcy/12 miesięcy x 5000 zł = 3750 zł. Pracownik musi więc zwrócić pracodawcy kwotę 3750 zł.
