Przyjęte w kodeksie pracy wysokie standardy ochrony danych osobowych (art. 221) i sfery prywatności pracownika (art. 111) należą do ważnych instrumentów prawnych ochrony pracownika przed niepożądanymi działaniami szefa, w tym w szczególności – praktykami dyskryminacyjnymi.

Sfera życia osobistego czy rodzinnego zasadniczo pozostaje poza „zasięgiem" pracodawcy za sprawą zarówno kodeksu pracy, jak i innych ustaw, m.in. o ochronie danych osobowych.

Gdzie jest granica

W tym, zdawałoby się, monolicie jest istotny wyjątek. To art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm., dalej ustawa o zfśs).

Nakazuje on różnicować świadczenia z funduszu przy zastosowaniu kryterium socjalnego, czyli „sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej" beneficjentów takich świadczeń. I tu zaczynają się problemy. Żeby różnicować świadczenia według tych kryteriów, trzeba poznać sytuację osoby uprawnionej do świadczenia (najczęściej jest nim pracownik).

Należy zatem sięgnąć w te sfery jego życia, do których dostępu bronią pracodawcy inne przepisy. Jest to jednak „sięgnięcie" mające umocowanie ustawowe. To właśnie m.in. legło u podstaw często cytowanego orzeczenia Sądu Najwyższego z 8 maja 2002 r. (I PKN 267/01).

Zgodnie z nim „pracodawca nie narusza dóbr osobistych pracownika (...), zobowiązując go zgodnie z regulaminem przyznawania zapomóg z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych do złożenia zaświadczenia o zarobkach uzyskiwanych u drugiego pracodawcy".

Wprawdzie użyty w ustawie o zfśs zwrot „sytuacja życiowa, rodzinna i materialna" to nie klauzula generalna, ale jest na tyle ogólny, żeby pracodawcy, gdzie kryteria te się konkretyzują, dokonali racjonalnych wyborów. Ich efektem jest zebranie tylko takich informacji, które są absolutnie nieodzowne do podjęcia zgodnej z prawem decyzji o przyznaniu świadczenia.

Dla przykładu weźmy sytuację materialną pracownika jako wyznacznik wysokości świadczenia z funduszu. Jest ona zdeterminowana wieloma czynnikami, takimi jak poziom uzyskiwanych dochodów przez pracownika i jego domowników, liczba tych domowników, posiadane przez niego zasoby majątkowe (np. oszczędności), sytuacja osobista (np. osoba samotnie wychowująca dziecko musi na ogół więcej łożyć na zapewnienie mu należytej opieki).

Nie sposób wymienić wszystkie czynniki, od których zależy sytuacja materialna. Nie oznacza to jednak, że szef ma obowiązek ustalać tak daleko idące szczegóły. Najczęściej spotykane w regulaminach postanowienia ograniczają się do ustalania dochodu „na osobę w rodzinie" na podstawie przedłożonych przez uprawnionego zaświadczeń lub oświadczeń. Warto przy tym zwrócić uwagę na to, że o ile wysokość dochodów uzyskiwanych przez pracownika może interesować pracodawcę, o tyle źródła ich uzyskiwania już niekoniecznie.

Tylko bowiem poziom dochodów i liczba osób, które się z nich utrzymują, przesądzają o statusie materialnym. Należy o tym pamiętać przy konstruowaniu regulaminu funduszu. A wszystko po to, aby nie wejść w sferę prywatności pracownika dalej, niż to jest konieczne.

Podobne zasady należy w mojej ocenie stosować do dwóch pozostałych kryteriów, czyli sytuacji życiowej i rodzinnej pracownika. Choć są one bardziej abstrakcyjne niż sytuacja materialna, sięgajmy tylko do tych danych, które są absolutnie niezbędne, aby racjonalnie i sprawiedliwie zdecydować o przyznaniu świadczenia z zfśs. Wyjście bowiem ponad realną potrzebę zawsze wiąże się z ryzykiem bezprawnego wkroczenia w prywatność pracownika, jedno z podstawowych dóbr osobistych.

Jeżeli sytuacja życiowa pracownika gwałtownie pogorszyła się wskutek ciężkiej i długotrwałej choroby bliskiej osoby i w związku z tym prosi o zapomogę losową, to oczekiwanie, że przedstawi zaświadczenie, które by to dokumentowało, jest zasadne. Jednak przedłożenie pełnej dokumentacji lekarskiej, którą posiada pracownik (a z takim oczekiwaniem się spotkałem), nie jest już konieczne.

Te względy, jak również chęć uniknięcia wprowadzania uciążliwych i kosztownych dla wszystkich procedur przesądzają na ogół o tym, że pracodawcy zadowalają się ustalaniem sytuacji dochodowej podwładnych i na tej podstawie różnicują świadczenia. Inne kryteria socjalne stosują tylko wyjątkowo.

Więcej roztropności

Nałożenie na pracodawców obowiązku zaspokajania (w miarę możliwości) potrzeb socjalnych i bytowych pracowników i „socjalnego" różnicowania świadczeń ma więc swoją cenę, o której rzadko się wspomina. Jest nią otwarcie pracodawcy legalnego szerokiego dostępu do prywatności pracownika.

Roztropny, dbający też o swoje bezpieczeństwo szef powinien jednak wiedzieć, że nie jest to dostęp nieograniczony, a domaganie się od podwładnego określonej informacji musi być adekwatne do celu, jakim jest zgodne z prawem udzielanie świadczeń.

O roztropności i jej braku niech przekonają dwa przykłady. Pierwszy dotyczy firmy X, gdzie regulamin socjalny zawierał tabelę dopłat do tzw. wczasów pod gruszą. Ich wysokość zależy od poziomu dochodu na członka rodziny. W najwyższym przedziale dochodowym przewidziano 4000 zł i więcej na osobę, gdzie dopłata jest najniższa i wynosi 250 zł.

Ten sam regulamin przewiduje bezwzględny obowiązek przedłożenia ubiegłorocznych PIT-ów wszystkich zarabiających członków rodziny – pod rygorem niewypłacenia świadczenia. Pracownik składa oświadczenie, że mieści się w najwyższym przedziale dochodowym i prosi o 250 zł, nie chcąc ujawnić zarobków małżonka. Szef odmawia, powołując się na regulamin zfśs.

Druga sytuacja ma miejsce w firmie Y, gdzie obowiązuje niemal identyczny regulamin, ale z małym wyjątkiem. Pracownik, który złoży oświadczenie o tym, że kwalifikuje się do najwyższego przedziału dochodowego, nie musi składać żadnych zaświadczeń, nie tylko o zarobkach członków rodziny, ale też o własnych dochodach. Mała różnica w brzmieniu regulaminu, ogromna w odstępie od zasad zdrowego rozsądku. Skoro pracownik składa oświadczenie, że pozostaje w najwyższym przedziale dochodów, to po co pracodawcy wiedza o tym, ile zarabia jego małżonek?

Przykłady oczywiście można mnożyć, i to bez końca. Ważne jest jedno, żeby cytowanego wyroku SN pracodawcy nie odczytywali jako generalnego zezwolenia na przetwarzanie danych osobowych pracownika i ingerencję w jego prywatność bez konieczności odwołania się do celu, jakiemu te informacje służą.

Słaby dowód

Nie zawsze obronimy się argumentem, że „regulamin tak stanowi". Regulamin może stanowić wszystko, bo nie podlega zewnętrznej procedurze weryfikacyjnej. Nie może jednak ingerować w sferę prywatności dalej niż to konieczne do udzielenia świadczenia.

Jeżeli jest inaczej, to po prostu jest niezgodny z prawem z wszystkimi wynikającymi stąd konsekwencjami. Jednocześnie pracownicy muszą się pogodzić z tym, że jeżeli chcą być beneficjentami świadczeń socjalnych, to przystaną nawet na ułomne postanowienia.

Autor jest radcą prawnym w spółce z o.o. Orłowski, Patulski, Walczak