Harmonogram czasu pracy: Jak tworzyć i zmieniać rozkład czasu pracy

Rozkład czasu pracy reguluje organizację czasu pracy w zakładzie. Zgodnie z art. 150 § 1 k.p. ustala się go w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu pracodawcy, jeśli nie jest on objęty układem i zatrudnia do 20 pracowników.

Wśród specjalistów przeważa pogląd, zgodnie z którym przez rozkład czasu pracy należy rozumieć model organizacji czasu pracy pracowników zakładu. Powinien on określać czas, w którym podwładny pozostaje w dyspozycji pracodawcy na wyznaczonym stanowisku, przerwy oraz przyjęty okres rozliczeniowy.

Rozkład powinien więc precyzować, jak zostanie zagospodarowany nominalny czas pracy obowiązujący pracownika zgodnie z umową, a przez to pośrednio, kiedy będzie on korzystał z czasu wolnego od zadań.

Stały lub zmienny

Rozkład czasu pracy określony w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu może być stały. W takim wypadku musi określać godziny rozpoczynania i kończenia pracy, wskazywać dni ustawowo wolne od pracy oraz wolne wynikające z planowania czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, jak i przysługujące przerwy w pracy.

Możliwość uregulowania rozkładów czasu pracy w przepisach wewnątrzzakładowych występuje jedynie u zatrudnionych w sztywnym rozkładzie. Należy przez to rozumieć tych, którzy zawsze pracują w tych samych dniach i godzinach, np. od poniedziałku do piątku od 8 do 16. W takim wypadku sam rozkład czasu pracy w całości reguluje kwestię dni i godzin pracy załogi. Tu wyodrębnianie harmonogramu czasu pracy jest bezcelowe, gdyż powtarzałby on postanowienia funkcjonujące w aktach wewnątrzzakładowych. Obowiązek ustalania harmonogramów nie występuje też w zadaniowym czasie pracy, gdzie zatrudniony sam decyduje o tym, kiedy wykona zlecone mu czynności.

Wiele firm dąży jednak do uelastycznienia czasu pracy, dostosowując go do zapotrzebowania wynikającego z pracochłonności przyjętych zleceń. Wtedy rozkład czasu pracy musi mieć charakter zmienny, wymuszając konieczność tworzenia dla pracowników harmonogramów, które graficznie precyzują przyjęty w firmie rozkład. W takim wypadku przepisy zakładowe powinny określać jedynie zagadnienia podstawowe, czyli przyjęty okres rozliczeniowy oraz system czasu pracy.

Te ogólne informacje szczegółowo określa się w indywidualnych lub grupowych harmonogramach czasu pracy, które wskazują dni i godziny pracy konkretnych pracowników oraz termin korzystania przez nich z dni wolnych od zajęć i ich charakter. Dzięki temu szef może wskazać dni i godziny pracy każdego pracownika z osobna. Przekłada się to na lepsze wykorzystanie czasu pracy oraz precyzyjne dostosowanie planu pracy zakładu do czasochłonności zadań wykonywanych w danym momencie.

Kiedy ogłosić

Aby stworzyć prawidłowy harmonogram czasu pracy, należy ustalić maksymalną liczbę dni pracy, minimalną liczbę dni wolnych oraz liczbę godzin przypadających do przepracowania w okresie rozliczeniowym. Dzięki temu zaplanowany czas pracy będzie zgodny z obowiązującym pracownika wymiarem i będzie mu zapewniał liczbę dni wolnych od pracy równą ilości niedziel, świąt oraz dni wolnych z racji pięciodniowego tygodnia pracy przypadających w okresie rozliczeniowym (art. 147 k.p.).

Następnym krokiem powinno być określenie długości poszczególnych zmian oraz terminów dni roboczych. Trzeba przy tym pamiętać o uwzględnieniu doby pracowniczej, prawie pracownika do nieprzerwanych odpoczynków dobowych i tygodniowych oraz do co czwartej niedzieli wolnej od obowiązków.

Po tych ustaleniach pozostaje jedynie przekazać tak przygotowany harmonogram do wiadomości pracowników.

Przepisy nie rozstrzygają, z jakim wyprzedzeniem należy to zrobić. Podstawowe znaczenie ma to, że załoga musi mieć świadomość, jak będzie pracować w kolejnym miesiącu (okresie rozliczeniowym) jeszcze przed jego rozpoczęciem. Dlatego przyjęło się, że harmonogramy ujawnia się najpóźniej w ostatnim dniu przed startem kolejnego miesiąca, a najlepiej na dwa trzy dni wcześniej.

Ponieważ nie ma takiej regulacji w przepisach powszechnych, lepiej określić to w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu szefa.

Na jak długo plan

Podstawowa wątpliwość związana z tworzeniem harmonogramów dotyczy minimalnego okresu, na jaki muszą być zaplanowane. Główny Inspektorat Pracy i Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej uważają, że harmonogram należy tworzyć na cały okres rozliczeniowy z góry. Uzasadniają to tym, że czas pracy powinien być planowany i rozliczany w danym okresie rozliczeniowym.

Część ekspertów broni jednak poglądu, zgodnie z którym harmonogramy mogą być opracowane na okresy krótsze niż cały okres rozliczeniowy. A to dlatego, że ustawodawca jedynie u kierowców i pracowników instytucji kultury określił minimalne okresy, na które muszą być tworzone harmonogramy. Zagadnienia tego nie reguluje przecież kodeks pracy. Co więcej, konieczność ustalania harmonogramów na cały okres rozliczeniowy zmniejsza elastyczność czasu pracy.

Przeciwnicy obowiązku ustalania grafików na cały okres rozliczeniowy z góry wskazują, że jeśli ustawodawca wymagałby tworzenia tak długich, zawarłby taką regulację w kodeksie, podobnie jak w ustawie o działalności leczniczej przy równoważnym czasie pracy. Dlatego większość inspektorów PIP akceptuje, gdy z mocy przepisów zakładowych harmonogramy układa się np. na okresy miesięczne przy jednoczesnym stosowaniu trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego.

Wprowadzamy zmiany

Ustalony i podany do wiadomości załogi harmonogram wiąże pracodawcę i co do zasady nie powinien być zmieniany w trakcie okresu rozliczeniowego. Warto jednak pamiętać o ustawowych wyjątkach od tej zasady dotyczących udzielania dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto (art. 151

11

k.p.) lub w dniu wolnym wynikającym z planowania czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (151

3

k.p.). W obu tych wypadkach udzielenie dnia wolnego w zamian za taką pracę wymaga zmiany harmonogramu przez wyznaczenie (bądź uzgodnienie) terminu odbioru wolnego.

Większość specjalistów dopuszcza modyfikację harmonogramu także w przypadkach niewymienionych w ustawie, np. w razie długotrwałej choroby pracownika lub innej nieprzewidzianej nieobecności w pracy. Jednak takie okoliczności nie uzasadniają samoistnie wprowadzania zmian. Możliwość taka musi bowiem wynikać z zakładowego układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub zarządzenia pracodawcy, jeśli nie jest on objęty układem ani nie musi wydawać regulaminu pracy >patrz ramka.

Przepisy wewnątrzzakładowe powinny zatem precyzyjnie określać nie tylko termin podania do wiadomości załogi kolejnego harmonogramu, lecz również przypadki, w której szef dopuszcza zmiany ustalonego grafiku i sposób informowania zatrudnionych o takich modyfikacjach.

Przykład

Zatrudniający 25 pracowników wydał regulamin pracy, w którym uregulował sprawy związane z rozkładem czasu pracy, sporządzaniem harmonogramów czasu pracy dla załogi oraz okolicznościami uzasadniającymi dokonywanie w nich zmian. Prawidłowe postanowienia powinny wyglądać >patrz rozkład czasu pracy.

ROZKŁAD CZASU PRACY

§ 1

1. Pracownicy biurowi i obsługi są zatrudnieni w podstawowym czasie pracy i wykonują obowiązki w dniach powszednich, od poniedziałku do piątku w godzinach od 8 do 16.

2. Dniami wolnymi z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy dla pracowników biurowych i obsługi są soboty.

3. Pracownicy biurowi i obsługi korzystają z dni ustawowo wolnych od pracy (niedziel i świąt).

§ 2

1. W stosunku do pracowników produkcji, magazynu oraz działu handlowego stosuje się system równoważny z możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin na podstawie harmonogramów ustalanych na miesięczne okresy.

Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy nie może być zastosowany wobec: