Nie każdy jednak wydatek będzie w ten sposób premiowany. Niektóre, nawet jeśli przedsiębiorca zaliczy je do kosztów, może zakwestionować fiskus. Tak będzie np. z zakupem mebli kuchennych jako wyposażenia firmy prowadzonej w domu. Takie meble, po godzinach urzędowania, będą służyły prywatnym celom podatnika. Podobnie będzie z kupnem pralki, lodówki czy kuchenki mikrofalowej - organy podatkowe raczej nie zgodzą się na wrzucenie tego wydatku do kosztów podatkowych. Inaczej jednak będzie, gdy meble kuchenne lub lodówkę kupimy do lokalu, w którym prowadzona jest tylko działalność gospodarcza, a meble służą wyłącznie przedsiębiorcy i pracownikom.
Problemów nie powinno natomiast być z rozliczeniem wydatków na zakup biurka, fotela, komputera, drukarki itp. - nawet gdy działalność prowadzona jest w domu przedsiębiorcy. Przy tego rodzaju zakupach łatwo bowiem udowodnić związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Pamiętajmy, że jeśli kupujemy meble (czy sprzęt komputerowy), których przewidywany okres używania wynosi rok, i będą one wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, musimy zdecydować, czy amortyzować je, a jeśli tak – to jaką metodę wybrać.
Przedsiębiorcy nie muszą (ale mogą) dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. Decydując się na amortyzację, wybierzmy jej metodę przed rozpoczęciem dokonywania odpisów. To dlatego, że wybraną metodę musimy stosować do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego.
Niezależnie od tego, jak zdecydujemy, pamiętajmy, że zaliczając do kosztów podatkowych wydatki poniesione na kupno wyposażenia mieszkania, w którym prowadzona jest firma i w którym mieszkamy, uwzględnimy tylko ich część – tę, która służy działalności gospodarczej.
Proporcjonalnie rozliczane w kosztach podatkowych mogą być też opłaty za tzw. media (gaz, prąd, woda) nawet wtedy, gdy rachunki wystawiane są nie na firmę, lecz na osobę prywatną. Wydatki te będą kosztem w takim procencie, jaki w powierzchni całego mieszkania stanowi pomieszczenie przeznaczone na prowadzenie działalności gospodarczej.
Przy zaliczaniu wydatków do kosztów pamiętajmy też o treści art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT. Mówi on, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą osobistym celom podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Z wystrojem lepiej nie przesadzać
Przedsiębiorcy często kupują do firm kwiaty doniczkowe i cięte, obrazy, dywany czy zasłony. Wydatki te najczęściej uzasadniają chęcią stworzenia klimatu sprzyjającego pracy, a także zapewnienia dobrego wizerunku firmy. Problem jednak w tym, że wydatki te organy podatkowe mogą zakwalifikować jako koszty reprezentacji, a te nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Jeśli zatem przedsiębiorcy uda się przekonać urzędników, że są to wydatki związane z funkcjonowaniem firmy – będą one w całości stanowiły koszt uzyskania przychodów. Jeśli jednak zakupy będą miały charakter reprezentacyjny, a więc podkreślający okazałość siedziby firmy przedsiębiorcy, wydatki te nie zwiększą kosztów podatkowych.
