- Zakład podpisał z telepracownikiem porozumienie o zwrocie mu kosztów używania do celów służbowych m.in. komputera, drukarki, mebli, dzierżawy łącza internetowego, materiałów biurowych (długopisów, ołówków, segregatorów itd.). Kwoty refundacji zostały ustalone na podstawie pewnych szacunkowych parametrów, niemniej oddają, jak tylko to możliwe, wartość korzystania przez pracownika z własnych rzeczy. Jednak nie na wszystkie te rzeczy zatrudniony przedstawił umowę sprzedaży czy fakturę. Czy kwoty oddawane z tego tytułu są zwolnione od opodatkowania i oskładkowania, czy też trzeba od nich pobrać wskazane daniny?

– pyta czytelnik.

Kwoty oddawane pracownikowi z racji używania prywatnych narzędzi, sprzętu i materiałów do celów służbowych są wolne od składek i podatku dochodowego. Ulga ta nie obejmuje jednak refundowanej mu opłaty za Internet wykorzystywany na potrzeby zakładu, ponieważ jest to usługa niemieszcząca się w zakresie pojęć „narzędzia”, „sprzęt” czy „materiały”.

Zasadniczo to szef musi dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w domu, spełniający wymagania z art. 215 – 219 kodeksu pracy, dotyczące przestrzegania zasad bhp i ergonomii.

Ma również obowiązek pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu, a także zapewnić podwładnemu pomoc techniczną i szkolenia w zakresie jego obsługi (art. 67

11

§ 1 k.p.).

Alternatywnie stronom wolno zdecydować w odrębnej umowie o wykorzystywaniu przez pracującego w domu własnego sprzętu. W takim wypadku przysługuje mu pieniężny ekwiwalent ustalony we wskazanej umowie czy porozumieniu lub regulaminie o warunkach stosowania telepracy, na podstawie kryteriów:

- normy zużycia sprzętu,

- jego udokumentowane ceny rynkowe,

- ilość materiału używanego dla celów służbowych i jego udokumentowane ceny (art. 67

11

§ 2 i 3 kodeksu pracy).

Jaka ulga w PIT

Zwolnieniu z podatku dochodowego podlegają natomiast ekwiwalenty pieniężne za używane przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność zatrudnionego (art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od  osób fizycznych; dalej ustawa o PIT). Aby skorzystać z tej ulgi, muszą zostać łącznie spełnione warunki:

- ekwiwalent trzeba wypłacić w pieniądzu,

- ma on odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek między kwotą wypłaconą i wartością używanych dla celów zakładu narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do  pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy,

- narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność podwładnego,

- zatrudniony wykorzystuje je do wykonywania pracy na  rzecz pracodawcy.

Usługa to nie rzecz

Definiując cytowane pojęcia, należy – według organów podatkowych – sięgnąć po ich słownikowe rozumienie (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 9 czerwca 2010, ITPB2/415-399/10/ IB).

I tak narzędzie to urządzenie proste lub złożone umożliwiające wykonywanie jakiejś czynności lub pracy, przyrząd, instrument, materiał to coś, z czego są wytwarzane przedmioty, tworzywo, substancja, artykuł, produkt, a sprzęt to przedmioty użytkowe, maszyny, urządzenia. Ogólnie mówiąc, chodzi tu o szeroko rozumiane rzeczy, przedmioty.

Dlatego izby skarbowe zaczęły kwestionować możliwość zwolnienia z podatku refundacji podwładnemu wydatków na Internet, za pośrednictwem którego realizuje on swoje zadania, choćby był telepracownikiem. Rzeczywiście, w starszych interpretacjach prezentowały stanowisko korzystne dla pracowników, np. interpretacja dyrektora IS w Katowicach z 18 września 2009 (IBPBII/1/415-535/ 09/BD).

Zaczęły się też pojawiać poglądy przeciwne (interpretacja dyrektora IS w Katowicach z 15 stycznia 2008, IBPB2/415-270/07/ASz). Spory przeciął minister finansów w piśmie z 29 października 2010 (DD3/033/166/IMD/09/PK-1320), gdzie ostatecznie obłożył zwroty opłat za Internet podatkiem dochodowym.

Jednak w rozliczeniu rocznym pracownik ma prawo odpisać od podstawy opodatkowania wydatki poniesione z tytułu użytkowania sieci Internet w wysokości nieprzekraczającej w całym roku kwoty 760 zł (art. 26 ust. 1 pkt 6b ustawy o PIT).

Ryczałt dopuszczalny, byle rozsądny

Organy podatkowe zaznaczają również w swych interpretacjach, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT obejmuje zwrot kosztów poniesionych na użycie własnych narzędzi, sprzętów i materiałów w celach służbowych. Nie przysługuje zatem refundacji ceny zakupu komputera czy drukarki z zamiarem wykorzystania ich w  pracy.

Wyjątkiem jest np. oddanie kosztów nabycia materiałów biurowych, bo ich istota polega na ciągłym zużyciu (interpretacja dyrektora IS w Warszawie w 9 lutego 2009, IPPB2/415-1553/08-2/MK).

Jednocześnie organy podatkowe dopuszczają, a wręcz uznają za naturalne ustalenie ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu w sposób ryczałtowy, a więc na podstawie szacunkowych kryteriów. Elastyczne podejście do tej kwestii tłumaczą tym, że:

- kodeks pracy nakazuje wręcz szacowanie takich finansowych równoważników według ocennych przesłanek,

- ustawa podatkowa nie narzuca sposobu kalkulacji takiego ekwiwalentu,

- nie da się przecież zmierzyć dokładnie kosztów zużycia mebla, drukarki czy długopisu.

Jednak fiskus zastrzega równocześnie, że ekwiwalent powinien jak najbardziej odzwierciedlać kwoty faktyczne wydatkowane przez zatrudnionego (cytowana interpretacja dyrektora IS w Katowicach z 18 września 2009).

Własności nie trzeba dokumentować

Aby skorzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, zatrudniony nie ma obowiązku potwierdzać prawa własności narzędzia, sprzętu czy materiałów umową ich zakupu czy fakturą.

Choć istniały w tym zakresie wątpliwości, obecnie organy podatkowe zgodnie przyjmują, że wystarczy oświadczenie pracownika, że wskazane przedmioty stanowią jego własność, a on używa ich na potrzeby zakładu (interpretacje dyrektora IS w Warszawie z 30 września 2009, IPPB2/415-456/09-2/K, oraz dyrektora IS w Poznaniu z 20 lipca 2009, ILPB1/415-522/09-2/TW).

Co z należnościami na ubezpieczenie

Zwolnienie ubezpieczeniowe brzmi identycznie: składek nie pobieramy od ekwiwalentów pieniężnych za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia MPiPS z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Dlatego wcześniejsze uwagi dotyczące ulg podatkowych obejmujących wskazane ekwiwalenty odnosimy odpowiednio do wyłączeń spod  podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. I tak wolne od składek są finansowe równoważniki za korzystanie przez podwładnego z prywatnego komputera, mebla czy materiałów biurowych. Jednak od zwracanych kwot za zakup komputera do celów służbowych czy też rachunków za Internet należą się składki.

Przykład

Opisany w pytaniu telepracownik dostaje od pracodawcy ryczałtowy ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu czynności służbowych komputer, drukarkę, meble i materiały biurowe w wysokości 65 zł miesięcznie, a oprócz tego refundację opłat za Internet 72 zł miesięcznie. Dodatkowo w lipcu 2011 otrzymał  2345 zł wynagrodzenia za pracę.

Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu i złożył PIT-2 uprawniający zakład do obniżania jego zaliczek o miesięczną kwotę zmniejszającą podatek. Rozliczenie przychodów telepracownika w lipcu 2011 wygląda tak:

przychód ogółem

2345 zł brutto wynagrodzenia za pracę + 65 zł brutto ekwiwalentu za narzędzia + 72 zł ekwiwalentu za Internet = 2482 zł brutto

składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika

podstawa wymiaru 2345 zł + 72 zł = 2417 zł

emerytalna 2417 zł x 9,76 proc. = 235,90 zł

rentowe 2417 zł x 1,5 proc. = 36,26 zł

chorobowa 2417 zł x 2,45 proc. = 59,22 zł

razem 331,38 zł

składka na ubezpieczenie zdrowotne

podstawa wymiaru (2417 zł – 331,38 zł) = 2085,62 zł

pełna składka 2085,62 zł x 9 proc. = 187,71 zł

odliczana z podatku 2085,62 zł x 7,75 proc. = 161,64 zł

koszty uzyskania przychodu 111,25 zł

podatek dochodowy

podstawa opodatkowania 2417 zł brutto – (331,38 zł + 111,25 zł) = 1974,37 zł, po zaokrągleniu 1974 zł

pełny podatek (1974 zł x 18 proc.) – 46,33 zł = 308,99 zł

do urzędu skarbowego 308,99 zł – 161,64 zł = 147,35 zł, po zaokrągleniu 147 zł

podstawa dokonywania potrąceń

2482 zł brutto – (331,38 zł + 187,71 zł + 147 zł) = 1815,91 zł

Trochę teorii, trochę praktyki

Przekazany pracownikowi pieniężny ekwiwalent za narzędzia, sprzęt i materiały zużyte na potrzeby firmy zakład ma prawo wrzucić w swoje koszty uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja dyrektora IS w Bydgoszczy z 6 maja 2009 (ITPB1/415-118/09/PSZ). Z cytowanej interpretacji wynika, że taki wydatek pracodawcy:

- spełnia warunek celowości, tzn. ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź ewentualnie na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów,

- kodeks pracy nakazuje pracodawcy zwracać zatrudnionemu wskazane koszty,

- art. 23 ustawy o PIT, ustanawiający wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu, nie zakazuje ani ogranicza w żaden sposób możliwość wrzucenia w koszty sum oddanych podwładnemu z racji wykorzystywania prywatnych narzędzi, sprzętu i materiałów w celach firmowych.

Zobacz:

» Dobra Firma » Kadry i płace » Telepraca

» Podatki i księgi » Podatek dochodowy » Dochody pracownika i zleceniobiorcy » Świadczenia dla pracowników » Ekwiwalent za narzędzia, materiały i sprzęt

» ZUS » Składki ZUS » Kto i od jakiej umowy płaci składki » Pracownicy