W takiej patowej sytuacji znalazł się jeden z naszych czytelników, prosząc o poradę. Kieruje podwładnych na kursy ze znacznym dofinansowaniem ze środków wspólnotowych.

Firma, która organizuje edukację, żąda dość dokładnych danych pracowników wytypowanych do nauki, np. podania szkoleń, w których brali udział, oraz gdzie je odbyli, uzyskanych podczas tych szkoleń ocen itd. Wnikliwość tłumaczy wymogami Unii Europejskiej. Kilku zatrudnionych się buntuje tymczasem i odmawia ich udostępnienia.

Czytelnik się zastanawia, co ma robić.

To zależy od tego, czy rzeczywiście instytucja szkoleniowa zbiera szczegółowe informacje o jego podwładnych na żądanie dysponenta wspólnotowych środków czy też nie.

[srodtytul]Czego wolno wymagać?[/srodtytul]

Zgodnie z art. 22[sup]1[/sup] kodeksu pracy pracodawca ma prawo domagać się od zatrudnionego pewnych informacji na jego temat, w tym:

- imienia (imion) i nazwiska,

- imion rodziców,

- daty urodzenia,

- miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),

- wykształcenia,

- przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Zakładowi wolno również zażyczyć sobie podania przez pracownika imion i nazwisk, dat urodzin jego dzieci oraz innych danych osobowych, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez podwładnego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Obowiązek udostępnienia innych informacji często wynika też z odrębnych przepisów. Co więcej, szef może również zażądać udokumentowania tych danych przez zainteresowanego (art. 221 § 2 – 4 k.p.).

Potwierdza to również § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=73963]rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. dotyczący zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (DzU 62, poz. 286 ze zm.)[/link].

[srodtytul]Co można zbierać?[/srodtytul]

Generalnie pracodawcy przysługuje więc uprawnienie do zbierania od pracowników szerokiego spektrum danych, w tym innych niż wymienione w kodeksie pracy, gdy są one potrzebne do realizacji szczególnych uprawnień ze stosunku pracy. A bez wątpienia do takich uprawnień należy wzięcie udziału w szkoleniu czy kursie na koszt pracodawcy albo w części dotowanym z unijnych funduszy.

Unia Europejska przeznacza ogromne środki na doskonalenie zawodowe pracowników, niemniej jest to rodzaj pomocy publicznej. Dlatego jednostki dzielące wspólnotowe środki między instytucje szkoleniowe czy bezpośrednio pracodawców wymagają od nich bardzo szczegółowych danych na temat uczestników szkoleń.

Jeżeli czytelnik uznaje żądanie instytucji szkoleniowej za uzasadnione, powinien pozbierać te dane od pracowników skierowanych na kurs. Gdy któryś z nich odmówi ich udzielenia, automatycznie dyskwalifikuje go to jako uczestnika szkolenia. W opisanych okolicznościach – ze względu na charakter informacji, jakich wymaga organizator nauki – zachodzi podejrzenie, że ten ostatni pragnie je pozyskać dla celów marketingowych.

[srodtytul]Jest zgoda na przetwarzanie[/srodtytul]

Ustaliliśmy, że pracodawca ma prawo żądać od zatrudnionych – oczywiście pod pewnymi warunkami – danych osobowych w razie delegacji ich na szkolenie. Powstaje pytanie: czy informacje te wolno mu przekazać instytucji szkoleniowej i dalej – dysponentowi wspólnotowych pieniędzy.

Wolno, jeśli zgadza się na to sam zainteresowany lub jest to konieczne w celu realizacji uprawnienia podwładnego. Wynika tak wprost z art. 23 ust. 1 pkt 1 i 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=DD4587D4BF4DF349700AA91E33AACFF0?id=166335]ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link].

Pamiętać jednak należy, że istnieje zakaz zbierania następujących danych o pracowniku ujawniających:

- pochodzenie rasowe lub etniczne,

- poglądy polityczne, przekonania religijne i filozoficzne,

- przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową,

- stan zdrowia, kod genetyczny, nałogi i życie seksualne,

- skazania, orzeczenia o ukaraniu i mandaty karne,

- inne orzeczenia wydane w postępowaniu sądowym bądź administracyjnym.

Przetwarzanie wymienionych informacji jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą zatrudnionego na piśmie lub za pozwoleniem wynikającym wprost z odrębnych przepisów, które nie wymagają pisemnej zgody pracownika (art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych).

[ramka][b]Uwaga [/b]

Szef powinien zażądać od instytucji szkoleniowej potwierdzenia, że dysponent wspólnotowych środków ma takie wymagania.

Gdy instytucja szkoleniowa przedstawi takie dokumenty, wówczas można się dopiero domagać tych danych od pracownika.[/ramka]