Firmy muszą więc zapomnieć o pytaniach typu: „Czy jest pani w ciąży?”, „Jakiego jest pan wyznania?”. Firma podczas naboru ma prawo żądać – zgodnie z art. 221 § 1 kodeksu pracy – od osoby poszukującej zajęcia tylko poniższych danych:

- imię (imiona) i nazwisko,

- imiona rodziców,

- data urodzenia,

- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

- wykształcenie,

- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Szef uzyskujący wyłącznie te dane, nie musi odbierać od kandydata zgody na ich przetwarzanie.

Gdyby chciał jednak zbierać i przetwarzać coś więcej, to musi mieć dodatkowe oświadczenie zainteresowanego akceptujące taką praktykę. Pozwala na to ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU nr 133, poz. 833 ze zm.). Prośba o udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez przyszłego szefa musi się więc znaleźć w dokumentach zgłoszeniowych aplikującego o pracę >patrz przykład 1.

W tym wypadku kandydat na pracownika nie musi wyrażać zgody na przetwarzanie jego danych. Pracodawca ma bowiem prawo przetwarzać je przy rekrutacji na podstawie art. 221 § 1 kodeksu. Wystarczy, że pracownik udostępni spółce Eksport-Import informacje o sobie, przystępując do kandydowania do pracy.

Przyszły pracodawca musi natomiast poinformować kandydata, kto jest administratorem danych osobowych osób rekrutowanych. Ma także wskazać, że kandydat może dobrowolnie udostępniać informacje o sobie.

Spróbujmy jednak nieco zmodyfikować wcześniejszy przykład 1 >patrz przykład 2.

Dane osobowe, o które prosi rekrutujący w przykładzie 2, wykraczają poza zakres podany w art. 221 § 1 kodeksu. Oznacza to, że kandydat na pracownika powinien udzielić zgody na ich przetwarzanie przez bank. W przeciwnym razie prowadzący rekrutację administrator danych osobowych (Prosty Bank SA) nie ma tytułu prawnego do ich przetwarzania.

Ponadto kandydata należy standardowo poinformować o danych przyszłego pracodawcy oraz o tym, że jako starający się o posadę dobrowolnie udostępnia informacje o sobie. Taki zapis może brzmieć następująco:

„Informujemy, że państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Prosty Bank SA z siedzibą w Warszawie przy ul. Prostej 1 w celu przeprowadzenia rekrutacji. Ponadto informujemy, że podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji. Przysługuje państwu prawo dostępu do danych i prawo ich poprawiania. Zgłaszając swoją aplikację w procesie rekrutacyjnym na stanowisko specjalisty ds. kredytu hipotecznego w Prostym Banku SA z siedzibą w Warszawie, wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Prosty Bank SA z siedzibą w Warszawie w procesie rekrutacji”.

Firma Eksport-Import sp. z o.o. prowadzi konkurs na stanowisko kierownika działu eksportu. W popularnym portalu internetowym zamieszcza ogłoszenie zawierające ofertę pracy:

„Eksport-Import sp. z o.o. – renomowana firma działająca w branży handlu zagranicznego – poszukuje kierownika działu eksportu.

Miejsce pracy: Katowice i okolice

Region: śląski

Wymagania:

- dyspozycyjność,

- uczciwość,

- kreatywność,

- prawo jazdy,

- wykształcenie wyższe,

- znajomość branży – dodatkowy atut.

Oferujemy:

- atrakcyjne wynagrodzenie,

- pracę w dynamicznie rozwijającej się firmie,

- samochód służbowy.

Kontakt: sekretariat.praca@eks-imp.com.pl

Prosimy o przesyłanie CV z następującymi danymi:

1) imię (imiona) i nazwisko,

2) imiona rodziców,

3) data urodzenia,

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5) wykształcenie,

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Informujemy, że państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Eksport-Import sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Marszałkowskiej 140/1 w celu przeprowadzenia rekrutacji. Ponadto informujemy, że podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Przysługuje państwu prawo dostępu do danych oraz ich poprawiania.

Bank z siedzibą w Warszawie poszukuje pracowników. Chodzi o specjalistów do spraw zawierania umów kredytu hipotecznego. Chcąc zapewnić najwyższą jakość usług, przyszły szef planuje zatrudnić ich w biurze w Warszawie, a także w Londynie i Nowym Jorku. Dlatego do ogłoszenia o pracy dołączył ankietę, w której kandydaci mają określić, czy są gotowi do podróży służbowych, czy odbywali takie w przeszłości oraz wskazać, jak reagują na zmianę czasu i szerokości geograficznej. Takie dane już przy rekrutacji pozwolą pracodawcy ocenić, czy kandydat na bankowca będzie zdolny do częstego podróżowania i zmiany miejsca pracy, a ta gotowość jest jednym z warunków zatrudnienia.

Zgodnie z art. 221 § 4 k.p. pracodawca może domagać się innych danych osobowych niż określone w tym przepisie, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Ten przepis odsyła do innych ustaw, na podstawie których pracodawcy wolno nieco więcej wiedzieć o kandydacie do pracy. Przykładowo chodzi o dane o karalności pewnych grup zawodowych. Pozwala to określić zdolność pracownika do ubiegania się o konkretne stanowisko (np. zgodnie z ustawą o policji).