Firmę ZX założył w 1983 r. w Bartown – dużym mieście na północy Kordii – Henry Lund. Początkowo Henry zatrudniał ośmiu pracowników w niewielkim warsztacie, wytwarzając trzy podstawowe produkty dla biur: biurka, krzesła i szafki. W 1985 roku produkcję przeniesiono do większego warsztatu a załogę zwiększono do 15 osób. Od tamtej pory ZX stał się biznesem wartym wiele milionów K$.

W 1992 r. ZX zainwestował 7,1 mln K$ w budowę zakładu produkcyjnego pod Bartown, z dobrym dostępem do autostrady i sieci kolejowej. W 2010 r. zakupiono nowe maszyny, co pozwoliło na optymalizację i ekonomizację produkcji oraz zmniejszenie obciążenia dla środowiska. Fabryka zajmuje powierzchnię 150 tys. m2 i zatrudnia łącznie 150 osób. ZX prowadzi też pod Bartown przyfabryczny salon.

Klienci

ZX ściśle współpracuje ze swoimi klientami na wszystkich etapach projektu. W zespole designu zatrudnia menedżerów projektów, którzy utrzymują z klientami kontakt w fazie projektowania, w celu zapewnienia, że ostateczny układ i specyfikacja produktu będzie odpowiadać ich szczególnym potrzebom. Menedżer projektu jest również w kontakcie z menedżerami ds. produkcji i logistyki w ZX na wszystkich etapach produkcji i dostawy, regularnie informując klientów o postępach projektu.

Przez ostatnie 30 lat ZX zaprojektowała, wyprodukowała i zamontowała wiele rozwiązań mebli biurowych dla licznych klientów instytucjonalnych z całej Kordii, w tym międzynarodowych banków, ministerstw, uczelni, siedzib dużych sieci handlowych, największej stacji telewizyjnej, głównego lotniska.

Udział w rynku

Rynek mebli biurowych cechuje wysoki udział małych i średnich przedsiębiorstw. Występuje na nim tylko dwóch dużych graczy: ZX i RiPlan, które dzielą między siebie 40 proc. rynku. 83 proc. firm ma roczne obroty poniżej 1 mln K$ rocznie, a 57 proc. ma obroty mniejsze niż 250 tys. K$.

Udział ZX w wartym 464 mln K$ kordyjskim rynku mebli biurowych wynosi 20 proc., udział RiPlan to 22 proc.

Zadanie

Jesteś menedżerem ds. finansów w firmie ZedEx Office Furniture (ZX). Właśnie otrzymałeś następujący e-mail:

Od: Bill Stein, kontroler finansowy

Do: menedżer ds. finansów

Temat: RiPlan przenosi produkcję za granicę

Cześć, widziałeś informację z dzisiejszego poranka? KNS News Online właśnie podał, że RiPlan przenosi swoje zakłady za granicę. Wiedzieliśmy, że RiPlan ma od paru lat problemy, ale nikt nie podejrzewał, że myślą o przeniesieniu produkcji za granicę.

Martwi nas wypowiedź ich prezesa, że będą w stanie zwiększyć produkcję przy obniżonych o połowę kosztach. Może to oznaczać, że RiPlan obniży ceny do poziomu, z którym nie będziemy w stanie konkurować. To zagrożenie, którego nie wolno nam lekceważyć.

Spotykam się niedługo z Anną Brent, żeby to omówić i potrzebuję, żebyś mi przygotował notatkę na to spotkanie.

Po pierwsze, jakie korzyści odnieślibyśmy przenosząc nasz zakład produkcyjny za granicę? Trzeba wziąć pod uwagę zarówno korzyści finansowe, jak i niefinansowe. Po drugie, zakładając, że akceptujemy ryzyka strategiczne, jakie byłyby inne ryzyka biznesowe związane z produkcją naszych wyrobów za granicą?

Dzięki, Bill

Kolejna wiadomość była następująca:

Od: Bill Stein, kontroler finansowy

Do: menedżer ds. finansów

Temat: główne czynniki do uwzględnienia w podejściu projakościowym

Cześć, na wczorajszym spotkaniu kierownictwa omawialiśmy zagrożenie, jakim jest przeniesienie produkcji RiPlan za granicę. W reakcji na to zagrożenie kierownictwo uzgodniło, że nasza przewaga konkurencyjna powinna koncentrować się na identyfikacji obszarów o największej wartości dla naszych klientów i skupiać się na wyróżnianiu się poprzez najwyższe poziomy jakości (od projektowania po montaż) i satysfakcji klienta. Nie powinno być to dla nas problemem, bo zawsze było to jedną z kluczowych zasad prowadzenia biznesu w ZX.

Guy Vonn ostrzegał, że koncentracja na wyróżnianiu się ma szanse powodzenia tylko wówczas, gdy nasi kluczowi interesariusze będą mieli pełną świadomość takiego podejścia. Jeśli nie uda nam się skutecznie tego zakomunikować wszystkim naszym interesariuszom, ta metoda osiągnięcia przewagi konkurencyjnej zawiedzie.

Potrzebny byłby również system monitorowania rezultatów, który pozwoliłby mierzyć nasze postępy w zakresie osiągania najwyższych poziomów jakości i satysfakcji klienta.

Spotykam się jeszcze dzisiaj z Anną i chciałbym omówić z nią te dwie kwestie. Żeby nam ułatwić tę dyskusję, proszę prześlij mi swoje przemyślenia w następujących sprawach:

– Kim są kluczowi interesariusze, których należy poinformować o tym, że chcemy się skupić na wyróżnianiu się? Jakie informacje powinniśmy im zakomunikować?

– Zaproponuj proszę cztery mierniki efektywności, jakie powinniśmy wdrożyć, żeby monitorować i wspierać poprawę w zakresie jakości i satysfakcji klienta. Do każdego rekomendowanego miernika potrzebne będzie uzasadnienie.

Dzięki, Bill

Od przeniesienia produkcji RiPlan za granicę minęło osiem miesięcy. Właśnie otrzymałeś następujący email:

Od: Bill Stein, Kontroler Finansowy

Do: menedżer ds. finansów

Temat: Pd: prognozowane wyniki za 2018 r.

Cześć, Wyślij mi odpowiedź na uwagi przekazane przez Annę w poniższym mailu. Proszę bądź z tym gotowy, gdy wrócę do biura.

Dzięki, Bill

Od: Anna Brent, dyrektor finansowy

Do: Bill Stein, kontroler finansowy

Temat: prognozowane wyniki za 2018 r.

Cześć Bill, dziękuję za załączony arkusz z prognozowanymi wynikami za 2018 r. Na pierwszy rzut wygląda na to, że przenosiny RiPlanu za granicę wyraźnie odbijają się na naszych wynikach. Żeby pomóc mi w jutrzejszej prezentacji tych wyników na zarządzie, proszę prześlij mi mailem swoją ocenę prognozowanych wyników za 2018 r. oraz propozycje naszej ewentualnej reakcji na nie.

Ponadto, pewnie nie wiesz, że Henry myśli o wprowadzeniu szeregu mierników efektywnościowych do ocen pracowniczych pracowników w zakładach produkcyjnych, co ma przełożyć się na poprawę efektywności. Chciałabym możliwie szybko o tym porozmawiać z Henrym, potrzebuję więc, żebyś zidentyfikował korzyści dla ZX i naszych pracowników produkcyjnych z wprowadzenia systemu oceny efektywności oraz działania do podjęcia w celu poradzenia sobie z oporem, jaki możemy napotkać przy wyborze mierników efektywnościowych do oceny pracowników.

Proszę prześlij mi odpowiedzi na te pytania najszybciej jak to możliwe.

Dzięki, Anna ?

Magdalena Wereda- Kolasińska PhD, FCMA, CGMA, MBA, Dyrektor ds. Finansów, PZU Zdrowie SA

Firma ZedEx Office Furniture (ZedEx) działa prężnie na rynku producentów mebli. Z uwagi na wzrost kosztów zatrudnienia oraz materiałów, jak również nieustanną presję cenową, firmy projektujące i wykonujące meble poszukują możliwości zwiększenia swojej przewagi konkurencyjnej. ZedEx jest zaniepokojona informacją o decyzji przeniesienia produkcji przez firmę RiPlan za granicę celem obniżenia kosztów produkcji. News o RiPlan dziwi szczególnie w kontekście wysokiej straty finansowej poniesionej przez konkurenta w 2016 r. Główna obawa dotyczy tego, czy RiPlan obniży ceny i do jakiego poziomu. Warto zatem rozważyć korzyści finansowe, pozafinansowe oraz ryzyka biznesowe, jakie wiązałyby się dla ZedEx w związku z ewentualnym przeniesieniem produkcji za granicę. Pierwszym, choć nie najważniejszym benefitem dla firmy przenoszącej część swojej działalności za granicę jest obniżenie kosztu siły roboczej. Dodatkowo możliwe do osiągnięcia są korzyści związane choćby z obniżeniem podatków płaconych m.in. w specjalnych strefach ekonomicznych. Warto też zwrócić uwagę na możliwą wyższą efektywność pracy nowo zatrudnionych oraz ich świeży pogląd na proces produkcji. Oczywiście po jakimś czasie, gdyż „learning curve" stanowi nieodzowne zjawisko w każdej nowo otwartej fabryce. Obniżenie kosztów zatrudnienia mogłoby się przełożyć na bardziej konkurencyjne ceny w kraju, w którym obecnie funkcjonuje ZedEx, choć niewykluczone, że dzięki nowej fabryce firma mogłaby sprzedawać swoje produkty również w kraju produkcji oraz w krajach ościennych.

Ryzyka, na które warto się przygotować, to – obok ryzyka walutowego, które swoją drogą można zabezpieczyć przez hedging – ryzyko reputacyjne w kraju dotychczasowej działalności, gdyż likwidacja zakładu produkcyjnego wiąże się z redukcją zatrudnienia, odprawami, jak również złym PR-em. Niektórzy klienci mogą zaprzestać współpracy z firmą, która likwiduje miejsca pracy. Kolejnym ryzykiem jest komunikacja z nowo zatrudnionymi w innym kraju oraz konieczność przeniesienia kluczowych pracowników, którzy będą dbać o jakość, z której słynie ZedEx. Bardzo istotnym aspektem jest dostęp do materiałów. Nowy kraj otwiera możliwości znalezienia tańszego dostawcy, ale wtedy powstaje pytanie o jakość. Jeśli materiały mają być dostarczane z dotychczasowych źródeł, to należy przeanalizować koszty transportu, magazynowania, kursów walutowych.

Rozpatrując przeniesienie produkcji za granicę, ZedEx powinno przygotować dokładną analizę scenariuszy oraz plan przeniesienia, uwzględniając szanse i zagrożenia, które ten plan ze sobą niesie.

ZedEx analizując sytuację na rynku, zastanawia się nad wdrożeniem strategii wyróżniania się tak, aby podkreślić jakość, z której słynie wśród klientów. Tym samym, najbardziej istotnym interesariuszem jest klient, który powinien otrzymać komunikat wskazujący dlaczego ZedEx wyróżnia się spośród innych producentów mebli. Godne podkreślenia jest na pewno wskazanie, że już w procesie projektowania głos klienta jest najważniejszy i bez jego zgody meble nie będą wyprodukowane. O nowej strategii firmy powinni też wiedzieć dostawcy. To od jakości ich dóbr zależy satysfakcja klienta oraz to, czy zasadne będzie płacenie być może wyższej ceny za wyższą jakość. Zrozumienie przez dostawców nowego podejścia daje komfort ZedEx, że otrzyma najwyższej jakości materiały i nie poniesie dodatkowych kosztów reklamacji podstawowych towarów. W komunikację strategii zdecydowanie powinna być włączona załoga. To od jej podejścia do produkcji, skrupulatności i zaangażowania zależy finalny produkt trafiający do klienta. Wskaźniki, które mogą pomóc, wpisują się w Zrównoważoną Kartę Wyników, gdzie należy uwzględnić wskaźniki finansowe: np. przychód per linia biznesowa, udział w rynku. Kolejny wymiar Balanced Scorecard to wewnętrzne procesy w firmie, czyli choćby zużycie materiałów do produkcji. Warto też wskazać wyniki satysfakcji klienta czy liczbę reklamacji. Ostatni obszar w Zrównoważonej Karcie Wyników to sfera nauki i tu warto rozważyć wprowadzenie wskaźnika liczby godzin szkoleniowych na pracownika produkcji.

Część z powyższych wskaźników firma może zastosować podczas wprowadzania systemu do oceny i motywowania pracowników. Taki system ewidentnie przyniesie korzyści finansowe oraz pozafinansowe, gdyż pokaże, że firma jest dojrzała i inwestuje w swoich pracowników. Oczywiście opór wśród pracowników może się pojawić. Trzeba być na to przygotowanym poprzez odpowiednią komunikację i wybranie twarzy zmiany nowego systemu. Dzięki nowemu systemowi ZedEx może uzyskać benefity zarówno pozostawiając produkcję w rodzimym kraju, jak i dając sobie szansę na rynkach zagranicznych, przenosząc tam produkcję. W efekcie może uzyskać zaangażowanych, lojalnych i efektywnych pracowników, którzy pomogą realizować zakładaną misję dostarczania świetnej jakości mebli klientom. ?