Rozliczenie kwartalne VAT nie jest przywilejem każdego przedsiębiorcy. Standardowo przedsiębiorcy rozliczają się co miesiąc, warto jednak zwrócić uwagę na korzyści wynikające z wyboru kwartalnego rozliczenia VAT. Z tej formy rozliczenia mogą skorzystać podatnicy, którzy otworzyli nową firmę i w ciągu ostatnich dwóch lat nie mieli zarejestrowanej innej działalności, oraz tzw. mali podatnicy. Mianem małego podatnika określani są podatnicy, których obrót nie przekracza 1 200 000 euro w ciągu roku podatkowego. Limit sprzedaży po przeliczeniu na złote w roku 2015 wynosił 5015 tys. zł, w roku 2016 wynosi 5092 tys. zł.

Zgłoszenie do urzędu

Decydując się na zmianę rozliczenia VAT kwartalnie, przedsiębiorca musi o tym fakcie powiadomić właściwy urząd skarbowy na formularzu VAT-R najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy będzie się w ten sposób rozliczał.

Korzyści

Podatnicy decydujący się na kwartalne rozliczenie VAT główną korzyść widzą w roliczaniu VAT od faktur kosztowych. Można je bowiem rozliczyć w kwartale, w którym została wystawiona i dotarła do przedsiębiorcy, albo w kolejnych dwóch kwartałach. Okres, w którym podatnik ma prawo odliczyć podatek naliczony bez koniecznosci składania korekty deklaracji, znacznie się więc wydłuża.

Przykład

Firma X rozlicza VAT kwartalnie. Fakturę zakupową z marca 2016 r. może rozliczyć w I, II lub III kwartale roku kalendarzowego.

Jeżeli firma zdecydowałaby się na rozliczenie miesięczne, wówczas VAT z faktury zakupowej z marca mógłby być odliczony w deklaracji za marzec, kwiecień lub maj. W momencie otrzymania faktury po terminie złożenia deklaracji za ostatni z możliwych okres rozliczeniowy skorzystanie z prawa do odliczenia wiązałoby się z korektą deklaracji VAT za marzec.

Niewątpliwie plusem kwartalnego rozliczenia VAT jest dłuższy okres weryfikacji operacji na kontach księgowych, bez konieczności korygowania złożonych deklaracji VAT. Jeżeli w momencie wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości okaże się, że kwartał jeszcze nie dobiegł końca, a deklaracja jeszcze nie została złożona, to nie ma konieczności jej korygowania.

Kasowo

Mali podatnicy, wybierając kwartalne rozliczenie VAT oraz metodę kasową, z której nie mogą skorzystać podatnicy rozliczający się miesięcznie, rozliczają VAT z faktur zakupowych według dat faktycznej zapłaty kontrahentowi. VAT z faktur sprzedaży także jest wykazywany dopiero w deklaracji za okres, w którym dostawca orzymał zapłatę od kupującego. Jest to zatem niewątpliwie bardzo ważny przywilej dla przedsiębiorców wystawiających faktury z długim terminem płatności i jest pewnego rodzaju formą zabezpieczenia płynności finansowej. Nie muszą się zatem martwić brakiem odpowiednich środków na zapłatę VAT do urzędu skarbowego, gdyż są zobligowani do wpłaty dopiero w momencie otrzymania płatności.

Czasem trzeba poprawić

Mimo wydłużonego okresu rozliczenia VAT przy rozliczeniu kwartalnym zdarza się, że podatnik lub organ podatkowy po weryfikacji złożonej deklaracji wykryją nieprawidłowość w podatku należnym za dany okres rozliczeniowy. Niezwłocznie po wykryciu nieprawidłowości deklaracja powinna zostać skrygowana, a jeżeli powstała niedopłata VAT, to powinna zostać wpłacona do urzędu z należnymi odsetkami.

Uwaga! Od 1 stycznia 2016 r. nie ma już obowiązku dołączania do poprawionej deklaracji wyjaśnienia przyczyny złożenia korekty, jednak nic nie stoi na przeszkodzie jego złożenia.

Uwaga! Jeżeli korygowana jest deklaracja, w której podatnik wykazał nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, i zwrot podatku nie został jeszcze przekazany na konto podatnika, to ustawowy termin zwrotu liczony będzie od dnia złożenia korekty deklaracji. Jeżeli kwota nadpłaty, zwrotu lub wyskości straty będąca wynikiem korekty nie przekracza 1000 zł, to wówczas może się zdarzyć, że oragan podatkowy sam sporządzi stosowną korektę lub zwróci się z prośbą do przedsiębiorcy o jej złożenie.

Przy sprzedaży mieszanej

Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż mieszaną – opodatkowaną i zwolnioną – oraz korzystający w danym roku z obniżenia należnego podatku o kwotę naliczonego podatku ma obowiązek uwzględnienia rocznej korekty podatku odliczonego. Przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie mają obowiązek wykazania rocznej korekty podatku od towarów i usług na formularzu VAT-7K lub VAT-7D składanym do 25 kwietnia 2016 r. Korekta jest niezbędna, kiedy przedsiębiorca nie jest w stanie przypisać podatku naliczonego do czynności dających prawo do odliczenia i niedających takiego prawa, i odlicza VAT proporcjonalnie. Wstępne wyliczenie proporcji obowiązującej w danym roku ustalane jest na podstawie proporcji obowiązującej w roku poprzednim. W konsekwencji w trakcie 2015 r. podatnicy prowadzący sprzedaż mieszaną odliczali VAT z zastosowaniem proporcji ostatecznej za rok 2014. Analizując rzeczywisty obrót za rok 2015, podatnik jest w stanie ustalić ostateczny wskaźnik proporcji, który będzie niezbędny do przygotowania właściwej korekty VAT, ale będzie także stanowić wstępny wskaźnik dla wyliczeń na rok 2016.

W jaki sposób księgować

Jeżeli z rocznej korekty VAT będzie wynikać, że podatnik miał prawo odliczyć w 2015 r. podatek naliczony w większej kwocie, wówczas zapis księgowy w księgach 2016 r. powinien wyglądać następująco:

Wn „Rozliczenie VAT naliczonego",

Ma „Pozostałe przychody operacyjne".

Jeżeli korekta zmniejszy podatek naliczony, wówczas zapis księgowy powinien wyglądać tak:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne",

Ma „ Rozliczenie VAT naliczonego".

Są wątpliwości, jak obliczać zaliczki

Magdalena Ciałkowska, ekspert ds. zarządzania zasobami ludzkimi i administracji kadrowo -płacowej w dziale usług księgowych BDO

Z kwartalnego rozliczenia VAT mogą korzystać także podatnicy, którzy nie mają statusu małego podatnika. Z tą różnicą, że mimo składania deklaracji raz na trzy miesiące muszą wpłacać zaliczki na VAT za pierwszy oraz drugi miesiąc kwartału w wysokości 1/3 kwoty zobowiązania podatkowego wynikającego z deklaracji podatkowej złożonej za poprzedni kwartał. Podatnicy rozliczający VAT w ten sposób, korygując deklarację VAT-7D, często zastanawiają się, czy jeżeli się okaże, że wpłacane miesięcznie zaliczki były zaniżone, to należy uiścić je z odsetkami, odwołując się do miesiąca czy kwartału.

Odpowiedź na to pytanie nie wynika wprost z ustawy o VAT. Przyjmuje się, że jeżeli korekta dotyczy poprzedniego kwartału i jest składana przed zakończeniem bieżącego, to w przypadku zaniżenia zaliczek niedopłata powinna zostać przekazana niezwłocznie, razem z należnymi odsetkami. Jeżeli natomiast korekta za poprzedni kwartał składana jest już po zakończeniu bieżącego kwartału, złożeniu deklaracji oraz zapłacie zobowiązania podatkowego, to należy uiścić niedopłatę oraz odsetki liczone od daty upływu terminu wpłaty zaliczki do dnia zapłaty zobowiązania podatkowego za dany kwartał.