Wprowadzenie ma stanowić wstęp do sprawozdania finansowego, który ma za zadanie wyjaśnić użytkownikom specyfikę działalności jednostki, jej sytuację prawną oraz ułatwić korzystanie z informacji zawartych w dalszej części sprawozdania finansowego.
Czytaj także: Etapy zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki
Powołując się na art. 48 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) informacja dodatkowa, której częścią jest wprowadzenie do sprawozdania, powinno uwzględniać istotne dane i objaśnienia, niezbędne do tego, aby sprawozdanie finansowe było sporządzone zgodnie z art. 4 ust. 1 uor. Na podstawie ustawy o rachunkowości podmioty mają obowiązek przedstawiać sytuację majątkową i finansową jednostki oraz wynik finansowy w jasny i rzetelny sposób.
Ustawodawca dopuszcza możliwość niezastosowania się do tych zasad w wyjątkowych okolicznościach, tj. gdy stosowanie tego przepisu uniemożliwiłoby sporządzenie informacji dodatkowej w opisany wcześnie sposób. W takim przypadku podmiot jest zobowiązany natomiast ujawnić w informacji dodatkowej przyczyny niezastosowania się do wyżej wymienionego przepisu oraz przedstawić wpływ, jaki wywiera ono na obraz sytuacji finansowej i majątkowej jednostki oraz jej wynik finansowy.
Informacja dodatkowa jest i zdefiniowana przez ustawę i zgodnie z art. 4 ust. 1 powinna obejmować:
- wprowadzenie do sprawozdania,
- dodatkowe informacje i objaśnienia.
Wprowadzenie do sprawozdania stanowi opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów i sporządzania sprawozdania finansowego, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru. Gdy zajdą natomiast zmiany zasad w stosunku do roku poprzedniego wskazuje się efekty i przyczyny tych zmian.
Drugim elementem tej informacji są objaśnienia i informacje uzupełniające dotyczące pozycji zaprezentowanych w bilansie, rachunku zysków i strat, zestawieniu zmian w kapitale (funduszu) własnym, a także rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze, które obejmuje sprawozdanie finansowe.
W ramach dodatkowych informacji i objaśnień znajdują się również propozycje podziału zysku/pokrycia straty, informacje dotyczące organów jednostki i jej pracowników, a także inne informacje wyjaśniające zaprezentowane stricte dane liczbowe w sprawozdaniu finansowym.
Dane do uwzględnienia
Zakres informacji jakie powinny zostać zawarte w informacji dodatkowej zgodnie z klasyfikacją jednostki określa ustawodawca. Dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji zakres informacji dodatkowej jest zdefiniowany w ramach załącznika nr 1 do ustawy.
Jednostka mała natomiast na podstawie ustawy ma możliwość sporządzania uproszczonej informacji dodatkowej zgodnie z załącznikiem nr 5.
Artykuł 48 ustawy precyzuje, że małe jednostki, które nie sporządzają informacji dodatkowej w wersji uproszczonej są zobowiązane zaprezentować informację w zakresie nie mniejszym niż w załączniku nr 5 do ustawy.
Jednostki zdefiniowane jako mikro mogą nie sporządzać informacji dodatkowej, pod warunkiem, że zaprezentują informację uzupełniające do bilansu określone w załączniku nr 4 do ustawy.
Ustawa o rachunkowości definiuje stricte informacje jakie powinny się znaleźć we wprowadzeniu do sprawozdania jednostki, jednak różnice pomiędzy poszczególnymi załącznikami są relatywnie nieznaczne.
Wprowadzenie do sprawozdania finansowego sporządzone zgodnie z załącznikiem nr 1 precyzuje najszerszy zakres informacji.
Zakres informacji dodatkowej sporządzonej przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji obejmuje:
1) firmę, siedzibę i adres albo miejsce zamieszkania i adres, podstawowy przedmiot działalności jednostki oraz numer we właściwym rejestrze sądowym albo ewidencji;
2) wskazanie czasu trwania działalności jednostki, jeżeli jest ograniczony;
3) wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym;
4) wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne, jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe;
5) wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności;
6) w przypadku sprawozdania finansowego sporządzonego za okres, wciągu którego nastąpiło połączenie, wskazanie, że jest to sprawozdanie finansowe sporządzone po połączeniu spółek, oraz wskazanie zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów);
7) omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amor- tyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
Załącznik nr 1 jasno określa jakie kryteria należy spełnić, aby wprowadzenie finansowe było zgodne z obowiązującym ustawodawstwem.
Jednostki, które prezentują uproszczony zakres w ramach informacji dodatkowej zobowiązane są ponadto do przedstawienia we wprowadzeniu zastosowanych uproszczeń.
Podmiotem odpowiedzialnym za poprawność sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki, który to podpisuje sprawozdanie finansowe wraz z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
To kierownik jednostki powinien ostatni decydować czy wprowadzenie do sprawozdania zostało sporządzone poprawnie.
W sytuacji, gdy uzna on, że zakres zaprezentowanych w informacji dodatkowej ujawnień jest niewystarczający do spełnienia obowiązku prezentacji jasnego i rzetelnego obrazu ma on prawo do rozbudowania treści informacji dodatkowej i objaśnień lub powiększenia części stricte liczbowej sprawozdania.
Rekomenduje się w takim przypadku podanie odpowiedniego wyjaśnienia we wprowadzeniu do sprawozdania oraz miejsca zaprezentowania dodatkowych informacji.
Identyfikacja jednostki
Pierwszą informacją, jaką prezentuje się we wprowadzeniu do sprawozdania jednostki są dane, na podstawie których identyfikuje się podmiot.
Prezentuje się w tej pozycji firmę, rozumianą jako nazwa podmiotu, pod którą przedsiębiorstwo prowadzi działalność gospodarczą.
Nazwa firmy musi być zgodna z wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego lub CEIDG. Zgodnie z kodeksem cywilnym nazwa firmy powinna zawierać również określenie jej formy prawnej lub imię i nazwisko osoby fizycznej prowadzącej działalność.
W ramach prezentacji tej pozycji przedstawia się przedmiot prowadzonej działalności, jej siedzibę oraz adres przedsiębiorstwa i prowadzonych oddziałów.
Ponadto, w tej części powinna znaleźć się również informacja dotycząca nazwy i siedziby właściwego sądu rejestrowego lub innego organu prowadzącego rejestr. Jeżeli jednostka w trakcie roku obrotowego zmieniła nazwę firmy, to w tej pozycji rekomenduje się podanie obok nowej nazwy firmy również starej nazwy wraz z datą jej zmiany.
Jest to jedna z kluczowych części wprowadzenia do sprawozdania, ze względu na informacje w niej zawarte, które stanowią swego rodzaju „wizytówkę" przedsiębiorstwa i jej poprawną identyfikację.
Czas trwania jednostki
Pozycję tą wypełniają podmioty, które zgodnie z aktem założycielskim zostały powołane na ściśle określony czas.
W sytuacji gdy czas prowadzenia działalności nie jest oznaczony pozycję tę można pominąć, ale dobrą praktyką jest wskazanie nieoznaczonego czasu działania spółki. Jeżeli natomiast jednostka zgodnie z Kodeksem spółek handlowych została powołana na czas określony (są to głównie tzw. „spółki celowe"), do wykonania konkretnego przedsięwzięcia to w tym punkcie prezentuje się czas prowadzenia działalności, który został zawarty w akcie założycielskim przedsiębiorstwa.
Okres objęty sprawozdaniem
W pozycji trzeciej wprowadzenia prezentuje się okres za jaki zostało sporządzone sprawozdanie finansowe. W przypadku gdy w tytule wprowadzenia została zamieszczona informacja dotyczące okresu tę pozycję można pominąć.
Jeżeli natomiast jednostka na potrzeby bilansowe i podatkowe przyjmuje inny niż kalendarzowy rok obrotowy lub wprowadziła wydłużony rok obrotowy zobowiązana jest ona przedstawić okres objęty sprawozdaniem finansowym.
Jeżeli jednostka dokonała zmiany długości roku obrotowego to w celu zapewnienia porównywalności danych należy wspomnieć o tej informacji we wprowadzeniu do sprawozdania.
Dane łączne w sprawozdaniu
Łączne sprawozdanie finansowe sporządzają podmioty, które w strukturze organizacyjnej wyodrębniono jednostki samobilansujące się, które przygotowują samodzielnie sprawozdania finansowe.
Pod względem prawnym jednak jest to jeden podmiot gospodarczy składający się z jednostki macierzystej oraz jednostek samobilansujących się.
Zgodnie z art. 51 ustawy o rachunkowości jednostka macierzysta zobowiązana jest stworzyć połączone sprawozdanie finansowe będące sumą sprawozdania finansowego jednostki i wszystkich jej oddziałów dokonując odpowiednich wyłączeń.
Ustawodawca przewiduje, iż pozycja ta może zostać pominięta w sytuacji gdy jednostka nie sporządza łącznego sprawozdania finansowego ponieważ nie posiada jednostek samobilansujących się.
Połączenie spółek
Obowiązek raportowania informacji dotyczących połączenia spółek jest przeznaczony dla jednostki, która w okresie sprawozdawczym powstała z połączenia innych spółek. Połączenie zgodnie z art. 492 Kodeksu spółek handlowych może nastąpić przez zawiązanie nowej spółki lub przejęcie majątku.
Ustawa o rachunkowości precyzuje, aby w tej pozycji informować o połączeniu spółek w roku obrotowym opisując jednocześnie czy połączenie nastąpiło metodą łączenia udziałów czy metodą nabycia. Jednocześnie pozycje się pomija, jeśli w roku sprawozdawczym połączenie spółek nie miało miejsca.
Zakres informacji dodatkowej
Ustawodawca definiuje, że dla jednostek, określonych w art. 3 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt1 i 2 zakres informacji dodatkowej został określony przez załącznik nr 6 do ustawy. Legislatywa jednak nie zakazuje sporządzania przez te jednostki informacji dodatkowej zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy.
Przyjęcie założenia o kontynuowaniu działalności
We wprowadzeniu do sprawozdania kierownik jednostki deklaruje, że jednostka będzie kontynuowała swoją działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości w okresie nie krótszym niż 12 kolejnych miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli istnieją relatywnie istotne zagrożenia, które budzą niepewność co do możliwości kontynuowania działalności przez podmiot w ciągu kolejnego roku, w pozycji tej opisuje się zagrożenia oraz działania podjęte przez zarząd w celu ich zminimalizowania. Założenie o kontynuowaniu działalności jest kluczowe ze względu na fakt, że wpływa ono na sposób wyceny aktywów i pasywów i pozwala m.in. na niekorygowanie wartości środków trwałych mimo, iż ich wartość rynkowa jest relatywnie niższa.
Zasada istotności
Jedną z kluczowych zasad, którą powinny się kierować jednostki przy sporządzaniu sprawozdania finansowego jest zasada istotności. Zgodnie z art. 4 istotne są informacje, których pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane przez użytkowników.
Damian Wiśniewski Audit Senior w Dziale Rewizji Finansowej BDO, biuro w Poznaniu
Polityka rachunkowości określa ogół zasad przyjętych przez jednostkę, które precyzują sposób ujmowania zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowy.
Ustawa o rachunkowości definiuje, które zasady wymagają bezwzględnego zastosowania, a w których podmiot posiada prawo wyboru. Każda jednostka ustala indywidualnie na podstawie legislacji zespół zasad, które wybrała i przyjęła do użytkowania. W tej pozycji wprowadzenia do sprawozdania powinny się znaleźć zasady zawarte w polityce rachunkowości, które ułatwią zrozumienie ewidencji księgowej i sporządzonego na jej podstawie sprawozdania finansowego.
Opis przyjętych zasad rachunkowości we wstępie do sprawozdania powinien uwzględniać w szczególności zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Jeżeli podmiot wprowadza zmiany w stosunku do roku poprzedzającego np. w sposobie ustalania amortyzacji, jest zobowiązany do poinformowania o tym we wprowadzeniu do sprawozdania.
Jednostki małe i mikro zobligowane są ponadto do informowania w tej pozycji o uproszczeniach, które zastosowały w sporządzonym przez nich sprawozdaniu. Istotne również jest to, aby we wprowadzeniu do sprawozdania zawrzeć informację według którego załącznika do ustawy o rachunkowości jednostka sporządziła sprawozdanie finansowe.
Wprowadzenie do sprawozdania finansowego jednostki ma na celu prezentować sytuację majątkową i finansową jednostki w jasny i rzetelny sposób stanowiąc jednocześnie „wizytówkę" jednostki oraz podstawę do zaprezentowanych danych liczbowych.
Podmioty gospodarcze mają prawo sporządzać wprowadzenie do sprawozdania w dowolnej formie pamiętając jednocześnie o kryteriach, które narzuca im ustawodawca.