Rachunkowość jest w coraz większym stopniu zautomatyzowana. Systemy informatyczne obejmują całokształt działalności jednostek gospodarczych. Rachunkowością, a w szczególności dokumentacją i ewidencją księgową, zarządza automatyczny pilot. Księgowania prowadzi niewidzialna ręka. Bez mała każdy segment ewidencji zdarzeń gospodarczych objęty jest informatycznym kompleksowym sterowaniem. Dotyczy to środków trwałych, ewidencji kadrowo-płacowej, gospodarki materiałowej, dokumentacji sprzedaży.
Czytaj także: Automatyzacja procesów księgowych
Informatyczne ryzyko
W wielu firmach nawet dokumentację dostaw towarów i usług, czyli zewnętrzne dowody księgowe, opatruje się kodem QR, który uruchamia automatyczny obieg dokumentów oraz ich księgowanie, a narzędziem pracy jest skaner oraz informatyczne oprogramowanie.
Zapisy w księgach rachunkowych dokonywane są automatycznie, z zastosowaniem schematów księgowych, coraz częściej opracowywanych przez informatyków, z niewielkim udziałem księgowych. Struktury i algorytmy programów informatycznych są zawiłe, a księgowi (na ogół) nie mają odpowiedniego przygotowania informatycznego. Księgi rachunkowe są w takich okolicznościach anonimowe, tworzone przez komputery, nad którymi nadzór sprawuje informatyk.
Stwierdzane podczas audytów finansowych nieprawidłowości w ewidencji księgowej są kwitowane przez księgowych szczerym wyznaniem: „to nie ja, to komputer". Odpowiedzialność jednak ponoszą księgowi, na ogół nie mający wiedzy informatycznej, która wpływa na efekty ich pracy księgowej, sporo ryzykują. Księgowe zamknięcia miesiąca oraz roku są tworzone za pośrednictwem funkcjonującego w danej jednostce oprogramowania księgowego. Niektórzy księgowi uważają ten stan rzeczy za wygodny, ponieważ – ich zdaniem – zwalnia ich z obowiązku uczenia się i stosowania zasad i procedur z tym związanych.
Niejasne przepisy
Technologie informatyczne w rachunkowości nie zamykają listy ryzyka zawodu księgowego. Księgowi w swojej pracy muszą korzystać z wielu ustaw i rozporządzeń, które nie dość że są bardzo obszerne (np. licząca 340 stron ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawa o VAT – 302 strony, Ordynacja podatkowa – 257 stron), to na dodatek w wielu miejscach nieczytelne.
Katastrofą dla księgowych jest zmienność prawa, w szczególności podatkowego. Do każdej zmiany Ministerstwo Finansów wydaje objaśnienia, instrukcje i komentarze. Zapoznawanie się z nimi to kolejne godziny, które księgowi muszą poświęcić na poznawanie nowych rozwiązań. Oliwy do ognia dolewają również firmy doradcze, podsycając obawy przed skutkami błędów podatkowych. Często zdarza się, że różni doradcy zajmują w tej samej sprawie różne stanowiska.
Sen z powiek księgowych spędza, np. zupełnie niejasny, ale restrykcyjny, przepis Ordynacji podatkowej, dotyczący tzw. schematów podatkowych, którego nie rozjaśniły wydane przez MF objaśnienia.
Zamieszanie z e-sprawozdaniami
W ostatnim czasie księgowi musieli się borykać ze zmianą ustawy o rachunkowości dotyczącą strukturyzowanej elektronicznej formy sprawozdania finansowego oraz podpisu elektronicznego pod nim. Strukturyzacja sprawozdania finansowego sama w sobie jest przedsięwzięciem godnym uwagi. Owszem, usztywnia format sprawozdania, ale – w założeniach – umożliwia szeroki zakres przetwarzania danych sprawozdawczych. Tymczasem przyczyna wdrożenia tego formatu sprawozdania finansowego jest zupełnie inna.
Jak wynika z przedstawionego Sejmowi rządowego uzasadnienia zmiany uor, Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) nie nadążał z interwencjami w sprawie zaniedbań przedsiębiorców, dotyczących obowiązków składania sprawozdań finansowych do KRS. Po wprowadzeniu nowelizacji uor składanie ich do sądowego repozytorium będzie dokonywane automatycznie, bez udziału i kontroli sądu. Automat zaś przekieruje sprawozdanie do właściwego urzędu skarbowego.
Ustawa o rachunkowości zawiera sześć formatów sprawozdania finansowego, dostosowanych do specyfiki i wielkości jednostek sprawozdawczych, natomiast z elektronicznej formy sprawozdania finansowego wyłączone zostały podmioty gospodarcze, które prowadzą ewidencję rachunkową oraz sprawozdawczość finansową na podstawie Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR). Wyłączenie obejmuje więc wszystkie przedsiębiorstwa notowane na giełdach (nie tylko warszawskiej) oraz inne spółki, które stosują MSR. Elektroniczne sprawozdanie finansowe nie dotyczy i nie obejmuje zatem największych podmiotów gospodarczych. Czy wiadomo dlaczego?
Elektroniczny format ustrukturyzowanego sprawozdania finansowego, sporządzany w języku programowania XML – Extensible Markup Language, jak pokazuje bieżąca praktyka, to kolejne wyzwanie dla księgowych, pełne niejednoznacznych rozwiązań, wywołujące niekończące się dyskusje i polemiki. Jest wielce prawdopodobne, iż trwające zamieszanie obniży w pierwszym roku stosowania nowych przepisów jakość sprawozdań finansowych.
Kolejna pułapka
Inną kwestią jest elektroniczny podpis elektronicznego sprawozdania finansowego. To kolejne rozwiązanie mogące przysporzyć problemów księgowym i przedsiębiorcom. Prawidłowość elektronicznego podpisu weryfikowana jest z zastosowaniem elektronicznego klucza. Problem polega na tym, że władze publiczne udostępniły kilka kluczy, a ich sprawność nie jest jednakowa. W rezultacie konkretne sprawozdanie finansowe z podpisami elektronicznymi umocowanych osób, posiadających PESEL, jest weryfikowane pozytywnie z zastosowaniem klucza Krajowej Izby Rozliczeniowej, państwowego przecież organu. Sprawozdanie to odrzucone jednak zostało przez klucz weryfikujący elektroniczne podpisy stosowany przez sąd rejestrowy.
Wywołane odmiennością kluczy weryfikacyjnych zamieszanie zostało zażegnane poprzez uruchamianie od nowa kompletnej procedury: ponowna rejestracja podpisów elektronicznych członków zarządu spółki, składanie po raz wtóry podpisów elektronicznych pod sprawozdaniem finansowym, nowa opinia firmy audytorskiej, zwoływanie kolejnego walnego zgromadzenia akcjonariuszy spółki, nowy akt notarialny protokołujący walne zgromadzenie, itp. To dodatkowa mitręga i ponowne koszty, a nade wszystko sytuacja, która sprawiła, że sprawozdanie finansowe nie zostało sporządzone w terminie, gdyż nowe klucze elektronicznych podpisów dostępne były członkom zarządu spółki w kwietniu 2019 r., czyli już po ustawowym terminie na sporządzenie sprawozdania finansowego.
Potwierdzenie wiarygodności
Potwierdzenia wiarygodności daty dokumentów były niegdyś właściwością rejenta. Obecnie rejentem jest komputer, który działa tylko w takim zakresie w jakim został zaprogramowany, a co za tym idzie istnieje prawdopodobieństwo, że popełnia błędy. Niestety, obecnie w wielu przypadkach „elektroniczny rejent" wygrywa z racjonalnym rozumowaniem. W swojej pracy księgowi często brną w zawiłe bezproduktywne procesy zależności od mechanizmów elektronicznych, tracąc czas, ponosząc wydatki i, niestety, nie osiągając zamierzonych efektów. Przypomina to walkę z wiatrakami. Czyżby powróciła epoka Don Kichota?
Stanisław Kozłowski biegły rewident, członek Zarządu Oddziału Okręgowego w Białymstoku Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, członek Komisji Etyki
Stowarzyszenie Księgowych w Polsce
Największa organizacja skupiająca przedstawicieli środowiska zawodowego związanego z rachunkowością i finansami. W 2007 roku na XIX Krajowym Zjeździe Delegatów SKwP Stowarzyszenie uchwaliło Kodeks zawodowej etyki w rachunkowości, którego sygnatariuszami są wszyscy członkowie SKwP, jak również ponad 3 tys. przedsiębiorstw i innych organizacji oraz osoby indywidualne. Do Stowarzyszenia należy ponad 25 tys. członków zwyczajnych i wspierających. W dniach 24–25 czerwca 2019 r. odbył się XXII Krajowy Zjazd Delegatów SKwP, na którym wybrano nowe władze naczelne Stowarzyszenia. więcej na www.skwp.pl ?
