Obowiązek corocznego przeprowadzenia inwentaryzacji należności wynika z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Odbywa się ona za pomocą potwierdzenia salda z kontrahentem. Inwentaryzację przeprowadza się nie wcześniej niż na trzy miesiące przed zamknięciem roku obrotowego.
Inwentaryzacja należności odbywa się drogą pisemną i polega na wysłaniu do kontrahenta pocztą tradycyjną bądź elektroniczną wezwania do potwierdzenia salda, zawierającego całkowite należne saldo wraz z naliczonymi odsetkami. Może również obejmować specyfikację każdej pozycji składającej się na saldo. Kontrahent powinien saldo potwierdzić lub wykazać różnice, a następnie odesłać do nadawcy potwierdzenie.
W praktyce dla wielu jednostek inwentaryzacja należności jest jedynie obowiązkiem, którego wykonanie nie przynosi dodatkowych korzyści – z reguły odbierany jest jako czynność zbędna. W rzeczywistości jednak, potwierdzenie salda dostarcza informacji odnośnie do uznanych przez kontrahenta faktur zakupu wraz z naliczonymi notami odsetkowymi, co oczywiście nie gwarantuje odzyskania należności, ale znacząco podnosi jego prawdopodobieństwo.
Co jednak zrobić jeśli kontrahent odesłał potwierdzenie salda, które wykazuje niezgodność? Co wówczas ze wskazanymi różnicami? To bardzo częsta sytuacja. Może ona wynikać np. z błędnego zaksięgowania przez kontrahenta faktury w innym okresie (nieobjętym potwierdzeniem salda), błędnego zarejestrowania płatności, błędu przy księgowaniu lub też z nieuznania potrąceń.
Każda różnica, niezależnie od wysokości powinna zostać zbadana i wyjaśniona oraz jeżeli jest to zasadne - opisana. Jednym z najszybszych i najefektywniejszych sposobów wyjaśniania zidentyfikowanych różnic jest telefoniczny kontakt z kontrahentem. W przypadku różnic wynikających z nieuznania przez kontrahenta dokumentów obciążających (np. faktur, not odsetkowych) lub braku możliwości wyjaśnienia różnic, należności powinny zostać zakwalifikowane jako sporne i wątpliwe do odzyskania.
Ponadto należy utworzyć na nie odpis aktualizujący. Księguje się go w korespondencji z kontem kosztów finansowych (naliczone odsetki) i pozostałych kosztów operacyjnych (niezapłacone faktury sprzedaży).
Należy pamiętać, że potwierdzanie sald należności jest tylko jednym z elementów procesu: konieczne jest zapewnienie kompletnych i uporządkowanych ksiąg, terminowe rejestrowanie transakcji i płatności, przypisanie faktur i zapłat do właściwego kontrahenta, monitorowanie terminowej spłaty należności oraz stosowanie procedur zapewniających ich pełną ściągalność.
Wysyłanie potwierdzeń sald należności, gdy pozostałe warunki nie są spełnione, co prawda jest spełnieniem obowiązku narzuconego przez ustawę o rachunkowości, ale nie przynosi realnych korzyści w postaci terminowo spłacanych przez kontrahentów należności.
Agnieszka Koperska, menedżer w dziale audytu w Baker Tilly Poland
Aneta Kosiuk, młodszy konsultant w tej firmie
