Inwentaryzacja aktywów w spółce przed końcem roku

Należności podlegają inwentaryzacji poprzez

• otrzymanie od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki ich stanu oraz

• wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic.

Tyle wynika z ustawy o rachunkowości. Przepisy nie są zbyt rozbudowane i nie dają odpowiedzi na wszystkie pytania, które mogą się pojawić.

Nie zawsze na 31 grudnia

Potwierdzenie sald należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin uznaje się za dochowany, jeżeli inwentaryzację należności rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku.

W praktyce oznacza to, że spółka, której koniec roku obrotowego przypada na 31 grudnia, może potwierdzać salda na wybrany dzień przypadający między 1 października a 15 stycznia.

Część spółek korzysta z takiej możliwości i wybiera 31 października lub 30 listopada. Podyktowane jest to często długim czasem spływania od kontrahentów potwierdzeń sald i pozwala na pełną weryfikację swoich należności.

Należy jednak pamiętać, że jeżeli rok obrotowy kończy się 31 grudnia a  potwierdzenie stanu należności przeprowadzono na koniec października bądź listopada, to o poprawnym ustaleniu należności na dzień bilansowy możemy mówić, gdy wielkość potwierdzonego salda odpowiednio zwiększymy lub zmniejszymy.

Trzeba więc dodatkowo ustalić, o jaką wartość zmieniły się należności pomiędzy dniem, na który dokonano potwierdzenia salda, a 31 grudnia.

Pytanie zadaje wierzyciel

Ustawa o rachunkowości wskazuje na wierzyciela jako stronę, która występuje o potwierdzenie stanu należności. Obowiązkiem dłużnika jest odpowiedzieć na jego pismo, potwierdzając swoje zobowiązania bądź wnosząc zastrzeżenia co do ich wysokości.

Nie ma jednak przeszkód, aby stroną, która wnosi o potwierdzenie wielkości sald, był dłużnik. Co do zasady w przypadku zobowiązań wystarczające jest ustalenie ich stanu w drodze porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Impulsem do potwierdzenia wielkości zobowiązań może być np. skomplikowany system rozliczeń z kontrahentem bądź wątpliwości co do aktualnej wysokości zobowiązania.

Czasem wystarczy e-mail, ale...

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje formy, w jakiej ma nastąpić potwierdzenie salda. Należy zatem przyjąć, że oprócz zwyczajowo przyjętej formy pisemnej dopuszczalne jest potwierdzenie sald pocztą elektroniczną.

Tę ostatnią warto wykorzystać, zwłaszcza gdy mamy do czynienia ze znaczną liczbą drobnych dłużników. Będzie to również dobra metoda, jeżeli zależy nam na szybszym kontakcie z dłużnikiem.

...zwykły list ma większą moc dowodową

Pamiętajmy, że to jednak pisemna forma potwierdzenia przesłana pocztą będzie miała większą moc dowodową, co może mieć znaczenie przy ewentualnym sporze z dłużnikiem. Jeżeli chodzi o kształt pisma potwierdzającego należność, to nie istnieje wiążący wzór wskazujący, jak powinno wyglądać przesyłane potwierdzenie salda z dłużnikiem.

Każda spółka wypracowuje w praktyce własny wzór potwierdzenia. Jednak można przyjąć, że potwierdzenie powinno zawierać co najmniej:

• dane jednoznacznie identyfikujące dłużnika i wierzyciela,

• wykaz faktur składających się na wskazywane w potwierdzeniu saldo,

• dzień, na który saldo jest potwierdzane.

Pismo to powinno być podpisane przez upoważnione do tego osoby. Ponadto  potwierdzenie zwykle składa się z dwóch części, z których jedna, po potwierdzeniu,  jest odsyłana wierzycielowi, druga zostaje  u dłużnika. Dłużnik na odsyłanym potwierdzeniu umieszcza adnotację o poprawności salda, a w razie jego niezgodności – informację o istniejącej  różnicy wraz z  wyjaśnieniem przyczyn jej wystąpienia.

To forma uznania długu

Wymagane przez ustawę o rachunkowości  odesłane potwierdzenie salda ma swoje konsekwencje w prawie cywilnym. Jeśli potwierdzenie zostanie prawidłowo uzupełnione i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółki,  może zostać potraktowane jako uznanie długu w rozumieniu  art. 123 § 1 pkt 2 kodeksu cywilnego.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 23 sierpnia 2001 (II CKN 103/99). Oznacza to, że  takie potwierdzenie salda przerywa bieg przedawnienia. Zgodnie z art. 124 § 1 kodeksu cywilnego po każdym przerwaniu przedawnienia biegnie ono na nowo. Może to mieć znaczenie dla spółek, których dłużnicy zalegają przez dłuższy okres ze spłatą swoich zobowiązań i istnieje ryzyko ich przedawnienia.

Gdy dłużnik nie odpowiada

Mimo że na dłużniku po otrzymaniu prośby o potwierdzenie salda spoczywa obowiązek potwierdzenia wielkości ciążącego na nim zobowiązania, to zdarzają się sytuacje, w których dłużnik nie odpowiada na przesłane do niego pismo. Powstaje pytanie, jak spółka powinna poradzić sobie w tej sytuacji.

Braku odpowiedzi ze strony dłużnika nie można niestety potraktować jako „milczącej akceptacji”. Dlatego też saldo należności należy uznać za niepotwierdzone. Jeżeli jest to istotna wielkość, to można, a nawet należy podjąć dodatkowe starania mające skłonić kontrahenta do odpowiedzi na przesłane mu potwierdzenie salda.

Jeśli nie zakończą się one powodzeniem, to spółka,  zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3, dokonuje inwentaryzacji należności w  drodze  porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi oraz weryfikacji realnej wartości tych należności.

Kwoty sporne

Sytuacja jest jeszcze bardziej kłopotliwa, jeśli spółka ma należność, której istnienie kontrahent kwestionuje. Z reguły jest ona przedmiotem sporu sądowego. Wtedy nie jest ona potwierdzona przez kontrahenta.

Nie ma wówczas właściwie wyboru, stan należności spornych zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt  3 ustawy o rachunkowości również weryfikowany jest poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi oraz weryfikację realnej wartości takich należności.

Weryfikacja może dotyczyć potwierdzenia kwoty powództwa cywilnego bądź wydanego już wyroku i możliwości jego egzekucji. Pamiętać przy tym należy, że na należność, której odzyskanie jest mało prawdopodobne, trzeba utworzyć odpis aktualizujący.

Wierzytelności zagraniczne

Ustawa o rachunkowości nie ogranicza bowiem potwierdzenia stanu należności od spółek krajowych. Należy również zinwentaryzować należności od kontrahentów zagranicznych. Jest to o tyle kłopotliwe, że spółki zagraniczne nie są zobowiązane według ustawy o rachunkowości do potwierdzania swoich zobowiązań, a co za tym idzie  nie zawsze są skłonne do współpracy, jeżeli chodzi o potwierdzenie sald należności.

Pamiętać przy tym trzeba, że w przypadku rozliczania się w walucie obcej potwierdzenie salda należności dla kontrahenta zagranicznego powinno być przygotowane w tej właśnie walucie.

Gdyby jednak okoliczności, czyli np. brak odpowiedzi, zmusiły nas zgodnie z art. 26. ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości do potwierdzenia należności w drodze porównania danych z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi oraz weryfikacji tych należności, to trzeba to zrobić w złotych.

Co zrobić, jeśli kontrahent nie prowadzi pełnej księgowości