Zgodnie z art. 27 ust. 1 i 2 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=0A9C91F09A5DF196E9BF3E3A17ED1D94?id=324433]ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.)[/link] przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

[b]Różnice inwentaryzacyjne mogą przybrać postać niedoboru lub nadwyżki.[/b] Za przeprowadzenie inwentaryzacji, a także za powołanie komisji inwentaryzacyjnej odpowiedzialny jest kierownik jednostki.

[srodtytul]Dużo zależy od przyczyny[/srodtytul]

Stwierdzone niedobory, w zależności od przyczyn ich powstania, podlegają rozliczeniu w księgach jako:

- niedobory pozorne spowodowane błędami przy przyjmowaniu i wydawaniu składnika majątku, błędami podczas spisu z natury, a także błędami przy księgowaniu ruchów magazynowych. Ich rozliczenie następuje poprzez odpowiednie zapisy korygujące w księgach rachunkowych,

- niedobory spowodowane wypadkami losowymi obciążają straty nadzwyczajne,

- niedobory mieszczące się w granicach zakładowych norm ubytków naturalnych obciążają koszty działalności operacyjnej,

- niedobory podlegające kompensacie z nadwyżkami,

- niedobory niezawinione obciążające pozostałe koszty operacyjne,

- niedobory zawinione, które stają się roszczeniem wobec osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone jej mienie.

Stwierdzone nadwyżki, w zależności od przyczyn ich powstania, podlegają rozliczeniu w księgach jako:

- nadwyżki podlegające kompensacie z niedoborami,

- nadwyżki spowodowane błędami przy przyjmowaniu i wydawaniu składnika majątku, błędami podczas spisu z natury, błędami przy księgowaniu ruchów magazynowych podlegają rozliczeniu w księgach poprzez zapisy korygujące,

- nadwyżki, których przyczyny powstania nie można ustalić, podlegają zarachowaniu w poczet pozostałych przychodów operacyjnych.

[srodtytul]Konieczne warunki[/srodtytul]

Należy pamiętać, że nadwyżki mogą być kompensowane z niedoborami, gdy spełnione są łącznie trzy warunki:

- nadwyżki i niedobory zostały stwierdzone w trakcie tego samego spisu z natury i powstały w tym samym okresie objętym rozliczeniem,

- stwierdzone różnice inwentaryzacyjne dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie,

- nadwyżki i niedobory stwierdzone zostały w podobnych asortymentach, co mogło być bezpośrednią przyczyną błędu, np. podczas wydawania tych składników.

Kompensata niedoborów z nadwyżkami odbywa się przy zastosowaniu zasady „mniejszej ilości i niższej ceny”, a różnice powstałe z tytułu kompensaty podlegają dalszemu rozliczeniu.

[srodtytul]Jak to będzie w podatkach[/srodtytul]

Różnice inwentaryzacyjne nie są obojętne podatkowo. Nadwyżki inwentaryzacyjne są przysporzeniem majątkowym podatnika.

Jak wyjaśnił dyrektor[b] Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 30 września 2009 r. (ITPB3/423-340/09/MT)[/b], ujawnienie nadwyżek magazynowych jest w istocie stwierdzeniem, że podatnik posiada większą ilość towarów, niż wynika to z prowadzonej przez niego ewidencji magazynowej. W konsekwencji należy uznać, że towary stanowiące ową nadwyżkę zostały przez niego otrzymane nieodpłatnie. Na mocy [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=3EC0892953EAF58605FEE453B6E7CBF6?id=115893]ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych[/link] wartość tego przysporzenia stanowi przychód podatkowy spółki.

[b]Niedobory inwentaryzacyjne powstałe w trakcie racjonalnego działania podatnika, niezależnie od jego woli i które nie wynikały z braku zachowania należytej staranności, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w wartości odpowiadającej cenie utraconych towarów, pod warunkiem że zostały prawidłowo udokumentowane.[/b]

Należy podkreślić, że straty w składnikach majątku ujawnione podczas inwentaryzacji podlegają indywidualnej ocenie pod kątem zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów, gdyż ustawa nie wskazuje ich przynależności do kategorii kosztów uzyskania przychodów ani nie wyłącza możliwości zaliczenia ich do tego rodzaju kosztu. W tym przypadku należy przeanalizować związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

[ramka][b]Ważne[/b]

Z niedoborem mamy do czynienia, gdy stan rzeczywisty składników majątku jest niższy od stanu wykazanego w księgach rachunkowym, w odwrotnej sytuacji mamy do czynienia z nadwyżką, tj. stan rzeczywisty składników majątku jest wyższy od stanu wykazanego w księgach.[/ramka]

[i]Autorka jest konsultantką w Grant Thornton Frąckowiak sp. z o.o.[/i]