Każda spółka rozpoczynająca działalność ma określoną strukturę organizacyjną. Na ogół na początku jest ona dość prosta ze względu na: niezbyt dużą liczbę pracowników, prosty podział obowiązków oraz stosunkowo mało skomplikowane procesy biznesowo-finansowe. Często właściciel sprawuje jednoosobowo nadzór nad firmą, podejmuje wszystkie decyzje biznesowe, w tym dotyczące odbiorców i dostawców, oraz kontroluje finanse firmy.

W wyniku rozwoju, co pewien czas następuje w organizacji potrzeba zmian. Rozwijają się struktury organizacyjne, hierarchii służbowych, procedur, zadania i obowiązki są delegowane w coraz szerszym zakresie na pracowników, wzrasta znaczenie informacji zarządczej. Rozbudowywany jest też system kontroli wewnętrznej w celu zapewnienia, że rozwijająca się spółka działa bezpiecznie i realizuje swoje cele. Jest to konieczne, ponieważ kontrolowanie wszystkiego przez jedną osobę staje się coraz trudniejsze.

[srodtytul]Sposób na nieprawidłowości [/srodtytul]

Z jednej strony rozwój organizacji wymusza zmiany, w tym konieczność tworzenia procedur i rozwój systemu kontroli wewnętrznej, ale z drugiej strony nadmiar biurokratycznych rozwiązań może powodować nieefektywne działania, skostnienie organizacji i negatywne odczucia pracowników.

W rezultacie spółka zaczyna odczuwać spadek korzyści na skutek wprowadzanych zmian. Wynika to między innymi ze wzrastającej demotywacji pracowników, którzy ponoszą skutki w postaci nadmiernego obciążenia pracą lub często nie są po prostu w stanie przebić się przez olbrzymią liczbę procedur i czynności kontrolnych. Pracownicy przytłoczeni ilością procedur i czynności kontrolnych mogą również wykazywać spadek aktywności. Ponadto, kiedy procedury stają się ważniejsze od celu, jakiemu mają służyć, czyli stają się celem samym w sobie, u pracowników można zaobserwować symptom „wyuczonej bezradności”.

Zarządy i kierownictwa spółek, pełne obaw przed wystąpieniem nadużyć i innych nieprawidłowości są częściej zainteresowane tworzeniem nowych kontroli, wykrywaniem i eliminowaniem przypadków kontroli zbyt słabych lub brakujących. W efekcie przypadki nadmiernych czynności kontrolnych często nie są już przedmiotem głębszego zainteresowania i analizy. Czasami zarząd i kierownictwo nie mają wystarczającej wiedzy i doświadczenia, a czasami po prostu brakuje czasu, żeby spojrzeć z pewnego dystansu na system kontroli wewnętrznej i zidentyfikować przypadki nadmiaru czynności kontrolnych. Dlatego warto szukać pomocy u specjalistów zajmujących się tematyką kontroli wewnętrznych na co dzień. Kto może być takim specjalistą? Na pewno pracownicy zajmujący się audytem wewnętrznym.

[srodtytul]Dodatkowe wsparcie [/srodtytul]

Należy podkreślić, że zarząd i kierownictwo spółki mają prawo szukać wsparcia ze strony audytu wewnętrznego nie tylko na etapie wykrywania przypadków nadmiernych czynności kontrolnych, ale już na etapie projektowania systemu kontroli wewnętrznej. Oczywiście wsparcie takie powinno polegać wyłącznie na doradztwie, gdyż audyt wewnętrzny jako funkcja niezależna nie powinien bezpośrednio być zaangażowany i brać odpowiedzialności za tworzenie systemu kontroli (który potem będzie elementem oceny).

[i]Autor jest starszym konsultantem w dziale doradztwa biznesowego PricewaterhouseCoopers[/i]

[i]Tekst powstał we współpracy z Inicjatywą Firm Rodzinnych[/i]

[ramka][b]W czym pomoże specjalista[/b]

Zadaniem audytu wewnętrznego jest wspieranie zarządu i kierownictwa w realizacji celów spółki i służącej temu organizacji skutecznej kontroli. Audyt wewnętrzny stanowi bowiem niezależny przegląd i usługę mającą na celu zbadanie i ocenę działalności spółki. Oznacza to, że audyt wewnętrzny może wspomóc kierownictwo nie tylko w identyfikowaniu brakujących lub źle zaprojektowanych kontroli. Audyt wewnętrzny, poprzez niezależny i obiektywny przegląd procesów i czynności kontrolnych w nich występujących, może również pomóc w usprawnianiu procesów biznesowych, zidentyfikować przypadki czynności kontrolnych niewspółmiernych do uzyskiwanych korzyści, a nawet zaprojektowanych prawidłowo, ale niewłaściwie wykonywanych przez pracowników. [/ramka]