Inwentaryzacji nie trzeba przeprowadzać w sylwestra

[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166037]Ustawa o rachunkowości[/link] przewiduje trzy metody inwentaryzacji. Pierwsza to spis z natury. Ma ona zastosowanie do:

- aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),

- papierów wartościowych,

- rzeczowych składników aktywów obrotowych,

- środków trwałych, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Druga metoda polega na uzyskaniu od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W ten sposób inwentaryzuje się przede wszystkim aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki należności (w tym udzielone pożyczki). Ponadto o potwierdzenie takie należy się ubiegać także w sytuacji powierzenia kontrahentom własnych składników aktywów.

Trzecia metoda opiera się jedynie na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości majątku. Stosuje się ją w sytuacjach, gdy spis z natury lub uzyskanie potwierdzenia sald z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. W ten sposób inwentaryzuje się przede wszystkim środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych.

Ustawa o rachunkowości szczegółowo reguluje, jak często firmy muszą weryfikować stan majątku. Zgodnie z ogólną zasadą inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Nie znaczy to oczywiście, że w sylwestra należy zamknąć firmę i otworzyć ją dopiero po spisaniu stanu majątku. Przepisy przewidują bowiem wiele ułatwień.

[srodtytul]Są też uproszczenia[/srodtytul]

Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. W takiej sytuacji ustalenie stanu następuje przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być jednak ustalony po dniu bilansowym. Zasady te dotyczą także materiałów, towarów i produktów gotowych w firmach, w których księgi prowadzone są według metody odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia.

[srodtytul]Nie zawsze co roku[/srodtytul]

Jeszcze mniej rygorystyczne zasady obowiązują co do zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową. W tym wypadku wystarczy, że inwentaryzacja sporządzona jest raz w ciągu dwóch lat.

Rzadziej, raz na cztery lata, można inwentaryzowane środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym.

Ułatwienia przewidziane są także dla zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego – w tym wypadku spis wystarczy przeprowadzić raz w roku. Taki sam termin obowiązuje firmy prowadzące gospodarkę leśną w stosunku do zapasów drewna.

[srodtytul]Jak księgować różnice[/srodtytul]

Ustawa o rachunkowości zawiera tylko jeden przepis dotyczący zasad księgowania wyników inwentaryzacji. Zgodnie z art. 27 ust. 1 przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ustęp 2 dodaje, że ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek dokonuje się na koncie „Pozostałe rozrachunki”. Do konta tego powinna być prowadzona odpowiednia analityka: „Rozliczenia niedoborów” oraz „Rozliczenie nadwyżek”. Sposób księgowania ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych uzależniony jest od przyczyn ich powstania, np. jeśli okaże się, że braki towarów nie przekraczają norm ubytków naturalnych, to powinny one zostać zaksięgowane na koncie „Wartość sprzedanych towarów”. Jeśli jednak tymi brakami zostanie odciążona osoba odpowiedzialna materialnie za te składniki majątku, to należy je przeksięgować na konto „Rozrachunki z pracownikami”. Jeszcze inaczej trzeba postąpić, jeśli podczas wyjaśniania przyczyn powstania niedoborów okaże się, że doszło do uszkodzenia kilku opakowań towarów ze względu na ich wadliwe opakowanie. Ich wartość powinna obciążyć pozostałe koszty operacyjne.

[ramka][b]Powierzony majątek również podlega spisowi[/b]

Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmujemy również znajdujące się w firmie składniki aktywów będące własnością innych firm, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. O wynikach trzeba powiadomić właściciela majątku. Obowiązek ten nie dotyczy firm świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. [/ramka]

[ramka][b]Uwaga [/b]

Potwierdzając wysokość salda, wierzyciel powinien pamiętać, że należności należy wyceniać w kwocie wymagającej zapłaty. Oznacza to, że wysyłając potwierdzenie, należy naliczyć odsetki za zwłokę (chyba że firma nie zamierza ich dochodzić).[/ramka]

[ramka][b]Przypominamy[/b]