Konieczność dokonania odpisów aktualizujących należności wynika z obowiązku zachowania zasady ostrożności. Ustawa o rachunkowości przewiduje konieczność oszacowania ryzyka niespłacenia należności, a następnie objęcia odpisem aktualizującym jej całości lub odpowiedniej części

[srodtytul]Likwidacja lub egzekucja[/srodtytul]

Odpisy aktualizujące można tworzyć na poszczególne należności, zarówno przeterminowane, jak i nieprzeterminowane, gdy ze względu na niekorzystną sytuację finansową i majątkową dłużnika istnieje prawdopodobieństwo zagrożenia spłaty należności. Będzie tak zwłaszcza w sytuacji:

- postawienia dłużnika w stan likwidacji lub upadłości – do wysokości nieobjętej zabezpieczeniem,

- kwestionowania należności przez dłużnika na drodze sądowej,

- zgonu dłużnika czy też jego skreślenia z ewidencji działalności gospodarczej,

- skierowania niespłacanej należności na drogę postępowania egzekucyjnego.

Odpisu aktualizującego można również dokonać na pewną grupę należności, jeżeli z doświadczenia wynika, że spłata danej części jest mało prawdopodobna, mimo iż nie jest możliwe ścisłe wyodrębnienie konkretnych należności, które powinny zostać objęte odpisem.

Odpisu dokonujemy w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, a w przypadku kwot zwiększających wartość należności, jak odsetek czy różnic kursowych – w ciężar kosztów finansowych.

[srodtytul]Aby rozliczyć, trzeba spełnić warunki[/srodtytul]

Przedsiębiorca może zaliczyć odpis aktualizujący wartość należności do kosztów podatkowych, jeżeli spełnia on równocześnie pewne warunki. Chodzi o to, by:

- został dokonany w oparciu o przesłanki wynikające z ustawy o rachunkowości,

- wierzytelność została wcześniej zaliczona do przychodów należnych,

- nieściągalność została uprawdopodobniona, np. przez śmierć dłużnika lub wykreślenie go z ewidencji działalności gospodarczej,

- wierzytelność nim objęta nie była przedawniona.

Przepisy nie precyzują rodzaju dokumentów, którymi można się posłużyć, aby uprawdopodobnić nieściągalność wierzytelności. Można więc przyjąć, że są to wszelkie dokumenty wskazujące na istnienie takich okoliczności, np. akt zgonu dłużnika lub zawiadomienie o wszczęciu postępowania upadłościowego wobec dłużnika.

[srodtytul]Rozwiązanie odpisu[/srodtytul]

Odpis figuruje w księgach rachunkowych tak długo, jak długo aktualne jest ryzyko nieściągnięcia należności, a nie została ona umorzona ani nie nastąpiło jej przedawnienie. W razie zrealizowania się tego ryzyka, należność odnosi się w ciężar odpisu, co nazywane jest wykorzystaniem odpisu.

Jeśli odpis okazał się nadmierny lub zbędny, następuje jego rozwiązanie w ciężar odpowiednio pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych.

Rozwiązanie odpisu powoduje obowiązek wykazania przychodu w wysokości odpisu wcześniej zaliczonego do kosztów podatkowych.

[i]Autorka jest doradcą podatkowym w Roedl[/i]

[ramka][b]Nieściągalne też uwzględniamy[/b]

Nieściągalna wierzytelność może być zaliczona do kosztów podatkowych pod warunkiem, że została wcześniej zaliczona do przychodu należnego, a jej nieściągalność została udowodniona za pomocą określonych dokumentów. Wśród nich przepisy wymieniają:

- postanowienia o nieściągalności uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego,

- postanowienia sądu o:

– oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania, lub

– umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku lub

– ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku,

- protokołu sporządzonego przez podatnika, stwierdzającego, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty (ten dokument będzie przydatny tylko w przypadku niewielkich należności – należy pamiętać, aby w protokole oszacować realne koszty, które trzeba by ponieść, aby otrzymać zapłatę).

Ponieważ ustawodawca nie daje swobody wyboru dokumentów, którymi może się posłużyć podatnik, musimy ściśle trzymać się przepisów. Oznacza to, że nie wystarczy np. przedstawić postanowienia o ogłoszeniu upadłości dłużnika. Konieczne jest postanowienie sądu o ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku. [/ramka]