Opłacanie zaliczek na podatek dochodowy wspólników spółek osobowych (jawnej, partnerskiej, komandytowej, komandytowo-akcyjnej) ze środków spółki wynikać może tylko z wewnętrznych jej regulacji.

Ordynacja podatkowa w art. 8 wskazuje, że płatnikiem podatku jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej (np. spółka osobowa), zobowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia oraz pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Tymczasem ustawy o podatku dochodowym nie nakładają na spółkę obowiązków płatnika tego podatku. Obowiązek jego zapłaty (także zapłaty zaliczek na podatek) ciąży zawsze na wspólniku tej spółki (zarówno gdy jest on osobą fizyczną, jak i prawną).

Jeśli więc wspólnicy postanowią, że to spółka będzie za nich opłacać zaliczki na podatek, muszą określić jasne zasady, na jakich będzie ona wywiązywać się z tego zadania. Jest to niezbędne z powodu wielu różnic w opodatkowaniu poszczególnych wspólników, np.

- różnych form opodatkowania wspólników osób fizycznych i/lub osób prawnych,

- różnych sposobów płatności podatku przez wspólników i związanych z tym terminów płatności (miesięcznie, kwartalnie, zaliczkowo),

- kumulowania się podstawy opodatkowania poszczególnych wspólników z tytułu prowadzenia kilku działalności gospodarczych,

- zwolnień przedmiotowych i/lub podmiotowych z podatku poszczególnych wspólników,

- ulg i odliczeń od podstawy opodatkowania lub od podatku. Spółka występując jako płatnik musi zebrać informacje niezbędne do prawidłowego naliczenia w imieniu wspólników zaliczek na podatek dochodowy. Sprawne przekazywanie tych danych jest zatem podstawą do rzetelnego wykazania i odprowadzenia zaliczek. Moim zdaniem opłacanie przez spółkę zaliczek na podatek dochodowy za poszczególnych wspólników jest zasadne tylko wtedy, gdy spółka jest jedynym źródłem dochodu z działalności gospodarczej wspólnika.

W innym wypadku skomplikowany algorytm obliczania podatku dochodowego, wobec często niepełnych bądź nieterminowo przekazywanych danych, prowadzić może do błędnego ustalenia zaliczek, co z kolei wiąże się z odpowiedzialnością karną wspólnika.

Pamiętajmy, że wszelkie płatności dokonywane przez spółki osobowe z tytułu zaliczek na podatek dochodowy poszczególnych wspólników mają charakter finansowania indywidualnych zobowiązań wspólników i tak też muszą być księgowane. Opłacone zaliczki na podatek dochodowy muszą być spółce zrefundowane przez wspólników. Terminy ich refundowania powinny być określone w wewnętrznych przepisach spółki.

Opisane operacje mogą być zaksięgowane następująco:

1. naliczenie przez spółkę osobową zaliczek na podatek dochodowy za wspólników na podstawie przekazanych informacji Wn konto "pozostałe rozrachunki" w korespondencji z Ma konto "rozrachunki publicznoprawne" z analityką poszczególnych wspólników

2. refundacja sfinansowanych przez spółkę osobową zaliczek na podatek dochodowy Wn konto "kasa/rachunki bankowe" w korespondencji z Ma konto "pozostałe rozrachunki"