Rachunkowości budżetowa: na czym polega kontrola wewnętrzna

Zagadnienie kontroli wewnętrznej dokumentów potwierdzających wykonanie operacji gospodarczych i finansowych jest uregulowane w ustawie o rachunkowości i dotyczy wszystkich jednostek zobowiązanych do prowadzenia ewidencji księgowej w pełnym zakresie w księgach rachunkowych. Równocześnie w przepisach szczegółowych zawartych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych przedstawiono wymagania o kontroli wewnętrznej dokumentów potwierdzających wykonanie operacji, które odnoszą się do jednostek sektora finansów publicznych.

Dekretacja

W pierwszym przypadku chodzi o art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Stanowią one, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, zwane także dowodami źródłowymi, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej i finansowej, które powinny zawierać obligatoryjnie m.in. „stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania". Na okoliczność spełnienia powyższego warunku w powszechnej praktyce księgowej przyjęto zaopatrywać dowody księgowe pieczęcią z adnotacją „Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym", którą podpisuje osoba odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości w jednostce gospodarczej i pracownik merytoryczny (właściwy rzeczowo), odpowiedzialny za rozliczenie operacji.

Szerszy zakres

W jednostkach sektora finansów publicznych zgodnie z wymaganiami art. 54 ustawy o finansach publicznych do obowiązków głównego księgowego należy przeprowadzenie wstępnej kontroli:

- zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

- kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

Artykuł 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych nakazuje głównemu księgowemu potwierdzenie przeprowadzenia wstępnej kontroli poprzez złożenie jego podpisu na dokumentach (dowodach księgowych) dotyczących danej operacji: „Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki".

Powszechna praktyka to za mało

Porównanie przepisów ogólnych o sprawdzaniu dowodów księgowych ze szczegółowymi uregulowaniami o kontroli wstępnej operacji przez głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych wskazuje, że te drugie stanowią uszczegółowienie pierwszych. Wprowadzają także rozszerzenie zakresu sprawdzenia dokumentów o zgodność operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w zakresie zobowiązań wynikających z operacji. W tym kontekście należy zwrócić uwagę na stosowaną w wielu jednostkach sektora finansów publicznych formułę potwierdzenia sprawdzenia dowodów księgowych o treści „Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym", która w tych jednostkach jest niewystarczająca. Powinna być zastąpiona formułą „Sprawdzono w zakresie określonym w art. 54 ust. 3 ustawy o finansach publicznych" lub adnotacją o podobnej treści.

Kiedy stosować kontrasygnatę

Kontrola wewnętrzna, o której mowa w art. 54 ustawy o finansach publicznych, jest istotnym etapem realizacji wewnętrznych procedur stosowanych przy ponoszeniu wydatków budżetowych oraz realizacji rozchodów budżetowych, jak również wykonywaniu operacji mających wpływ na stan aktywów i pasywów jednostki sektora finansów publicznych. Od kontroli wewnętrznej dokumentów potwierdzających operacje gospodarcze i finansowe należy odróżnić kontrasygnatę czynności prawnych mogących powodować powstanie zobowiązań pieniężnych.