Obowiązek potwierdzenia stanu należności na dzień bilansowy leży po stronie wierzyciela. Firmy, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym i które zdecydowały się potwierdzać stan należności od kontrahentów na 31 grudnia 2014 r., prawdopodobnie mają za sobą jeden z etapów inwentaryzacji należności. Rozesłały swoim kontrahentom potwierdzenia sald na ten właśnie dzień i spodziewają się, że wkrótce będą spływać do nich odpowiedzi. Aby ułatwić obu stronom pracę nad sprawdzaniem zgodności rozrachunków, warto w wysyłanym potwierdzeniu wymienić poszczególne nierozliczone pozycje składające się na kwotę należności. Dzięki temu szybko można ustalić niezgodności, których przyczyną jest zaksięgowanie faktur lub zapłat w różnych okresach u sprzedawcy i kupującego. Zgłoszone rozbieżności to jedno, ale co zrobić, jeśli rzetelnie wypełniający swój obowiązek wierzyciel nie doczeka się odpowiedzi dłużnika na wysłane potwierdzenie salda?
Ustawa o rachunkowości nie dopuszcza akceptu milczącego, a brak odpowiedzi na potwierdzenie salda to ciągle saldo niepotwierdzone, czyli niewypełniony obowiązek wynikający z przepisów bilansowych. Potwierdzenie sald to jedna z trzech metod inwentaryzacji, właściwa dla należności. Jeżeli w trakcie inwentaryzacji się okaże, że w księgach firmy widnieją takie należności, których salda nie są potwierdzone przez kontrahentów, to powinna ona zastosować metodę polegającą na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi oraz weryfikacji realnej wartości tych należności. Należności, których uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzuje się drogą weryfikacji (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości).
Artykuł o tym, jak wybrnąć z sytuacji, kiedy kontrahenci nie odsyłają potwierdzeń sald lub nie uda się wyjaśnić, z czego wynikają różnice w rozrachunkach – w dzisiejszym wydaniu Eksperta Księgowego.
