Środki trwałe to składniki majątku (rzeczowe aktywa trwałe niezakwalifikowane do inwestycji) o przewidywanym okresie użyteczności ekonomicznej dłuższym niż 12 miesięcy, kompletne i zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby prowadzonej działalności. Przedsiębiorstwa zobowiązane są do prowadzenia szczegółowej ewidencji środków trwałych.

Przepisy o podatku dochodowym pozwalają na ujęcie w kosztach, jednorazowo w dacie zakupu, amortyzacji środków trwałych, których wartość początkowa nie przekracza 3500 zł. Pomimo tego, że są to przepisy podatkowe, wielu przedsiębiorców traktuje tę wartość jako próg do uznania bądź zakwestionowania danego składnika majątku jako środka trwałego.

Alternatywą najczęściej są koszty zużytych materiałów, które dociąża się wartością zakupionych i przeznaczonych do użytkowania niskocennych (czyli takich, których wartość nie przekracza 3500 zł) składników majątku. Bardzo często spotykamy się z tym, że niezależnie od tego, na jak długo przewidziany jest okres użytkowania danego składnika majątku, jedynym kryterium jest jego początkowa wartość.  Jeśli nie przekracza ona 3500 zł, składnik uznawany jest bezpośrednio jako koszt.

O ile w przypadku przedsiębiorcy, który nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, takie uproszczone podejście jest właściwe, o tyle nie jest ono do końca prawidłowe dla jednostek, które mają obowiązek przygotowania sprawozdań finansowych. Jeśli ilość i łączna wartość środków trwałych uznanych jako niskocenne (czyli nie wprowadzanych do ewidencji, a jednorazowo uznanych jako koszt) jest znaczna, to pomimo tego, iż są one użytkowane przez przedsiębiorstwo i przynoszą mu korzyści,  ich wartość wykazywana w bilansie wykazywana jest jako zero. Taka prezentacja nie jest zgodna z rzeczywistością.

Dwa różne cele

Przede wszystkim należy dokonać rozróżnienia pomiędzy amortyzacją dla celów podatkowych i księgowych. Ta pierwsza wskazuje maksymalne odpisy, które firma może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i rozliczania podatku dochodowego. Natomiast amortyzacja bilansowa służy wykazaniu w rachunku wyników kosztów związanych z użytkowaniem środka trwałego w danym roku, przy jednoczesnym skorygowaniu (obniżeniu) wartości tego środka trwałego wykazywanej w bilansie.

Niestety, wiele przedsiębiorstw, niezależnie od planowanego okresu użytkowania środka trwałego, stosuje dla potrzeb rachunkowości dla uproszczenia stawki amortyzacji podatkowej. Może to prowadzić do poważnego zaburzenia wartości środków trwałych w bilansie i wartości kosztów amortyzacji w rachunku wyników.

Dodatkowo, przyjmując że wszystkie urządzenia i wyposażenie, bez względu na okres ich użytkowania, czyli kierując się tylko wartością 3500 złotych, traktowane są jako koszty bieżącego okresu, nie wykazuje się ich wartości w bilansie.  Tym samym pomniejsza się wartość aktywów, nadmiernie obciążając rachunek wyników kosztami ich zakupu.

Czy amortyzować biurko

Przedsiębiorcy podejmują wobec takich argumentów kwestię korzyści podatkowych i możliwości wcześniejszego rozliczenia kosztów zakupu niskocennych urządzeń. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby dla potrzeb podatkowych traktować takie zakupy jako koszt uzyskania przychodu w momencie zakupu i jednocześnie dla potrzeb księgowych naliczać amortyzację w oparciu o stawkę uwzględniającą cały planowany okres użytkowania danego środka trwałego.

Tu powstaje jednak pytanie,  czy dla potrzeb księgowych należy traktować jako środek trwały i amortyzować go przez 5, 10 lat każdy element wyposażenia, niezależnie od jego początkowej wartości (np. biurko kupione za 700 złotych  amortyzować przez 5 lat, czyli co miesiąc dokonywać odpisów amortyzacyjnych w kwocie 11,67 złotych)?

Tu wskazane jest, by dla przedsiębiorstwa została uszczegółowiona w tym zakresie polityka rachunkowości (która jest obowiązkowym dokumentem dla każdego przedsiębiorstwa mającego obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i przygotowania sprawozdań finansowych). Zależnie od natury kupowanych składników majątku, ich przeznaczenia, wartości i liczby w ciągu roku, przedsiębiorca powinien określić co będzie uznane za środki trwałe, co za niskocenne składniki wyposażenia, a co za materiały eksploatacyjne.

Jednorazowy odpis

Dobrym rozwiązaniem może być tu określenie, że na przykład cały sprzęt komputerowy i teleinformatyczny (w tym telefony komórkowe i modemy) są środkami trwałymi niezależnie od ich wartości początkowej. Przy czym, jeśli ich wartość początkowa nie przekracza kwoty X (i kwota ta nie może być wyższa od 3500 złotych), to podlegają one jednorazowej amortyzacji.

Dzięki potraktowaniu tych składników jako środków trwałych i wprowadzeniu ich do ewidencji środków trwałych, przedsiębiorca ma nad nimi kontrolę – jest w stanie ustalić w każdej chwili ile ich jest, kto jest ich użytkownikiem i kiedy zostały zakupione – bez konieczności żmudnego odszukiwania tych informacji w fakturach zakupu za kilka ubiegłych lat.

Jeśli przedsiębiorca nie monitoruje kupowanych elementów wyposażenia, komputerów czy telefonów (wychodząc z założenia że ich jednostkowa wartość jest nieistotna), to musi brać pod uwagę, że w przypadku ich zaginięcia czy kradzieży zdarzenie takie może przejść niezauważone.

Brak jasnych zasad co jest, a co nie jest traktowane jako środki trwałe, co podlega ewidencji – i w rezultacie obowiązkowej inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzanej co 4 lata – znacznie ją utrudnia, czy wręcz uniemożliwia jej prawidłowe rozliczenie.

Autorka jest menedżerem w dziale audytu w Baker Tilly Poland