Księgowy musi się liczyć z odpowiedzialnością za błędy popełnione nawet pięć lat przed kontrolą skarbówki.

Tak było z pracownikiem spółki, który we wrześniu 2007 r. odszedł na emeryturę. Jako główny księgowy kierował działem księgowości oraz sprawował bieżący nadzór nad prawidłowością sporządzania i obiegu dokumentów, kwalifikowaniem, dekretowaniem i księgowaniem operacji gospodarczych i finansowych, rozliczaniem podatków i opłat i sprawozdawczością finansową. Nadzorował też i doradzał w pozostałych czynnościach i działaniach pracowników księgowości, dla których był bezpośrednim przełożonym. Tuż przed odejściem księgowego z pracy zakończyła się kontrola skarbowa, która wykazała liczne nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg spółki.

Stracona nadpłata

Okazało się, że w 2001 r. spółka nadpłaciła 13,5 tys. zł podatku w związku z błędnymi zapisami kosztów własnych związanych ze sprzedażą towarów, a w 2002 i 2003 r. spółka nie dopłaciła łącznie 21,4 tys. zł podatku, nieprawidłowo księgując zbyt wysokie koszty uzyskania przychodów. Naczelnik urzędu skarbowego odmówił wszczęcia postępowania w sprawie zwrotu nadpłaty, gdyż po upływie pięciu lat od złożenia zeznania podatkowego wygasło prawo do wystąpienia z takim wnioskiem.

Jakie przedawnienie

Sąd rejonowy, do którego trafił pozew spółki, nałożył na pracownika obowiązek zwrotu prawie 33 tys. zł jako odszkodowania za mienie niepowierzone. Stanowiło to równowartość jego trzymiesięcznego wynagrodzenia sprzed odejścia z pracy. Sąd stwierdził, że pracownik sprawował niedostateczny nadzór nad kierowanym przez siebie działem księgowości, dokonywał przeksięgowań niezgodnych z zasadami rachunkowości bądź akceptował takie czynności dokonywane przez podległych mu pracowników, nie stworzył też, mimo ciążących na nim obowiązków, czytelnego systemu kontroli i nadzoru takich operacji.

Sąd okręgowy oddalił powództwo spółki, gdyż uznał, że jej roszczenia się przedawniły. Powołał się na art. 291 § 2 kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia pracodawcy o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracownika wskutek nienależytego wykonania obowiązków ulegają przedawnieniu z upływem roku od dnia, w którym dowiedział się o szkodzie, nie później jednak niż z upływem trzech lat od jej wyrządzenia.

Odpowiedzialność za pomyłkę może sięgać nawet sześć lat wstecz

Sędziowie SN, do którego trafiła skarga kasacyjna spółki, stwierdzili, że roszczenia wobec księgowego nie uległy przedawnieniu (sygnatura akt: II PK 38/11)

. Kluczowe dla rozstrzygnięcia sprawy okazało się oddzielenie zdarzenia wyrządzającego szkodę od momentu powstania uszczerbku w majątku pracodawcy.

Zdaniem SN strata w postaci przedawnienia możliwości odzyskania nadpłaty podatku w 2001 r. powstała dopiero w 2007 r. Podobnie jest z obowiązkiem zapłaty zaległych podatków za lata 2002 i 2003, który powstał dopiero po przeprowadzeniu kontroli skarbowej i wykryciu tych nieprawidłowości. Gdyby nie ta kontrola, roszczenia fiskusa uległyby przedawnieniu, a pracownik uniknąłby odpowiedzialności.

– Ten wyrok powinien stanowić przestrogę dla księgowych, by ubezpieczali się od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania tego zawodu – komentuje Stefan Czerwiński, sekretarz Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. – Trzeba pamiętać, że przepisy podatkowe i ich interpretacja ciągle się zmieniają. Może się więc okazać, że księgowy wskutek tego zostanie obciążony odpowiedzialnością. Uwolni się od niej, jeśli udowodni, że dochował w swojej pracy należytej staranności.