Tak wynika z nowelizacji ustawy o rachunkowości, która jutro wchodzi w życie (DzU nr 144, poz. 900).

Możliwość przejścia na księgę przychodów i rozchodów dotyczy prowadzących samodzielnie działalność osób fizycznych, a także cywilnych i jawnych spółek takich osób oraz spółek partnerskich, których przychody w 2007 r. mieściły się w przedziale od 800 000 euro (3 022 000 zł) do 1 200 000 euro (4 533 000 zł). Ta pierwsza kwota to obowiązujący do tej pory limit, którego przekroczenie powodowało obowiązek założenia ksiąg rachunkowych. Teraz go podniesiono do 1 200 000 euro, a firmom, które nie przekroczyły tego pułapu, dano możliwość powrotu do księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z nowelizacją osoby fizyczne, cywilne i jawne spółki takich osób oraz spółki partnerskie będą w 2009 r. zobowiązane do prowadzenia ksiąg, jeśli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i z operacji finansowych za bieżący (2008) rok obrotowy wyniosą co najmniej 1 200 000 euro. Oczywiście zachowane zostaje prawo do prowadzenia ksiąg w przypadku, gdy przekroczenie tego limitu nie nastąpi. Przeliczenie limitu na złote powinno nastąpić po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na 30 września roku poprzedniego. Tak więc ustalając, czy istnieje obowiązek prowadzenia ksiąg w 2009 r., przychody roku bieżącego porównamy z równowartością 1 200 000 euro przeliczoną według średniego kursu NBP, jaki będzie obowiązywał 30 września 2008 r.

Nowelizacja nie ograniczyła się jednak tylko do zmiany limitu przychodów. Wprowadziła także możliwość przejścia w trakcie roku na księgę podatkową. Mianowicie wymienione wcześniej firmy, które na 1 stycznia 2008 r. były zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, a w związku z podniesieniem limitu przychodów nie muszą ich prowadzić, mogą w 2008 r. zamknąć księgi rachunkowe na ostatni dzień miesiąca, w którym weszła w życie nowelizacja. Ponieważ nowelizacja obowiązuje od 22 sierpnia, to ewentualne zamknięcie ksiąg musi nastąpić na 31 sierpnia.

Od 1 września firmy, które zdecydują się na taki krok, nie będą zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w ich miejsce muszą założyć podatkową księgę przychodów i rozchodów.

O założeniu księgi przychodów i rozchodów trzeba będzie pisemnie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. Trzeba to zrobić w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po tym, w którym wchodzi w życie nowelizacja, tj. do 22 września (20 września przypada w sobotę). W przypadku spółek zawiadomienie składa każdy ze wspólników, do urzędu właściwego miejscowo według swojego miejsca zamieszkania.

Rezygnacja z prowadzenia ksiąg rachunkowych (niezależnie od tego, czy przedsiębiorca zrobi to z dniem 31 sierpnia, czy 31 grudnia br.) wiąże się z obowiązkiem przeprowadzenia pełnej procedury ich zamknięcia oraz z obowiązkiem sporządzenia sprawozdania finansowego i z jego zatwierdzeniem. Konieczne będzie zatem w szczególności przeprowadzenie inwentaryzacji (spisy z natury, potwierdzenia sald, weryfikacja sald), a także księgowe ustalenie wyniku finansowego, poprzez przeniesienie sald odpowiednich kont na konto 86 „wynik finansowy”.

Jeśli zrezygnujemy z prowadzenia ksiąg z dniem 31 sierpnia, to sporządzając sprawozdanie finansowe za niepełny rok sprawozdawczy należy pamiętać o zapewnieniu porównywalności danych w sprawozdaniu (niepełny rok 2008 i wykazywany wraz z nim rok 2007). W szczególności należy pamiętać, aby w rachunku zysków i strat, jaki sporządzimy za okres od 1 stycznia 2008 r. do 31 sierpnia 2008 r., w kolumnie dotyczącej roku poprzedniego ująć dane za okres od 1 stycznia 2007 r. do 31 sierpnia (a nie grudnia) 2007 r. (art. 47 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Wymaga to oczywiście przeprowadzenia stosownego wyliczenia.

W jaki sposób podatnicy (w tym wspólnicy spółek), którzy zdecydują się zrezygnować z dniem 31 sierpnia z prowadzenia ksiąg rachunkowych i od 1 września założą podatkową księgę przychodów i rozchodów, mają obliczyć dochód, który jest podstawą ustalania zaliczek? W sposób przewidziany dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, z uwzględnieniem dochodu wynikającego z uprzednio prowadzonych ksiąg rachunkowych. Aby określić podstawę obliczenia podatku dochodowego za 2008 r., trzeba będzie przyjąć dochód ustalony na podstawie ksiąg rachunkowych oraz dochód wynikający z księgi przychodów i rozchodów za okres jej prowadzenia, tj. od września do grudnia.

Czasu na rezygnację z prowadzenia w bieżącym roku ksiąg rachunkowych jest mało. Nie należy jednak podejmować tej decyzji pochopnie, a w razie wątpliwości zaczekać z nią do końca roku, kiedy nadarzy się kolejna okazja do zmiany.

Przede wszystkim trzeba zastanowić się nad pozytywnymi i negatywnymi skutkami prowadzenia pełnej księgowości – zidentyfikować je i porównać. Musimy przede wszystkim pamiętać, że pełna księgowość to nie – jak chce ją widzieć część teoretyków lobbujących na rzecz przedsiębiorców – element biurokratycznego ciemiężenia firm, lecz przede wszystkim spójny i wydajny system opisujący wszystkie aktywa (składniki majątku) i pasywa (zobowiązania, kapitał własny) przedsiębiorstwa. Dzięki dobrze zorganizowanej księgowości mamy bieżącą i pełną wiedzę chociażby o stanie naszych należności i zobowiązań, o stanie zapasów, dokładną informację o kosztach (z podziałem na interesujące nas grupy) i przychodach, i to wszystko za dowolnie wybrany okres.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów dostarczy nam jedynie informacji o przychodach i kosztach (z bardzo wąskim, właściwie nieprzydatnym ich podziałem analitycznym), nie będzie jednak już możliwości szybkiego zapoznania się ze stanem należności i zobowiązań. Ten obszar księgowości zostanie zapewne zastąpiony jakąś inną formą ewidencji, tak samo zresztą jak np. rozrachunki ze wspólnikami czy środki pieniężne w kasie. Czy jednak warto zastępować jeden spójny i w pewnym sensie samokontrolujący się system ewidencyjny kilkoma innymi, często funkcjonalnie ze sobą niepowiązanymi? To właśnie trzeba przemyśleć.

Oczywiście ważnym argumentem są koszty prowadzenia pełnej księgowości, która – jak wynika z praktyki – jest istotnie droższą formą ewidencji niż podatkowa księga przychodów i rozchodów. Jest też znacznie bardziej złożona, pracochłonna (chociażby konieczność sporządzania bilansu) i sformalizowana. Z praktyki jednak wynika, że firmy prowadzące pełną księgowość i sporządzające w związku z tym sprawozdania finansowe są bardziej wiarygodne dla instytucji finansowych (kredytodawców, leasingodawców).

Autor jest biegłym rewidentem współpracującym z TPA Horwath Horodko Audit Poznań