3 lipca 2021 r. weszła w życie ustawa z 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza m.in. przepis art. 15 zzs (9) ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.
Zgodnie ze wspomnianym przepisem w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu Covid-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich w pierwszym piśmie procesowym wnoszonym przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego lub Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej podaje się adres poczty elektronicznej i numer telefonu przeznaczone do kontaktu z sądem. Niewykonanie tego obowiązku stanowi brak formalny pisma.
Stan epidemii na terenie Rzeczypospolitej Polskiej został wprowadzony w 20 marca 2020 r. na mocy rozporządzenia ministra zdrowia z tego samego dnia i obowiązuje do odwołania.
Czytaj więcej:
Od 3 lipca 2021 r. sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny).
Przepisy stanowią również, że datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym.
Oznacza to, że doręczenia do profesjonalnych pełnomocników za pośrednictwem portalu informacyjnego stały się regułą.
Nowe przepisy „łapią w locie" sprawy – obejmują nie tylko te wszczęte po 3 lipca 2021 r., ale również wcześniej.
Obowiązek pełnomocnika
Mimo że nie jest to wskazane wprost w przepisie, powyższe regulacje spowodowały, że w praktyce każdy profesjonalny pełnomocnik jest zobowiązany do posiadania dostępu do portalu informacyjnego, gdyż pisma w tradycyjnej formie nie będą już doręczane – chyba że uniemożliwi to charakter pisma. Dotychczas zależało to od preferencji pełnomocnika, który mógł, ale nie musiał posiadać konta w portalu.
Oznacza to bardzo dużo pracy dla pracowników sądów oraz prawników – aktywowanie konta pełnomocnika zawodowego następuje jednorazowo tylko w jednej apelacji. Pełnomocnik musi więc aktywować je osobno dla każdej z 11 apelacji. Ponadto dostęp do konkretnej sprawy przyznawany jest przez pracownika sądu po pozytywnym zweryfikowaniu, że w danej sprawie występuje zawodowy pełnomocnik. Przed wejściem w życie nowych przepisów praktyka nie była jednolita – niektóre sądy przyznawały uprawnienia automatycznie, inne czekały na wniosek pełnomocnika złożony za pośrednictwem portalu.
Aktualnie więc pracownicy sądu muszą przyznawać uprawnienia we wszystkich sprawach, również tych wszczętych wcześniej, w których uprawnienia nie były uprzednio przyznane.
Prawnicy muszą dokonać swoistego audytu – sprawdzić, czy wszystkie prowadzone przez nich sprawy znajdują się w portalu i czy przyznane zostały do nich uprawnienia. W przypadku, gdy mecenas posiada informację o sprawie, w której występuje jako pełnomocnik, i nie został mu jeszcze przyznany dostęp, powinien za pośrednictwem portalu złożyć stosowny wniosek o jego udzielenie.
Czytaj więcej
Portale informacyjne sądów zostaną mocno rozbudowane. Na początku skorzystają adwokaci i radcowie.
Problemy z doręczeniami
Nowelizacja wzbudziła wiele wątpliwości i problemów praktycznych zarówno wśród sędziów i pracowników sądów, jak i wśród profesjonalnych pełnomocników.
W pierwszej kolejności kontrowersje budzi zagadnienie, czy zmiana przepisów zobowiązuje prawników do posiadania konta w portalu. Przepisy nie stawiają wprost takiego wymagania, jednakże przeważający jest pogląd, że skoro wprowadzają regułę doręczeń przez portal, a nieodebranie pisma pociąga ze sobą fikcję doręczenia, to profesjonalny pełnomocnik chcąc nie chcąc musi posiadać konto w systemie.
Narzucanie obowiązkowego posiadania konta w portalu zdaniem niektórych jest niezgodne z konstytucją i stanowi przejaw dyskryminacji wobec osób wykluczonych cyfrowo – zwłaszcza pełnomocników w podeszłym wieku, wciąż aktywnych zawodowo.
Co więcej, w przypadku pełnomocników profesjonalnych na etapie zakładania konta weryfikowane są ich uprawnienia zawodowe. Portal bazuje na Rejestrze Osób Biorących Udział w Sprawie (ROBUS), który zawiera informacje pochodzące z list adwokatów i radców prawnych prowadzonych przez organy samorządów zawodowych. Pojawiają się sygnały, że dane nie wszystkich osób wykonujących zawody prawnicze znajdują się w systemie, a co do niektórych osób w systemie widnieje informacja, że ich uprawnienia zawodowe są zawieszone. Wymaga to interwencji we właściwej izbie radców prawnych bądź adwokackiej.
Kolejne problemy generuje sytuacja, w której strona posiada więcej niż jednego pełnomocnika bądź ustanowiono pełnomocnika substytucyjnego. Pełnomocnik główny nie ma możliwości zweryfikowania, ile osób ma dostęp do sprawy i czy ktoś nie odebrał już pisma procesowego wcześniej, co spowodowało rozpoczęcie biegu terminu procesowego. Może on jedynie zweryfikować datę, w której sam odebrał pismo.
Dotychczas większość korespondencji w kancelariach odbierana była przez pracowników sekretariatu. Aktualnie znaczna część korespondencji będzie musiała zostać odebrana w systemie osobiście przez pełnomocnika, co w przypadku wielu spraw sądowych prowadzonych przez kancelarię będzie wymagało dużego zaangażowania czasowego. Kancelarie muszą również ustalić nowe procedury pracy sekretariatu – pracownicy posiadający dostęp do portalu muszą wiedzieć, które pisma mogą otwierać samodzielnie, a które muszą zostać odebrane osobiście przez pełnomocnika.
Sprawy techniczne portalu również budzą wiele kontrowersji. System powiadamia o zmianach w sprawach esemesowo bądź poprzez wiadomość e-mail. Niestety, proces ten nie zawsze przebiega prawidłowo i system nie wysyła powiadomień o wszystkich zmianach w sprawach. Pełnomocnik, by zachować najwyższą zawodową staranność, jest więc zmuszony do zapoznawania się codziennie z wszystkimi sprawami widniejącymi na portalu. Im więcej spraw (więcej powiadomień), tym więcej czasu pełnomocnik będzie musiał poświęcić każdego dnia na zapoznanie się z portalem.
W praktyce zdarzają się również sytuacje, w których mimo powiadomienia o umieszczeniu przez sąd pisma na portalu załącznik nie jest dodany, nie da się go pobrać lub po pobraniu nie można zapoznać się z całością pisma przez problemy techniczne. Czasem na portalu najpierw pojawia się informacja o umieszczeniu pisma, a sam załącznik jest dodawany po paru dniach. Zdarza się też, że pismo przewodnie o doręczeniu orzeczenia zostaje dodane do portalu na kilka dni wcześniej przed zamieszczonym orzeczeniem. W takiej sytuacji nie wiadomo, od którego momentu liczony jest termin.
Czemu to ta tak ważne?
Datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym. W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym.
Ustalenie daty doręczenia pisma z sądu jest kluczowe ze względu na potrzebę ustalenia początku biegu terminów sądowych. Niektóre pisma zawierają zobowiązanie pełnomocnika lub strony do podjęcia konkretnego działania – np. złożenia odpowiedzi na pismo przeciwnika, zajęcia stanowiska, przesłania pytań do świadków przesłuchiwanych na piśmie i tym podobne. Pozostałe terminy wynikają bezpośrednio z przepisów, przykładowo odebranie wyroku wraz z uzasadnieniem rozpoczyna bieg 14-dniowego terminu na wniesienie apelacji.
W przypadku, gdy pełnomocnik nie może ustalić daty odebrania pisma lub nie ma możliwości odebrania pisma, nie może również ustalić terminu, w którym powinien wykonać konkretne działania – np. wnieść zażalenie, apelację itd. Niewykonanie tych obowiązków w zakreślonym lub ustawowym terminie spowoduje zwrot pisma albo odrzucenie środka zaskarżenia, tym samym może przynieść negatywne skutki procesowe dla reprezentowanej strony.
Parę dni przed wejściem w życie nowych przepisów Ministerstwo Sprawiedliwości dostarczyło NRA i KRRP pakiet instrukcji dotyczących Portalu Informacyjnego.
Dokumenty zawierają: instrukcję zakładania konta w Portalu, instrukcję zakładania i zarządzania subkontem, instrukcję uzyskiwania dostępu do sprawy oraz instrukcję odbierania pism. Również poszczególne Okręgowe Izby Adwokackie i Okręgowe Izby Radców Prawnych umieszczają na swoich stronach internetowych instrukcje oraz organizują szkolenia dla swoich członków.
Potrzebne ukształtowanie praktyki
Coraz więcej sądów w związku z problemami z portalem podejmuje decyzje o czasowym wstrzymaniu korzystania z niego w celu doręczeń. Sędziowie referenci wydają zarządzenia o odstąpieniu od doręczeń za pośrednictwem portalu czasowo bądź nawet do odwołania. Pozornie jest to rozwiązanie korzystne, jednakże praktyka po raz kolejny nie jest jednolita – różnice w stosowaniu bądź niestosowaniu portalu występują nie tylko pomiędzy poszczególnymi sądami, a nawet w obrębie różnych wydziałów jednego sądu bądź nawet pomiędzy poszczególnymi sędziami w obrębie jednego wydziału tego samego sądu.
Zarówno sędziowie, jak i profesjonalni pełnomocnicy zgodnie podnoszą, że nowelizacja została wprowadzona zbyt szybko. Dwutygodniowy okres pomiędzy podpisaniem ustawy a jej wejściem w życie nie był wystarczający dla zmodernizowania portalu oraz przygotowania sądów i prawników do nowej rzeczywistości. Brak w nim funkcjonalności pozwalającej na czytelne zapoznanie się i każdorazową weryfikację daty pobrania dokumentu. Zanim bowiem portal zostanie dostosowany do nowych realiów, a sędziowie, pracownicy sądów oraz profesjonalni pełnomocnicy wdrożą się w jego działanie, może minąć parę miesięcy. Do tego czasu w obiegu dokumentów, a co za tym idzie w postępowaniach sądowych będzie panował chaos.
Autor jest menedżerem Działu Prawnego Kancelarii GLC i radcą prawnym
