Bez względu na to, kto jest płatnikiem zasiłków – firma czy ZUS – pracownik musi dostarczyć zwolnienie lekarskie pracodawcy. Ma na to siedem dni, licząc od następnego dnia po jego wystawieniu. Jeśli się spóźni, dostanie co prawda świadczenie, ale niższe. Zasiłek będzie obcięty o 25 proc. od ósmego dnia choroby aż do dnia dostarczenia L4. Takie zasady postępowania przewiduje art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 159 ze zm., dalej ustawa zasiłkowa).
Taka sankcja nie dotknie spóźnialskiego tylko w dwóch przypadkach:
- ?gdy za czas zwolnienia ma prawo do wynagrodzenia chorobowego,
- ?jeśli chodzi o zasiłek chorobowy czy opiekuńczy za krótkie zwolnienie, np. na roboczy tydzień, czyli pięć dni.
Nawet jeśli pracownik złoży je w kadrach dopiero po powrocie do zdrowia, szef nie obetnie mu wypłaty. Obniżka jest możliwa, gdy zwolnienie wydano na co najmniej osiem dni.
Gdy zaświadczenie lekarskie obejmuje okres, za który pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, a następnie zasiłek chorobowy, to obniżyć można tylko zasiłek.
Fakt dostarczenia do firmy zwolnienia z poślizgiem nie jest też obojętny z punktu widzenia pracodawcy. Oznacza bowiem dla niego wiele utrudnień. Jeśli zakład nie jest płatnikiem zasiłków, bo zatrudnia tylko kilku ubezpieczonych, rola pracodawcy kończy się na przekazaniu do oddziału ZUS zwolnienia z adnotacją na odwrocie o dacie jego dostarczenia do zakładu. Gorzej, gdy sam dokonuje chorobowych wypłat. Wówczas niezbędne są dodatkowe rachunki. Ponadto operację tę musi czasem powtórzyć, jeśli niezdolność do pracy przypada na przełomie miesięcy, a podwładny zapewnia, że lada dzień zwolnienie nadejdzie pocztą.
Pracodawca powinien pamiętać, że sam fakt wysłania formularza pocztą w terminie, co podwładny potwierdził dowodem nadania przesyłki, nie obliguje go do dokonania pełnych wypłat. Jeśli poczta spóźni się z dostarczeniem przesyłki i dotrze ona po upływie siedmiu dni, pracodawca podaje ZUS termin jej otrzymania, a nie nadania. I na tej podstawie ZUS dokona odpowiednich cięć. Wówczas o zwrot pomniejszonej kwoty zasiłku ubezpieczony musi powalczyć bezpośrednio z organem rentowym. Dlaczego? Ponieważ – jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 22 maja 2012 r. (II PK 249/11) – pracodawca nie jest organem prowadzącym postępowanie w sprawie zasiłku chorobowego. Nie musi więc ustalać i podawać ZUS daty nadania przesyłki pocztowej przez podwładnego. Termin dostarczenia zaświadczenia, jako obowiązek ubezpieczonego, to dzień wpływu (dostarczenia) zaświadczenia do pracodawcy, a nie nadania przesyłki na poczcie.
Sposób postępowania pracodawcy zależy także od tego, czy zatrudniony dostarczył zaświadczenie lekarskie już po opłaceniu składek i złożeniu formularzy za miesiąc choroby czy przed tą operacją. Czasem wystarczy zwykłe odliczenie nadpłaty z następnej pensji. Tak będzie, gdy szef wypłacił pełne wynagrodzenie zamiast zasiłku chorobowego. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się bowiem kwotę wypłaconą w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który podwładny nie zachowuje prawa do pensji (art. 87 § 7 kodeksu pracy). Bez pisemnej zgody pracownika na odliczenie wolno go jednak dokonać tylko w najbliższym terminie wypłat, przypadającym bezpośrednio po bezpodstawnej wypłacie.
Dużo także zależy od tego, do jakiego świadczenia chory ma prawo. Jeśli okaże się, że zamiast wypłaconej „zwykłej" chorobówki powinien otrzymać pełny zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego, sprawa będzie jeszcze bardziej skomplikowana. Wówczas nie obejdzie się bez korekty dokumentacji ubezpieczeniowej.
W przyszłym roku zasady zasiłkowych rozliczeń mają się nieco zmienić. Obok papierowych ZUS ZLA wystawiane mają być także e-zwolnienia. Do końca 2017 r. będą jednak działać równolegle dwa systemy. Obok dokumentów elektronicznych honorowane będą ich wydruki, a także klasyczne papierowe formularze wystawiane np. w trakcie wizyt domowych. Nadal trzeba je będzie dostarczać płatnikowi zasiłku. Zniknąć ma też sankcja za nieterminowe dostarczenie papierowego L4. Niestety, pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłków, nadal będzie musiał je przesłać do ZUS z adnotacją, kiedy do niego dotarło.
