Błędne zawiadomienie powodujące nieopłatę należnych składek emerytalno-rentowych

- Otrzymaliśmy z ZUS zawiadomienie o zbyt wczesnym zablokowaniu przez pracowników podstawy składek emerytalno-rentowych. Spowodowało to ich niedopłatę. Było to ponad 3 lata temu i oprócz należności głównej wywołało wysokie odsetki. Jeden pracownik zgodził się pokryć zaległe składki z odsetkami w części finansowanej przez siebie. Co ze składkami płatnika? Czy można go obciążyć zapłatą? Jak potrącić te zaległości z wynagrodzenia? Drugiej osoby już nie zatrudniamy i unika kontaktu w tej sprawie. Obawiamy się, że sprawa uległa już przedawnieniu. Jak można wyegzekwować od niej zaległe składki? – pyta czytelnik.

Zasady opłacania składek na ubezpieczenie społeczne reguluje ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU ?z 2009 r. nr 205, poz. 1585, ze zm., dalej ustawa o sus). Właściwy jest tutaj jej art. 19 (w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2003 r.). Jego ust. 6 stanowi, że jeżeli do opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, ubezpieczony musi zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. Za skutki błędnego zawiadomienia powodującego niedopłatę należnych składek emerytalno-rentowych odpowiada ubezpieczony.

Trudno w porę trafić

Gdy pracownik ma kilka umów o pracę, powinien pilnować limitu opłacania składek i w porę, zgodnie z przepisami, ograniczyć u wszystkich płatników podstawę ich opłacania. W praktyce jest to bardzo trudne, gdyż rzadko etatowiec w porę zablokuje opłacanie składek. Zazwyczaj informacja o przekroczeniu kwoty rocznej ich podstawy jest spóźniona i powoduje nadpłatę.

Czasami jednak zdarza się odwrotnie – pracownik, błędnie licząc uzyskane przychody, od których odprowadza się składki emerytalno-rentowe, pomyli się i zablokuje ich odprowadzanie zbyt wcześnie. Powoduje to najpierw zaległość składkową płatnika, gdyż to on odpowiada za rozliczenia z ZUS. Dopiero później na zasadzie regresu może dochodzić tych kwot od ubezpieczonego. Taką kolejność potwierdza wyrok Sądu Apelacyjnego ?w Krakowie z 25 października 2012 r. (III AUa 601/12). Stwierdza, że „wnioskodawca jako płatnik składek jest zobowiązany do dokonania korekty dokumentacji rozliczeniowej oraz uiszczenia brakującej składki".

Tak na papierze

Zaległe składki można potrącić, jeżeli pracownik wyrazi zgodę na piśmie. W tej sprawie jest pewna kontrowersja, gdyż art. 87 k.p. stanowi, że z wynagrodzenia za pracę składki społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych odlicza się z mocy prawa bez uzyskiwania jakichkolwiek zgód pracownika. Jest to obowiązek narzucony przez ustawę i ma wyższe znaczenie niż oświadczenie woli etatowca.

Mogłoby się więc wydawać, że nie trzeba zgody na potrącenie zatrudnionemu składek dotyczących okresów wcześniejszych. Kodeks pracy nie konkretyzuje bowiem, o jakie składki chodzi – czy tylko bieżące wynikające z wypłaty wynagrodzenia, czy też o te zaległe, które powinien opłacić podwładny i które należało w swoim czasie potrącić ?z pensji, a – zresztą z jego winy – nie zostały opłacone. Orzecznictwo broni jednak pracownika przed takimi ujęciami i uznaje, że gdy składki nie zostały pobrane we właściwej wysokości, to znaczy, że etatowiec został bezpodstawnie wzbogacony. A od niego należności możemy wyegzekwować z wynagrodzenia, kiedy wyrazi zgodę, bądź na drodze sądowej, gdy takiej akceptacji pracodawca nie uzyska.

Kto obciąży

Gdy pracownik sam zawiadomił płatnika o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek i wskutek tego powstała niedopłata, to zgodnie z art. 19 ust. 6 ustawy o sus jest odpowiedzialny za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należności emerytalno-rentowych. Literalna interpretacja tego przepisu nakazuje obciążyć go za wszystkie niepobrane składki, w tym w części płatnika. Byłby to tzw. lex specialis w stosunku do art. 16 ust. 1 i ust. 1b ustawy o sus, gdzie jest mowa, kto ?i w jakich częściach finansuje składki emerytalno-rentowe. Te emerytalne przy umowach o pracę są regulowane w częściach równych przez pracownika i pracodawcę, natomiast na ubezpieczenie rentowe ?w stosunku do pracowników ?są finansowane w wysokości ?1,5 proc., a przez pracodawcę ?w wysokości 6,5 proc.

Przerzucanie na pracownika kosztów składek co do zasady pokrywanych przez płatnika to niebezpieczny precedens

Również rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. ?w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106) przewiduje, że gdy ubezpieczony, składając oświadczenie, o którym mowa w art. 19 ust. 5 ustawy ?o sus, poda informacje niezgodne ze stanem faktycznym, tak że powstanie zadłużenie ze składek emerytalno-rentowych, musi spłacić cały ten dług. Takie stanowisko potwierdza ZUS. O tej sprawie ?i kontrowersjach przy takim postępowaniu pisała „Rzeczpospolita" 23 lutego 2012 r. ?w artykule „Nadgorliwy ubezpieczony dostanie po kieszeni".

Dla pracownika zbyt wczesna blokada powoduje, że oprócz odsetek musi zapłacić swoistą karę w postaci składek finansowanych przez pracodawcę. Taka interpretacja może jednak okazać się niezgodna z ustawą i ideą ubezpieczeń społecznych. Oczywiście pracownik powinien zapłacić wynikające z tego odsetki, ale przerzucanie na niego kosztów składek, co do zasady pokrywanych przez płatnika, tworzy niebezpieczny precedens.

Terminy przedawnień

Pracownik sam blokujący potrącanie składek emerytalno-rentowych wyrządza pracodawcy szkodę, którą powinien naprawić. Nie można jednak w stosunku do niego ?i jego zobowiązań stosować ustawy o sus, gdyż reguluje ona obowiązki i prawa między ZUS a płatnikiem składek, gdy jest nim pracodawca. Pracownik może oczywiście kwestionować ustalenia ZUS jako czynna strona postępowania, natomiast w tym postępowaniu odpowiedzialność za składki spoczywa na płatniku, który później regresowo dochodzi zapłaconych należności od etatowca.

Art. 291 k.p. stanowi, że roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem ?3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. To nie będzie jednak roszczenie ze stosunku pracy, ale to o zasięgu szerszym. Orzecznictwo Sądu Najwyższego w tym zakresie broni osób, którym szkodę wyrządzono. SN w wyroku ?z 4 listopada 2010 r. (II PK 112/10) uznał, że „odpowiedzialność za delikt ma tę cechę (walor), że nie można wyłączyć jej zastosowania przez określone zadekretowanie, gdyż obowiązuje z mocy ustawy ?art. 415 k.c. Również z samej swej istoty nie może ona pozostawać w kolizji z odpowiedzialnością określoną w prawie pracy (art. 300 k.p.)". Dlatego zgodnie z art. 442 § 1 k.c. roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym przedawnia się z upływem lat 3 od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się o szkodzie i o osobie obowiązanej do jej naprawienia. Roszczenie wobec pracownika, który nie jest zatrudniony i unika kontaktu, nie przedawniło się i pracodawca może skutecznie ubiegać się o zwrot zapłaconych kwot.

Także najnowsze orzecznictwo podziela tę wykładnię ?i rozszerza stosowanie pojęcia, od kiedy należy liczyć termin przedawnienia. SN w uchwale ?z 5 grudnia 2013 r. (III PZP 6/13) stwierdził, że termin przedawnienia roszczenia pracodawcy (płatnika składek) z tytułu bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 i następne k.c.), będącego następstwem zapłaty przez niego składek społecznych pracowników w części, która powinna być przez nich finansowana, rozpoczyna bieg od dnia zapłaty tych składek przez pracodawcę.

Co z podatkiem

Przy potrącaniu zaległych składek trzeba szczególnie uważać na elementy, które mają szerokie konsekwencje. O potrącone składki należy zwiększyć w formularzu PIT-11 kwotę składek opłaconych przez ubezpieczonego. Choć dotyczą innego okresu, ubezpieczony sfinansował je w tym roku, co zmniejszy zobowiązanie podatkowe w rozliczeniu rocznym. Należy tu wykazać składki, które pokrył pracownik. Jeżeli opłacił też składki płatnika, to zgodnie z literalnym brzmieniem art. 26 ust. 1 pkt 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dochód pomniejsza się po odliczeniu kwot składek określonych w ustawie o sus potrąconych w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika. Jeżeli podatnik zapłaci składki za pracodawcę, to – w mojej ocenie ?– powinien mieć też w tej części odliczane składki z dochodu podlegającego opodatkowaniu.

Całkowicie inaczej jest ze składką zdrowotną. Przy zwiększeniu podstawy składek emerytalno-rentowych ?zmniejsza się podstawa ubezpieczenia zdrowotnego. Powoduje to powstanie nadpłaty tej składki. Ponieważ finansuje ją pracownik, należy mu ją zwrócić w wysokości wynikającej ?z nadpłaty.

Rzecz oczywista, ale wymagająca wyjaśnienia, że w tej sytuacji nie dokonuje się żadnych potrąceń. Kwotę nadpłaty wypłaca się pracownikowi, ?a ten powinien tę część składki, która podlegała odliczeniu od podatku, wykazać i wpłacić, składając roczne zeznanie ?o wysokości osiągniętego dochodu za dany rok. Obowiązek ten nałożony art. 45 ust. 3a ustawy o pdof potwierdza interpretacja podatkowa wydana przez dyrektora Izby Skarbowej ?w Warszawie 6 czerwca 2012 r. (IPPB4/415-185/12-4/SP).

Przykład

W związku z nieopłaceniem składek płatnik musiał skorygować za pana Jana deklarację, gdzie ?w konsekwencji powstała ?nadpłata składki zdrowotnej.

Podstawa nadpłaty to 423 zł, kwota naliczonej składki zdrowotnej (9 proc.) to 38,07 zł, ?w tym zdrowotna podlegająca odliczeniu z podatku 32,78 zł, finansowana ze środków podatnika 5,29 zł.

Pracownik powinien wykazać ?i doliczyć do należnego podatku ?za dany rok kwotę składek zwróconych, uprzednio odliczonych od podatku, czyli 32,87 zł.

Jaka kolejność przy niedopłacie

Krok

1.

Przejrzeć dokumenty

Należy porównać raporty RCA – ten pierwotny i ten korygowany – oraz wyliczyć wynikającą z tego różnicę.

Przykład

W raporcie RCA za 10/2010 pracownik miał następujące podstawy i składki:

- Podstawa ubezpieczenia emerytalnego 1000 zł, składka potrącona pracownikowi        97,60 zł

- Podstawa ubezpieczenia rentowego 1000 zł, składka potrącona pracownikowi        15,00 zł

- Podstawa ubezpieczenia chorobowego 7000 zł, składka potrącona pracownikowi      171,50 zł

- Podstawa ubezpieczenia zdrowotnego 6715,90 zł, składka potrącona pracownikowi  604,43 zł

- Suma potrąconych składek społecznych pracownikowi               284,10 zł

- Potrącona składka zdrowotna                       604,43 zł