Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składka na ubezpieczenie wypadkowe jest zróżnicowana dla poszczególnych płatników składek i ustalana w zależności od poziomu zagrożeń zawodowych i skutków tych zagrożeń. Zgodnie zaś z art. 22 ust. 1 pkt 4 tej samej ustawy składka na ubezpieczenie wypadkowe może wahać się pomiędzy od 0,40 proc. do 8,12 proc. podstawy wymiaru (z uwzględnieniem zniżek za bezszkodowość i zwyżek za błędy w jej wyliczaniu czy powtarzające się wypadki przy pracy).

Ustal liczbę pracowników

Wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe płacone przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą za siebie i zatrudnionych zależy od tego, czy zatrudnia on do 9, czy więcej pracowników. W przypadku małych firm, zatrudniających do 9 pracowników, sprawa wyliczenia stawki składki jest prosta, i wynosi ona obecnie 1,93 proc.

Wyliczenia komplikują się, gdy przedsiębiorca zatrudnia większą liczbę pracowników. Podstawowa zasada jest taka, że ZUS każe oceniać stan zatrudnienia w każdej firmie, do końca marca danego roku. Przedsiębiorca ma więc obowiązek obliczyć przeciętne zatrudnienie w swojej firmie w poprzednim roku lub w miesiącach od rozpoczęcia działalności.

Co ważne, rozpoczynający działalność przez pierwsze miesiące opłacają składkę według stanu zatrudnienia (liczby zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych) z pierwszego miesiąca od rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Przykład 1

Firma X rozpoczęła działalność gospodarczą w lutym 2013 r., zatrudniając wówczas pięciu pracowników. W marcu, kwietniu i czerwcu zatrudniła kolejne osoby. W połowie roku liczba pracowników przekroczyła 15 osób. Przedsiębiorca przez cały czas opłaca za nich składkę w podstawowej wysokości 1,93 proc. Obliczenie średniego zatrudnienia nastąpi dopiero pod koniec marca 2014, wówczas przedsiębiorca wyliczy, czy w poprzednim roku przekroczył limit 10 pracowników i powinien przyjąć stawkę składki określoną dla rodzaju działalności, którą prowadzi.

Wyliczenie przeciętnego zatrudnienia nie jest skomplikowane. Wystarczy, że pracodawca zsumuje liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i tę liczbę podzieli przez miesiące, w których prowadził działalność gospodarczą.

Przykład 2

Firma X, w lutym 2013 zatrudniała 5 osób, w marcu przybyło dwóch pracowników, podobnie w kwietniu, a w czerwcu zatrudniono kolejnych 6 osób. Wszyscy zachowają zatrudnienie do końca roku. W poszczególnych miesiącach stan zatrudnienia wynosił więc: 5+7+9+9+15+15+15+15+15+15+15 – razem 135. Podzielone przez 11 miesięcy daje wskaźnik zatrudnienia 12,27. Ułamki poniżej 0,5 zaokrągla się w dół, a ułamki od 0,5 zaokrągla się w górę. W tym przypadku wskaźnik średniego zatrudnienia przekroczył 9 osób, przedsiębiorca będzie musiał więc przyjrzeć się dokładnie tabeli określającej stawki składki na ubezpieczenie wypadkowe w poszczególnych branżach.

W praktyce obliczanie średniego zatrudnienia w firmie w poszczególnych miesiącach jest bardziej skomplikowane niż w przedstawionym wyżej przykładzie. To dlatego, że w wyliczeniach uwzględnia się pracowników, którzy w danym miesiącu chociaż przez jeden dzień podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu. W wyliczeniach nie uwzględnia się więc osób, które przebywały przez cały miesiąc na urlopie wychowawczym, bezpłatnym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego przysługujący przybranym rodzicom a także osoby, które odbywały zasadniczą służbę wojskową,

Sprawdź grupę działalności

Przedsiębiorca, który wyliczy, że w poprzednich miesiącach zatrudniał średnio 10 lub więcej pracowników, powinien ustalić rodzaj wykonywanej przez niego działalności gospodarczej i przypisaną do niej stawkę składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Rodzaj działalności trzeba ustalić na podstawie kodu PKD zgłoszonego przez przedsiębiorcę do rejestru REGON.  W tej procedurze podstawowe znaczenie ma więc rozporządzenie Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności. Jeśli przedsiębiorca zgłosił kilka zakresów prowadzonej działalności, do wyliczeń powinien wziąć pod uwagę przeważający rodzaj działalności. Do ustalenia grupy i rodzaju działalności, od których zależy wysokość składki wypadkowej, z pięciocyfrowego numeru REGON należy wziąć dwie pierwsze liczby i dopasować je do sekcji wspomnianego rozporządzenia RM z 2007 r.

Oblicz wysokość składki

W zależności od branży, w której działalność prowadzi przedsiębiorca, przyjdzie mu zapłacić składki w różnej wysokości. Ich stopy procentowe określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Przykładowo, według tych przepisów, przy działalności związanej z administracyjną obsługą biura (kod PKD – N-82) lub działalności w branżach: finansowej i ubezpieczeniowej (kod PKD – K) stawka składki na to ubezpieczenie jest najniższa i wynosi 0,67 proc.

Z kolei w najbardziej ryzykownej, zdaniem ustawodawcy, działalności związanej z wydobyciem węgla kamiennego (kod PKD – B-05) stawka składki na ubezpieczenie wypadkowe jest najwyższa i wynosi 3,86 proc.

Dbaj o wyliczenia i bhp

O prawidłowe wyliczenie liczby pracowników i określenie stawki składki wypadkowej przedsiębiorca musi dbać sam tylko przez pierwsze trzy lata zatrudniania powyżej średnio 9 pracowników miesięcznie. Po upływie tego okresu zadanie wyliczania składki na ubezpieczenie wypadkowe przejmuje na siebie ZUS. Co roku do 30 kwietnia przesyła on do przedsiębiorcy informację na temat stawki składki, jaka będzie go obowiązywała do końca marca następnego roku. W tych wyliczeniach ZUS uwzględnia informacje przesyłane co roku przez takiego przedsiębiorcę w druku ZUS IWA. Do wyliczeń weźmie zwyżki składki wynikające z zaistniałych u danego przedsiębiorcy wypadków przy pracy, a także liczby pracowników zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Co ważne, przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że jeśli źle obliczy średnie zatrudnienie w swojej firmie w poszczególnych miesiącach, może liczyć się z karą ze strony ZUS w postaci nałożenia na niego specjalnej podwyżki składki na ubezpieczenie wypadkowe. Zgodnie z art. 34 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, jeśli w wyniku błędu przedsiębiorcy doszło do zaniżenia składki na ubezpieczenie wypadkowe, poza obowiązkiem wyrównania zaległości ZUS nakłada na przedsiębiorcę podwyższoną stopę procentową na cały rok składkowy (w wysokości 150 proc. stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych).

Przedsiębiorca może się jednak bronić przed taką podwyżką, jeśli udowodni, że nie ponosi on odpowiedzialności za błędy w druku ZUS IWA. Tak wynika z wyroku Sądu Najwyższego (sygn. akt III UK 53/12), w którym sędziowie odmówili ZUS prawa do karnej podwyżki składki. Okazało się bowiem, że błędy popełniła pracownica w zagrożonej ciąży, która tuż po wypełnieniu i przesłaniu tego druku do ZUS poszła na zwolnienie lekarskie.

Poza tym przedsiębiorca rażąco naruszający przepisy bhp – co zostanie stwierdzone podczas dwóch kolejnych kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, musi liczyć się z podwyżką składki o 100 proc. na wniosek PIP. Decyzję w tej sprawie wydaje ZUS. Zgodnie z jednym z ostatnich wyroków SN (sygn. akt I UK 526/12) podwyżka jest możliwa jednak tylko w takiej sytuacji, gdy to przedsiębiorcy można przypisać odpowiedzialność za rażące naruszenie przepisów bhp. Jeśli do naruszeń doszło z wyłącznej winy pracowników, wówczas ZUS nie może karać z tego powodu przedsiębiorcy.