Zlecenia i kontrakty z zagranicy są łakomym kąskiem również dla małych czy mikro- przedsiębiorców. Szczególnie że wysyłanie pracowników do innego państwa nie musi wiązać się z koniecznością ich zarejestrowania w obcej instytucji ubezpieczeń społecznych. Składki można opłacać w Polsce. Takie nieduże firmy często wysyłają swoich podwładnych (np. budowlańców) w celu wykonywania zadań w innym państwie.

Zasadą jest, że delegowany pracownik powinien być zarejestrowany w systemie ubezpieczeń społecznych państwa, w którym wykonuje pracę. Tam też należy opłacać za niego składki.

Niekiedy możliwe jest jednak pozostanie przy polskim ZUS. Unijne rozporządzenie z 29 kwietnia 2004 r. (nr 883/2004) określa bowiem wyjątki od zasady „gdzie praca, tam ubezpieczenie społeczne". W celu skorzystania z jego udogodnień konieczne jest jednak spełnienie – zarówno przez przedsiębiorcę, jak i przez wysyłanego poza granice Polski podwładnego – trzech warunków.

Zgodnie z pierwszym pracodawca wysyłający musi prowadzić znaczną część działalności na terenie Polski. W tym zakresie bada się m.in.:

- gdzie firma ma swoją siedzibę,

- gdzie rzeczywiście prowadzi administrację,

- czy większość umów z klientami jest zawierana w Polsce,

- jaki jest okres zarejestrowania przedsiębiorcy w kraju.

Przede wszystkim pracodawca musi być jednak w stanie wykazać, że co najmniej 25 proc. swojego obrotu uzyskuje w Polsce. W razie spełnienia tego warunku powstaje domniemanie, że w Polsce prowadzona jest znaczna część działalności.

Drugim warunkiem jest to, aby bezpośrednio przed delegowaniem pracownik był objęty polskim ubezpieczeniem społecznym. W praktyce oznacza to konieczność objęcia ubezpieczeniami w ZUS przez co najmniej miesiąc przed wyjazdem. Nie jest ważny tytuł do objęcia ubezpieczeniem (czy jest to aktualne zatrudnienie). Może to być np. wcześniejszy stosunek pracy lub zatrudnienie na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Konieczne jest również, aby przez cały okres delegowania istniał bezpośredni związek między pracownikiem a przedsiębiorcą wysyłającym. Zatrudniony ma dalej podlegać polskiemu pracodawcy i otrzymywać od niego wynagrodzenie (choćby za pośrednictwem innego podmiotu).

Jeżeli te warunki są spełnione, szef, który zamierza delegować podwładnych do pracy za granicą, powinien udać się do właściwej jednostki ZUS i wystąpić o poświadczenie formularzy A-1. W razie ewentualnej kontroli w miejscu wykonywania pracy za pomocą tych dokumentów wykaże się podleganie polskiemu ZUS, a tym samym zwolnienie z obowiązku rejestracji w miejscowych ubezpieczeniach społecznych.

Konieczność spełnienia tych warunków ma na celu ukrócenie działalności firm – tzw. skrytek pocztowych. Takie podmioty mogłyby rejestrować swoją siedzibę w państwie członkowskim, w którym składki są niższe. Następnie zatrudniałyby pracowników tylko po to, aby ich delegować do pracy w innym kraju, gdzie obciążenia są wyższe. A przecież nie taki był cel wprowadzenia koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych w Europie.

Należy przy tym pamiętać, że rozporządzenie 883/2004 stosuje się do delegowania pracowników do państw członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii.

Autorka jest radcą prawnym, kieruje zespołem prawa pracy w K&L Gates Jamka sp.k.