Artykuł 125 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm., dalej ustawa emerytalna) zobowiązują szefów do:

- współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,

- wydawania pracownikowi lub ZUS zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

Z kolei rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (DzU nr 237 poz. 1412, dalej rozporządzenie) określa m.in.:

- rodzaje dowodów uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokości, które należy dołączyć do wniosku w sprawie przyznania świadczeń,

- rodzaje dowodów uzasadniających prawo do świadczeń lub ich wysokość, gdy konto ubezpieczonego nie zawiera tych danych,

- zakres danych, które można udowodnić zeznaniami świadków lub oświadczeniami ubezpieczonych, ze wskazaniem ich formy.

Zgodnie z rozporządzeniem dowodem potwierdzającym okresy zatrudnienia na mocy umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę jest świadectwo pracy, zaświadczenie płatnika składek lub innego właściwego organu, wydane na podstawie posiadanych dokumentów lub inny dokument, w tym w szczególności:

- legitymacja ubezpieczeniowa,

- legitymacja służbowa, legitymacja związku zawodowego, umowa o pracę, wpis w dowodzie osobistym oraz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia.

Dokumenty o zatrudnieniu i wynagrodzeniu za okres od 1 stycznia 1999 r. do dnia złożenia wniosku o świadczenie nie są wymagane. A to dlatego, że od 1 stycznia 1999 r. każdy ubezpieczony ma indywidualne konto w ZUS. Dokumenty te nie są też wymagane, jeżeli złożone zostały po to, aby ustalić kapitał początkowy albo prawo do innego świadczenia.

Archiwa i prywatni przechowawcy

Przy dokumentowaniu zatrudnienia innym osobom niż własnym pracownikom archiwa i inne jednostki przechowujące dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów pracy mają prawo wydawać na jej podstawie odpisy, wyciągi, kopie przechowywanych dokumentów, a także zaświadczenia, uwierzytelnione i podpisane przez kierujących takim archiwum.

Treść takiego zaświadczenia powinna uwzględniać żądania osoby ubiegającej się o taki dokument. Jednak do jego wydania archiwum nie może wykorzystywać opracowanego przez ZUS druku o symbolu Rp-7.

Jest on zastrzeżony wyłącznie dla pracodawców. Dlatego do potwierdzenia okresów zatrudnienia do celów emerytalno-rentowych wystarczą wydane przez archiwa i inne jednostki przechowujące dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów uwierzytelnione kserokopie:

- świadectw pracy,

- umów o pracę itp. lub

- sporządzone i podpisane przez uprawnioną osobę na podstawie posiadanej dokumentacji wypisy lub zaświadczenia, których treść powinna uwzględniać żądania osoby zainteresowanej zaświadczeniem na dowolnie ustalonym wzorze.

Archiwa i prywatni przechowawcy nie mogą natomiast wydawać zaświadczeń o zarobkach na druku ZUS Rp7, gdyż nie są do tego uprawnione.

Inne dowody

Dla wymienionych poniżej okresów dowodami są odpowiednio następujące dokumenty:

- przerwy w pracy spowodowane koniecznością sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub osobą uprawnioną do dodatku pielęgnacyjnego – orzeczenie komisji lekarskiej do spraw inwalidztwa i zatrudnienia, uprawniające do przyznania zwiększonego zasiłku rodzinnego na dziecko lub dodatku pielęgnacyjnego oraz oświadczenie zainteresowanego,

- okres nauki w szkole ponadpodstawowej i studiów doktoranckich – zaświadczenie właściwych organów administracji szkolnej,

- okresy służby wojskowej, pobytu w niewoli lub w obozach dla internowanych żołnierzy – książeczka wojskowa lub zaświadczenie właściwych organów,

- wykonywanie pracy przymusowej od 1 września 1939 r. – wszelkie dokumenty stwierdzające fakt wykonywania takiej pracy,

- okres pozostawania bez pracy – zaświadczenia organów właściwych do spraw zatrudnienia (pośrednictwa pracy), a także inne dowody, z których w sposób niewątpliwy wynika fakt i okres pozostawania bez pracy,

- okres pracy nakładczej - zaświadczenie uspołecznionego zakładu pracy, stwierdzające okresy pracy, uzasadniające obowiązek ubezpieczenia albo wykaz zarobków,

- zaokrętowanie marynarzy polskich w charakterze członków załogi na statku bandery własnej lub koalicyjnej, przeznaczonym do działań wojennych w okresie wojny 1939–1945 r. – zaświadczenie właściwych organów wojskowych.

Zaświadczenie wystawione przez urząd pracy dowodzi okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych czy okresy udokumentowanej niezdolności do pracy, za które z funduszu pracy zostały wypłacone: zasiłki dla bezrobotnych, zasiłki szkoleniowe lub stypendia.

Z Ministerstwa Sprawiedliwości

Zaświadczenie właściwego organu resortu sprawiedliwości jest środkiem dowodowym stwierdzającym okresy:

- pracy wykonywanej – w wymiarze czasu pracy nie niższym niż połowa obowiązującego pracownika w danym zawodzie – w czasie odbywania kary pozbawienia wolności, kary aresztu wojskowego, kary aresztu za wykroczenie oraz w czasie tymczasowego aresztowania,

- pobytu w więzieniu z przyczyn politycznych na obszarze państwa polskiego lub Związku Socjalistycznych Republik Radzieckich,

- niesłusznego pozbawienia wolności.

Okres pobytu w więzieniu z przyczyn politycznych w ZSRR można udowodnić wszelkimi dokumentami na piśmie lub zeznaniami świadków.

Dowodem stwierdzającym okres internowania na podstawie dekretu z 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (DzU nr 29, poz. 154, z 1982 r. nr 3, poz. 18 i z 1989 r. nr 34, poz. 178) jest zaświadczenie właściwego organu wydającego decyzję o internowaniu i o jego uchyleniu.

Wcześniejsza emerytura

Przy ustalaniu uprawnień do wcześniejszej emerytury ubezpieczonych urodzonych po 31 grudnia 1948 r., którzy spełnili warunki określone w art. 184 ustawy emerytalnej, niezbędnym dowodem jest świadectwo wykonywania prac w szczególnych warunkach lub świadectwo pracy. Dokumenty te powinny zawierać zwłaszcza dane dotyczące przyporządkowania danego stanowiska pracy do rodzaju prac określonych w wykazach A i B.

Stanowią one załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (DzU nr 8, poz. 43 ze zm.). Dane te powinny wynikać z prowadzonej przez pracodawcę ewidencji stanowisk pracy w szczególnych warunkach, ewidencji zatrudnionych na nich pracowników oraz stosownych zapisów w aktach tych pracowników.

Komu potwierdzi ZUS

Oddział lub inspektorat ZUS, właściwy ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy) lub miejsce wykonywania pracy, ma dokumentację tych zakładów i instytucji, które przed 1999 r. rozliczały składki na ubezpieczenie społeczne za zatrudnionych w deklaracjach imiennych.

ZUS potwierdzi okresy opłacania składek oraz wysokości podstawy ich wymiaru na podstawie posiadanych akt. Chodzi tu o deklaracje rozliczeniowe, protokoły z kontroli lub kopie decyzji o podleganiu lub niepodleganiu ubezpieczeniu oraz zapisy na koncie płatnika składek.

Potwierdzają inni

Jeśli zainteresowany nie może wykazać okresu zatrudnienia pisemnymi dowodami, ZUS w niektórych przypadkach dopuszcza przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków. Osoba ubiegająca się o emeryturę lub rentę powinna złożyć do ZUS pisemne lub ustne oświadczenie o tym, że nie ma odpowiednich dokumentów.

Informuje jednocześnie o przyczynach uniemożliwiających ich uzyskanie oraz wskazuje dwóch świadków, którzy w tym samym okresie pracowali z nią.

Świadek może złożyć zeznania w formie pisemnej lub ustnie do protokołu w ZUS. Powinny one zawierać:

- imię i nazwisko, datę urodzenia oraz adres zamieszkania świadka,

- stwierdzenie, czy i jaki stosunek pokrewieństwa lub powinowactwa łączy świadka z zainteresowanym,

- dane dotyczące okresów zatrudnienia zainteresowanego,

- numer świadczenia oraz wskazanie organu, który to świadczenie ustalił, jeżeli świadek ma ustalone prawo do świadczenia,

- podpis świadka,

- podpis i pieczątkę osoby spisującej zeznania lub potwierdzającej podpis świadka.

Ważne!

Zeznania świadków mogą dotyczyć wyłącznie okresów zatrudnienia przypadających przed 15 listopada 1991 r.

Przykład

Pracodawca kompletuje wniosek o emeryturę dla pracownika, który w marcu 2013 r. kończy 65 lat. Za lata 1985–1990 nie ma on dokumentów (firma nie istnieje) ani wpisu w legitymacji ubezpieczeniowej Okres ten będzie mógł udokumentować zeznaniami świadków. W tym celu musi złożyć w ZUS oświadczenie o braku odpowiednich dokumentów.

Jednocześnie podaje, dlaczego nie może ich uzyskać oraz wskazuje dwóch świadków, którzy w tym samym okresie z nim pracowali. Osoby te powinny zaświadczyć, w jakich okresach pracowały z zainteresowanym, oraz czy była to praca stała, w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu, sezonowa czy dorywcza.

Prawda z głosu

Zeznaniami świadków wolno także udowodnić:

- okresy zatrudnienia pracowników młodocianych, przypadające przed 1 stycznia 1975 r.

- okresy pracy przymusowej wykonywanej:

– na rzecz hitlerowskich Niemiec w czasie drugiej wojny światowej,

– na rozkaz władz alianckich do 31 grudnia 1945 r.,

– na obszarze b. ZSRR od 17 września 1939 r. do 31 grudnia 1956 r.,

- okresy zatrudnienia osób, których dokumenty uległy zniszczeniu na skutek powodzi z lipca 1997 r.