Obniżenie zasiłku chorobowego za nieterminowe dostarczenia zwolnienia lekarskiego

- W styczniu pracownik po raz kolejny w tym roku nie był w pracy. Tym razem przez 12 dni roboczych. Co prawda telefonicznie przekazał informację, że jest chory i ma zwolnienie od 7 do 22 stycznia, ale formalnie nie usprawiedliwił swojej nieobecności ani podczas choroby, ani bezpośrednio po powrocie do pracy. Nie przedstawił ZUS ZLA, bo jak twierdził, je zgubił. Nieobecność uznaliśmy więc za nieusprawiedliwioną. Pracownik dostarczył zwolnienie dopiero w lutym. Teraz też ma otrzymać wynagrodzenie chorobowe za pierwszych osiem dni choroby i zasiłek za pozostałe dni. Czy w takiej sytuacji musimy złożyć korektę złożonych dokumentów za styczeń? Czy wypłatę możemy obniżyć z powodu nieterminowego usprawiedliwienia nieobecności? –

pyta czytelnik.

Korekta dokumentacji ZUS jest w tym przypadku niezbędna. Częściowo wypłatę można obniżyć, bez naliczania przy okazji odsetek za zwłokę. Zacznijmy jednak od zasad usprawiedliwiania chorobowych nieobecności.

Informacja w dwa dni

Pracownik musi najpóźniej w drugim dniu nieobecności poinformować przełożonego (osobiście, telefonicznie, pocztą elektroniczną itd.) o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania. Tak stanowi § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281 ze zm.).

Niedotrzymanie tego terminu mogą usprawiedliwiać jedynie szczególne okoliczności skutkujące tym, że zatrudniony nie był w stanie dopełnić obowiązku określonego w tym przepisie. Chodzi o obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe (np. pobyt w szpitalu).

Tydzień na L-4

Jednak samo poinformowanie o chorobie nie wystarczy. Jednym z podstawowych dokumentów niezbędnych do wypłaty zasiłku w razie niedyspozycji zdrowotnej jest zaświadczenie lekarskie, wydawane obecnie na druku ZUS ZLA.

Zgodnie z art. 62 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa) ubezpieczony musi dostarczyć zwolnienie płatnikowi zasiłków w ciągu siedmiu dni od jego otrzymania. Przyjmuje się, że zaświadczenie otrzymał od lekarza w terminie jego wystawienia, chyba że ten udowodni, że był to inny dzień.

Bez względu na to, czy płatnikiem jest szef, czy ZUS, podwładny musi dostarczyć ten dokument pracodawcy. Ten zaś – jeśli w danym roku nie wypłaca świadczeń chorobowych (z uwagi na fakt zgłaszania do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych) zaświadczenie lekarskie przesyła do ZUS, przedstawiając jednocześnie informację na temat faktycznej daty jego otrzymania od ubezpieczonego.

Mniej o 1/4

W razie niezachowania ustawowego, siedmiodniowego terminu na dostarczenie zwolnienia, wypłacony zasiłek chorobowy obniża się o 25 proc. począwszy od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego. Od tej kary można odstąpić tylko wtedy, gdy chory nie mógł dostarczyć zaświadczenia z przyczyn od siebie niezależnych (art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Ocena, czy rzeczywiście istniały przyczyny uniemożliwiające podwładnemu dostarczenie zwolnienia, należy do pracodawcy. Jeśli uzna, że nie było żadnych obiektywnych przesłanek uzasadniających niezachowanie ww. terminu, to może wypłacić pracownikowi pomniejszony zasiłek chorobowy.

Przykład

Pani Aneta choruje i pobiera zasiłek chorobowy od grudnia 2012 r. Ostatnie otrzymane zwolnienie lekarskie na okres od 1 do 18 lutego wysłała do kadr dopiero 12 lutego (listem poleconym). Dokument dotarł do firmy 13 lutego.

Ponieważ nie było żadnych okoliczności, które mogłyby usprawiedliwić opieszałość pracownicy, pracodawca wypłacił jej zasiłek, obniżając go o 25 proc. za okres od 8 do 12 lutego.

Od 13 do 18 lutego pani Aneta otrzymała już świadczenie w pełnej wysokości. Podobnie za pierwsze siedem dni choroby ma prawo do pełnych pieniędzy zasiłkowych.

Uwaga!

Obniżenie pieniędzy za czas niezdolności do pracy dotyczy jedynie zasiłku chorobowego. Jeśli pracownik ma otrzymać wynagrodzenie chorobowe finansowane ze środków pracodawcy, to przysługuje mu ono w pełnej wysokości. W takim przypadku obniżenie nie jest dopuszczalne, nawet jeśli podwładny nie dostarczy formularza ZUS ZLA do końca okresu orzeczonej niezdolności do pracy.

W sytuacji opisanej przez czytelnika, z tytułu choroby i w konsekwencji niedotrzymania terminu na dostarczenie zwolnienia (pracownik powinien je dostarczyć najpóźniej 14 stycznia), może on liczyć na:

- wynagrodzenie chorobowe za pierwszych osiem dni niedyspozycji (7–14 stycznia),

- zasiłek chorobowy, ale obniżony o 25 proc. (15-22 stycznia).

Obniżka dla każdego

Tydzień na dostarczenie zwolnienia lekarskiego ciąży na każdym niezdolnym do pracy ubezpieczonym. Nie ma znaczenia, czy z tytułu choroby ma otrzymać „zwykły" 80 proc. zasiłek chorobowy, czy 100 proc. przysługujący ciężarnym mamom za czas niedyspozycji zdrowotnej i tym, których choroba jest skutkiem wypadku w drodze do pracy lub z pracy.

Niższa pensja

Pracownik, który nie przedłoży w firmie zwolnienia lekarskiego, nie dostanie zasiłku za czas nieudokumentowanej choroby. To oczywiste. Poza tym z powodu niepłatnej nieobecności w pracy otrzyma niższe wynagrodzenie za pracę.

Pensję za ten miesiąc należy obliczyć zgodnie z dyspozycją § 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej wysokości, to aby obliczyć należność przysługującą mu za przepracowaną część miesiąca, gdy przez pozostałe jego dni był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż choroba (bez prawa do wynagrodzenia), należy kolejno:

- podzielić stałą stawkę pensji przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w tym miesiącu,

- otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę godzin jego nieobecności w pracy,

- odjąć obliczony iloczyn od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc.

Po dostarczeniu przez zatrudnionego zwolnienia lekarskiego, gdy ma on prawo do zasiłku za ten czas, trzeba przeliczyć wynagrodzenie według zasad określonych w § 11 powyższego rozporządzenia. W tym celu:

- miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 (bez względu na to, ile dni ma dany miesiąc kalendarzowy),

- otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę dni nieobecności pracownika spowodowanej np. chorobą lub sprawowaniem opieki nad dzieckiem,

- wyliczony iloczyn odejmuje się od wynagrodzenia należnego w stałej miesięcznej stawce.

Przykład

Pani Ewa pracuje na pełny etat w podstawowym systemie czasu pracy, za co jest wynagradzana stałą miesięczną pensją w wysokości 4000 zł brutto. Chorowała od 10 do 21 grudnia 2012 r. Zwolnienie na druku ZLA otrzymała 10 grudnia, ale je zgubiła i dopiero po miesiącu dostarczyła do firmy. Z tego względu pracodawca uznał jej absencję za niepłatną i grudniową płacę pomniejszył jak poniżej:

4000 zł : 152 godz. nominalnie do przepracowania w grudniu 2012 r. = 26,32 zł

26,32 zł x 80 godzin nieobecności = 2105,60 zł

4000 zł – 2105,60 zł = 1894,40 zł

Pani Ewa 14 stycznia 2013 r. odnalazła zaświadczenie lekarskie i w tym samym dniu przyniosła je do firmy. Zakładając, że za grudniową niedyspozycję zdrowotną należy jej się zasiłek chorobowy w wysokości 92,04 zł brutto za dzień absencji, przysługujące jej świadczenie chorobowe należy obliczyć następująco:

- zasiłek za pierwsze siedem dni niezdolności do pracy, czyli za okres niepodlegający obniżeniu za nieterminowe dostarczenie zwolnienia:

92,04 zł x 7 = 644,28 zł

– zasiłek za okres od ósmego dnia niezdolności do pracy podlegający obniżeniu o 25 proc. (czyli za okres od 17 do 21 grudnia):

92,04 zł – (92,04 zł x 25 proc.) = 69,03 zł

69,03 zł x 5 dni choroby z okresu od 17 do 21 grudnia = 345,15 zł

– razem należne świadczenie chorobowe:

644,28 zł + 345,15 zł = 989,43 zł.

Ponadto po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego pracodawca powinien przeliczyć grudniowe wynagrodzenie za pracę jak poniżej:

4000 zł : 30 = 133,33 zł

133,33 zł x 12 dni choroby = 1599,96 zł

4000 zł – 1599,96 zł = 2400,04 zł

Z porównania grudniowej pensji skalkulowanej przed i po dostarczeniu druku ZLA wynika, że pani Ewie należy się jeszcze kwota 505,64 zł brutto pensji (2400,04 zł – 1894,40 zł).

Korekta raportów

Pracodawca nie mając zwolnienia lekarskiego od pracownika, słusznie potraktował jego nieobecność jako niepłatną. Za ten okres złożył zapewne ZUS RSA i wykazał okres nieobecności w pracy z kodem świadczenia/przerwy – 152 (okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy) lub 151 – uznając ją za usprawiedliwioną.

W sytuacji gdy zatrudniony przedstawił zwolnienie lekarskie w lutym i w tym miesiącu pracodawca wypłaci mu wynagrodzenie za czas choroby, to powinien je rozliczyć w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RSA złożonym za luty.

Płatnik powinien w nim wykazać okresy niezdolności do pracy:

- osiem dni, za które pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe, jego kwotę oraz kod świadczenia przerwy – 331 (wynagrodzenie za czas choroby),

- pozostałe dni, za które należny jest zasiłek chorobowy, jego kwotę oraz kod świadczenia przerwy – 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego).

Więcej na zdrowotną

Wynagrodzenie za czas choroby jest wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co wynika z art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2009 r. nr 205, poz.1585 ze zm.). Stanowi ono natomiast podstawę wymiaru składki zdrowotnej.

Z kolei zasiłki są wyłączone zarówno z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne. Dlatego też w raporcie ZUS RCA składanym za luty pracodawca powinien uwzględnić jedynie kwotę wypłaconego wynagrodzenia chorobowego w podstawie wymiaru składki zdrowotnej.

Przedawnione świadczenie

Jeśli pracownik dostarcza zwolnienie lekarskie z dużym opóźnieniem, przed wypłatą świadczenia należy sprawdzić, czy się nie przedawniło. A tak może się stać, gdy dokument trafia do firmy dopiero po kilku miesiącach.

W takiej sytuacji trzeba pamiętać, że ubezpieczony nie może ubiegać się o wypłatę żadnego zasiłku z tytułu choroby i macierzyństwa, czyli ani zasiłku chorobowego, wyrównawczego, macierzyńskiego czy opiekuńczego po upływie sześciu miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który miał prawo do świadczenia. Po tym czasie roszczenie o zasiłek ulega przedawnieniu.

Są tylko dwie okoliczności, które powodują wydłużenie okresu przedawnienia:

- gdy osoba uprawniona do zasiłku z różnych niezależnych od niej przyczyn (możliwych do udowodnienia) nie była w stanie wystąpić z wnioskiem o wypłatę świadczenia – wówczas termin sześciu miesięcy trzeba liczyć od momentu, kiedy ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia,

- gdy niewypłacenie zasiłku w całości lub w części wynikało z błędu płatnika składek uprawnionego do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego – w takiej sytuacji roszczenie przedawnia się po upływie trzech lat.

Trochę więcej czasu

Jeśli ostatnim dniem, w którym pracownik miał dostarczyć zaświadczenie lekarskie, jest święto, niedziela, czyli dzień ustawowo wolny od pracy, to termin ten przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. Tak samo jest, gdy siedmiodniowy czas na dostarczenie L-4 przypada w sobotę.

Wówczas za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni. Uznaje się więc, że zaświadczenie lekarskie zostało dostarczone w terminie, jeśli pracownik doręczył je w najbliższy następny dzień roboczy przypadający po sobocie.

Nie stosuje się wtedy obniżenia zasiłku o 25 proc. Taki jest wynik uchwały NSA (I OPS 1/11) z 15 czerwca 2011 r. Zgodnie z nią sobotę uważa się za dzień wolny od pracy wpływający na przesunięcie terminu na dostarczenie zaświadczenia lekarskiego od dnia ogłoszenia tej uchwały.