Kiedy i jak uzupełnić pensję przed naliczeniem od niej zasiłku

Aby obliczyć wysokość świadczeń przysługujących pracownikowi z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby i macierzyństwa, trzeba ustalić tzw. podstawę wymiaru zasiłku. Stanowi ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za:

- 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy, lub

- pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego – gdy absencja powstała przed upływem roku pracy.

Zasada ta wynika z art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.; dalej ustawa zasiłkowa). Stosuje się go odpowiednio przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi od pracodawcy na podstawie art. 92 kodeksu pracy za 33 lub 14 pierwszych dni niezdolności do pracy w ciągu roku kalendarzowego (krótszy limit obowiązuje osoby, które ukończyły 50 lat).

Przychód minus składki

Wynagrodzenie, jakie pracodawca musi uwzględnić obliczając zasiłek, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składki chorobowej, po odliczeniu potrąconych z jego pensji składek emerytalnej, rentowych oraz chorobowej (art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej). Od stycznia 2008 r. łączna stopa procentowa należności, którymi zatrudniony jest obciążony na własne ubezpieczenia, to 13,71 proc. (pod warunkiem, że nie został przekroczony limit podstawy do zasilania ubezpieczeń emerytalno-rentowych).

W praktyce wynagrodzenia za poszczególne miesiące, od których należy ustalić podstawę wymiaru zasiłku, trzeba często uzupełnić. Dzieje się tak wówczas, gdy pracownik:

- zachoruje w pierwszym miesiącu zatrudnienia i uzyska prawo do świadczenia chorobowego,

- w okresie, z którego ma zostać ustalona podstawa wymiaru zasiłku, był nieobecny z przyczyn usprawiedliwionych.

Odpowiednie rachunki

W drugiej z wymienionych sytuacji, kiedy trzeba uzupełnić wynagrodzenie, obowiązuje zasada, że ustalając podstawę wymiaru zasiłku trzeba:

- pominąć wynagrodzenie za miesiące, w których zatrudniony przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

- przyjąć – ale po uzupełnieniu – przychody za te miesiące, w których podwładny przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy pracownik w każdym miesiącu wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych. Ustalając wówczas podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjmować wynagrodzenie za wszystkie miesiące po uzupełnieniu (art. 38 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej).

Przy czym sprawdzając, czy zatrudniony przepracował „co najmniej połowę", czy też „mniej niż połowę" obowiązującego go czasu pracy, nie należy odnosić się do liczby godzin przepracowanych i liczby godzin obowiązujących do przepracowania, lecz do liczby dni przepracowanych i liczby dni obowiązujących do przepracowania.

Obniżona wysokość

Uzupełnienie wynagrodzenia, które ma stanowić bazę do naliczenia zasiłku, polega na tym, by ustalić, jaka byłaby jego wysokość, gdyby pracownik przepracował pełny miesiąc. Z zasady stosuje się dwa sposoby uzupełnienia – inną dla wynagrodzenia stałego i inną dla pensji zmiennej. Wszystko zależy więc od zasad wynagradzania konkretnego pracownika.

Co istotne, w kontekście przepisów ustawy zasiłkowej, stałym wynagrodzeniem jest nie tylko płaca określona stałą stawką miesięczną, ale także ustalona jako stawka godzinowa. Natomiast wynagrodzenie zmienne to zarobki naliczane prowizyjnie, akordowo.

Zmiennym wynagrodzeniem są również wypłacane w różnej wysokości premie, nagrody czy dodatki. Żeby jednak można było uzupełnić taką premię, nagrodę czy dodatek, to zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi składniki te muszą być proporcjonalnie pomniejszane za okres absencji związanej z pobieraniem świadczeń chorobowych.

Gdy ich wysokość jest obniżana, ale w sposób inny niż proporcjonalny, to wlicza się je do podstawy wymiaru zasiłku bez uzupełniania (w kwocie faktycznie wypłaconej). Analogicznie należy postępować, gdy zasady zmniejszania wysokości tych świadczeń za czas nieobecności w pracy nie zostały ściśle uregulowane w przepisach płacowych.

Są również składniki wynagrodzenia, których nigdy się nie uzupełnia. Wliczane są do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej. Są to te elementy płacy, które nie przysługują pracownikowi za wszystkie dni w miesiącu albo są należne za pracę poza obowiązującym czasem pracy. Należą do nich:

- wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,

- dodatek za pracę w porze nocnej (jeżeli ma miejsce tylko przez część miesiąca),

- dodatek za pracę w warunkach uciążliwych, przysługujący za niektóre godziny przepracowane w takich warunkach itp.

Usprawiedliwiona nieobecność w pracy

Ustawa zasiłkowa pozwala uzupełnić wynagrodzenie przed ustaleniem podstawy zasiłku tylko wtedy, gdy pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych. Gdy zatrudniony nie usprawiedliwił godzin nieobecności w pracy, podstawę zasiłku ustala się od faktycznie osiągniętej przez niego pensji.

Jako nieobecności usprawiedliwionej nie należy przy tym traktować okresów przebywania na urlopie wypoczynkowym, okolicznościowym czy innych podobnych godzin nieobecności w pracy. Uznaje się je bowiem na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę.

Dotyczy to wszystkich usprawiedliwionych nieobecności, za które zatrudniony zachowuje prawo do wynagrodzenia (np. dni zwolnienia od pracy związanego z opieką nad dzieckiem do lat 14 na podstawie art. 188 k.p., dni zwolnienia z tytułu krwiodawstwa itp.). Wypłatę za takie nieobecności traktuje się na równi z wynagrodzeniem za pracę.