Największe problemy w obliczeniach pracodawcy napotykają w sytuacji, gdy w miesiącu wymagającym uzupełnienia pracownik otrzymał, oprócz wynagrodzenia za pracę, jednocześnie pensję za urlop wypoczynkowy. Problemy te wynikają ze specyfiki wyliczania wynagrodzenia urlopowego.

Odrębne zasady

Jeżeli bowiem zatrudniony otrzymuje składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc, ale inne niż określone w stałej stawce miesięcznej (może to być np. wynagrodzenie określone stawką godzinową, prowizyjne czy akordowe, płaca i dodatki za pracę nadliczbową, dodatki za pracę w porze nocnej, premie o charakterze roszczeniowym), to jego wynagrodzenie urlopowe wylicza się z wymienionych, tzw. zmiennych – do celów urlopowych – składników poborów wypłaconych pracownikowi w trakcie trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia wypoczynku.

Niezależnie od powyższego składniki pensji określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się natomiast w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości przysługującej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania wypoczynku.

Cztery warianty

Jeżeli w miesiącu, za który wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik oprócz pensji za pracę otrzymał wynagrodzenie za urlop, a jednocześnie płaca za ten miesiąc wymaga uzupełnienia (np. z powodu absencji chorobowej), to przy uzupełnianiu wynagrodzenia obowiązują cztery zasady.

Tylko niektóre elementy

Gdy zatrudnionemu przysługuje wyłącznie wynagrodzenie zmienne, które trzeba uzupełnić (np. wynagrodzenie prowizyjne, akordowe – uzależnione od indywidualnej pracy pracownika, premia pomniejszana proporcjonalnie za czas nieobecności), a w miesiącu, który trzeba uzupełnić, otrzymał on także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, to aby ustalić stawkę uzupełnionego wynagrodzenia, płacę za urlop trzeba dodać do pensji za dni przepracowane, następnie sumę tę podzielić przez łączną liczbę dni pracy i urlopu wypoczynkowego, a wynik pomnożyć przez dni, które pracownik miał obowiązek przepracować (łącznie z dniami urlopu).

Przykład

Pan Grzegorz wynagradzany akordowo (pensja uzależniona od wyników jego pracy) zachorował w grudniu 2012 r. Pracodawca musiał ustalić podstawę wymiaru należnego mu zasiłku chorobowego jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie z okresu od grudnia 2011 r. do listopada 2012 r.

W lipcu 2012 r. pracownik przez cztery dni korzystał z urlopu wypoczynkowego, a przez pięć dni opiekował się chorym członkiem rodziny i otrzymał za ten okres zasiłek opiekuńczy. W tym miesiącu pan Grzegorz przepracował 13 z obowiązujących go 22 dni roboczych.

Za lipiec pracownik otrzymał:

- wynagrodzenie za pracę (akordowe) w kwocie 1680 zł, a po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (13,71 proc., wynoszące 230,33 zł) 1449,67 zł,

- płacę za urlop wypoczynkowy w wysokości 498 zł, a po pomniejszeniu o pobrane składki społeczne (68,28 zł) 429,72 zł,

- zasiłek opiekuńczy za pięć dni niezdolności do pracy.

Wynagrodzenie za lipiec zostało uzupełnione według zasad dotyczących wynagrodzenia zmiennego:

(1449,67 zł + 429,72 zł) : 17 (suma dni przepracowanych i urlopu wypoczynkowego) = 110,55 zł,

110,55 zł x 22 = 2432,10 zł.

W podstawie wymiaru zasiłku pracodawca uwzględnił wynagrodzenie pracownika za lipiec ub.r. w wysokości 2432,10 zł.

Stawka umowna

Jeśli pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości (nie ma żadnego zmiennego składnika płacy podlegającego uzupełnieniu), a w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał za jego część płacę urlopową, to jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje się pensję pracownika określoną w umowie o pracę (lub innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy), tj. pełny miesięczny przychód, który zatrudniony osiągnąłby za cały miesiąc, pomniejszony o naliczone od tej kwoty pełne miesięczne składki.

Przy uzupełnianiu płacy nie bierze się zatem pod uwagę ani faktycznie otrzymanego wynagrodzenia za dni pracy, ani wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.

Przykład

Pan Krzysztof miał wypadek przy pracy w styczniu br. i uzyskał z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Pracownik ten otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie stałe (w rozumieniu przepisów ustawy zasiłkowej) określone stawką godzinową.

W czerwcu ub.r., za który płaca jest uwzględniana w podstawie wymiaru świadczenia, pan Krzysztof przez cztery dni był niezdolny do pracy z powodu choroby, a przez trzy dni przebywał na urlopie wypoczynkowym. Liczba dni obowiązująca go do przepracowania w tym miesiącu to 20 (160 godzin). Za czerwiec pracownik otrzymał:

- wynagrodzenie za czas przepracowany w kwocie: 1695,20 zł brutto (16,30 zł x 104 godz. = 1695,20 zł)

- wynagrodzenie za trzy dni (24 godz.) urlopu wypoczynkowego w kwocie: 428,16 zł brutto. Zostało ono wyliczone ze składników pensji uwzględnianych w podstawie jego wymiaru, przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc (ze stawki godzinowej, z wynagrodzenia „normalnego" i dodatków za godziny nadliczbowe oraz z dodatku za pracę w porze nocnej, jakie zatrudniony otrzymał od marca do maja 2012 r.).

- wynagrodzenie chorobowe za cztery dni niezdolności do pracy.

Płacę za czerwiec pracodawca musiał uzupełnić według zasad dotyczących wynagrodzenia stałego, a więc przyjmując stawki określone w umowie o pracę. Wynika to z tego, że pan Krzysztof otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie stałe (nie osiąga żadnego zmiennego składnika pensji w rozumieniu przepisów ustawy zasiłkowej, który podlegałby uzupełnieniu), a w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał za jego część należność za urlop wypoczynkowy.

W takiej sytuacji przy uzupełnianiu poborów stanowiących podstawę wymiaru zasiłku, pracodawca nie powinien brać pod uwagę ani faktycznie wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia za dni pracy, ani płacy za urlop. Jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje wynagrodzenie określone w umowie o pracę:

- 16,30 zł (stawka godzinowa z umowy) x 160 godz. (liczba godzin obowiązująca pracownika do przepracowania w czerwcu) = 2608 zł,

- 2608 zł – 357,56 zł (2608 x 13,71 proc.) = 2250,44 zł.

W podstawie wymiaru zasiłku pracodawca powinien uwzględnić wynagrodzenie pracownika za czerwiec w kwocie 2250,44 zł. Wynika ona z umowy o pracę, tj. 16,30 zł x 160 godz., po pomniejszeniu o pełne miesięczne składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości 357,56 zł (2608 x 13,71 proc.).

Analogicznie trzeba postąpić, gdy zamiast stawki godzinowej pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną. Przy czym wskazana zasada ma zastosowanie zarówno wtedy, gdy ta niezmienna stawka za miesiąc korzystania przez pracownika z urlopu została podzielona na część należną za czas pracy i urlopu, jak i wówczas, gdy takiego podziału nie było.

Znaczna część systemów kadrowo-płacowych nie dzieli składników określonych w stałej miesięcznej wysokości na część przysługującą za pracę i za dni spędzone na urlopie. Wykazuje te składniki w pełnej miesięcznej wysokości (decyzja w zakresie technicznego sposobu wykazywania wynagrodzenia w tym przypadku należy do pracodawcy).

Jednocześnie w sytuacji, gdy pracownik, oprócz składnika czy składników określonych w stałej miesięcznej wysokości, otrzymuje również zmienne elementy płacy w rozumieniu przepisów rozporządzenia urlopowego (inne niż określone w stałej miesięcznej wysokości), składniki płacy przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc (m.in. wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową, dodatek za pracę w porze nocnej), to z tych właśnie składników wylicza się dla niego tzw. uzupełniające wynagrodzenie urlopowe.

Również w tym przypadku w razie konieczności uzupełnienia wynagrodzenia wliczanego do podstawy wymiaru zasiłku polega to na przyjęciu kwoty z umowy o pracę. Zatem przy uzupełnianiu pomija się płacę za urlop.

Mieszane do podniesienia

Gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, które podlegają uzupełnieniu (np. otrzymuje on stałą płacę miesięczną oraz premię pomniejszaną proporcjonalnie w stosunku do liczby dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy, albo otrzymuje wynagrodzenie określone stawką godzinową oraz prowizję uzależnioną od wyników pracy), a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – całość zarobków, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako elementy zmienne.

Oznacza to, że płacę za urlop trzeba zsumować z pensją za dni przepracowane (tj. z wynagrodzeniem stałym i zmiennym), następnie sumę podzielić przez łączną liczbę dni pracy i urlopu wypoczynkowego, a wynik pomnożyć przez dni, które pracownik miał obowiązek przepracować.

Przykład

Pracownik, pan Adam, zachorował w styczniu br., nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Otrzymuje on pensję określoną stałą stawką miesięczną, która od kilku lat wynosi 2100 zł (po pomniejszeniu o składki społeczne finansowane przez pracownika – 1812,09 zł) oraz premie miesięczne, zmniejszane proporcjonalnie w stosunku do liczby dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego trzeba uwzględnić zarobki wypłacone za 12 wcześniejszych miesięcy, w tym m.in. za styczeń 2012 r. W tym miesiącu pan Adam powinien przepracować 21 dni, a był w pracy tylko przez 10 dni. Przez osiem dni korzystał bowiem z urlopu wypoczynkowego, a trzy dni chorował. Za styczeń ub.r. pracownik otrzymał:

- zapłatę za czas przepracowany i za czas urlopowy (pracodawca nie dzieli stałej płacy na część za pracę i za urlop)

1890 zł (2100 zł : 30 = 70 zł; 70 zł x 3 dni choroby = 210 zł; 2100 zł – 210 zł = 1890 zł), a po pomniejszeniu o potrącone składki społeczne (13,71 proc., wynoszące 259,12 zł) 1630,88 zł

- uzupełniające wynagrodzenie za osiem dni urlopu wypoczynkowego (wyliczone z premii, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatku nocnego – przysługujących w ciągu trzech miesięcy poprzedzających) w kwocie 230,56 zł, a po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (31,61 zł) 198,95 zł, oraz

- premię miesięczną za 10 dni pracy w kwocie 420 zł, a po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (57,58 zł) 362,42 zł,

- wynagrodzenie chorobowe za trzy dni niezdolności do pracy.

Ponieważ pan Adam otrzymuje wynagrodzenie stałe i zmienne podlegające uzupełnieniu, a w styczniu 2012 r. otrzymał wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, to przy uzupełnianiu styczniowej płacy całość wynagrodzenia (tj. pensję stałą, wynagrodzenie za urlop i premię pomniejszaną proporcjonalnie) pracodawca musi potraktować jako wynagrodzenie zmienne.

Uzupełnione pobory za styczeń ub.r., które trzeba uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego, wynoszą 2557,59 zł, zgodnie z wyliczeniem:

- 1630,88 zł + 198,95 zł + 362,42 zł = 2192,25 zł

- 2192,25 zł : 18 dni (10 dni przepracowanych + 8 dni urlopu) = 121,79 zł

- 121,79 x 21 dni = 2557,59 zł.

Suma z faktyczną wypłatą

Gdy zarobki pracownika składają się ze składników stałych i zmiennych niepodlegających uzupełnieniu (np. otrzymuje on stałą płacę miesięczną oraz premię pomniejszaną za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy w sposób inny niż proporcjonalny), a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, otrzymał także płacę za urlop (obliczoną łącznie ze zmiennym składnikiem płacy) – jako uzupełnione wynagrodzenie należy przyjąć stawkę miesięczną określoną w umowie o pracę i zsumować ją ze zmiennym składnikiem wynagrodzenia w kwocie faktycznie wypłaconej za ten miesiąc. W efekcie przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie bierze się pod uwagę kwoty wynagrodzenia wypłaconego za urlop wypoczynkowy.

Przykład

Pan Piotr zachorował w styczniu br., nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. Pracownik ten otrzymuje pensję określoną stałą stawką miesięczną, która od dłuższego czasu wynosi 2100 zł (a po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika – 1812,09 zł) oraz premie miesięczne, zmniejszane o 1 proc. za każdy dzień choroby.

W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego mu za styczeń br. należy uwzględnić zarobki wypłacone za 12 poprzedzających miesięcy, w tym m.in. za styczeń 2012 r. W tym miesiącu pan Piotr powinien przepracować 21 dni, a przepracował tylko 10 dni. Przez osiem dni korzystał z urlopu wypoczynkowego, a przez trzy dni chorował. Za styczeń ub.r. pracownik otrzymał:

- zapłatę za dni przepracowane i za czas urlopowy (pracodawca nie dokonuje podziału stałej płacy na część za pracę i za urlop)

1890 zł (2100 zł : 30 = 70 zł; 70 zł x 3 dni choroby = 210 zł; 2100 zł – 210 zł = 1890 zł), a po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (13,71 proc., wynoszące 259,12 zł) 1630,88 zł

- uzupełniające wynagrodzenie za osiem dni urlopu wypoczynkowego (wyliczone z premii, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatku nocnego – osiągniętych w okresie trzech miesięcy poprzedzających) w kwocie 230,56 zł, a po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (31,61 zł) 198,95 zł, oraz

- premię miesięczną za 10 dni pracy w kwocie 640 zł, a po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne (87,74 zł) 552,26 zł,

- wynagrodzenie chorobowe za trzy dni niezdolności do pracy.

Ponieważ pan Adam otrzymuje poza wynagrodzeniem stałym składniki zmienne, które nie podlegają uzupełnieniu, a w styczniu 2012 r. uzyskał płacę za urlop wypoczynkowy, to uzupełniając zarobki za styczeń ub.r. pracodawca powinien przyjąć stawkę miesięczną określoną w umowie o pracę i zsumować ją z premią w kwocie faktycznie wypłaconej za ten miesiąc.

Uzupełnione wynagrodzenie, które pracodawca powinien uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należnego w styczniu br., wynosi 2364,35 zł, zgodnie z wyliczeniem:

- 1812,09 zł (2100 zł – 13,71 proc.) + 552,26 zł (kwota wypłaconej premii pomniejszona o składki ZUS) = 2364,35 zł.

Praktycy mają wątpliwości dotyczące pomijania uzupełniającego wynagrodzenia urlopowego m.in. w przedstawionym powyżej sposobie uzupełniania wynagrodzenia. Aby lepiej zobrazować zasadność przyjętej metody, załóżmy (przyjmując założenia z ostatniego przykładu), że pracodawca dokonuje podziału stałej płacy miesięcznej na część za pracę i za urlop. W takiej sytuacji na liście płac za styczeń ub.r. wynagrodzenie pracownika (przed pomniejszeniem o składki ZUS) byłoby wykazane w następujący sposób:

- wynagrodzenie za pracę 1050 zł (1890 zł : 18 dni x 10 dni = 1050 zł),

- wynagrodzenie za urlop 1070,56 zł [(1890 : 18 x 8 = 840 zł) + 230,56 uzupełniające wynagrodzenie za osiem dni urlopu wypoczynkowego], oraz

- premia miesięczna za 10 dni pracy w kwocie 640 zł,

- wynagrodzenie chorobowe za trzy dni niezdolności do pracy.

Przy takim sposobie wykazywania poszczególnych składników wynagrodzenia, niemożliwe byłoby wydzielenie kwoty premii, jaka jest zawarta w wynagrodzeniu urlopowym. I to nawet wówczas, gdyby uzupełniające wynagrodzenie urlopowe było wyliczane wyłącznie z premii (gdyby pracownik nie otrzymał w trakcie trzech miesięcy poprzedzających innych zmiennych składników). Takie działania byłyby bardzo skomplikowane.

W efekcie, ponieważ nie jest technicznie możliwe rozdzielenie w tym przypadku wynagrodzenia urlopowego na część wynikającą ze stałej stawki miesięcznej i tę wynikającą z pozostałych składników, przyjmuje się metodę odrzucania wynagrodzenia urlopowego w przypadku, gdy płaca wymaga uzupełnienia. W takim przypadku uzupełnienie płacy polega na tym, że przyjmuje się kwotę z umowy o pracę i sumuje ją z wypłaconą premią.

Metodę taką należy stosować w każdym przypadku, niezależnie od technicznego sposobu wykazywania wynagrodzenia za urlop. Nie można bowiem inaczej uzupełniać pensji dla pracowników objętych analogicznym systemem wynagradzania, uzależniając to od technicznego sposobu wykazywania poszczególnych składników na liście płac.