Świadczenie z ZUS można wypłacić tylko na podstawie kompletu zaświadczeń i oświadczeń

- Mamy ciągłe problemy ze skompletowaniem dokumentów do wypłaty zasiłków. Raz pracownik przyśle samo zwolnienie, kiedy indziej brakuje odpowiedniego zaświadczenia. W zasadzie problemy te nie dotyczą tylko zasiłku chorobowego, do którego wypłaty wystarczy zwolnienie lekarskie. Czy w tej sytuacji słusznie postępujemy, że nie wypłacamy zasiłku do czasu dostarczenia pełnej dokumentacji? A może należy wtedy wypłacić normalne wynagrodzenie? –

pyta czytelnik.

W takim przypadku postępowanie pracodawcy jest prawidłowe. Można ustalić prawo do zasiłku i go wypłacić dopiero po dostarczeniu wszystkich niezbędnych druków. Z kolei do wypłaty wynagrodzenia za okres nieobecności nie ma podstawy, bo pracownicy nie świadczą pracy w tym okresie.

Każdy druk równie ważny

Przykładem na to, kiedy nie można wypłacić świadczenia, jest sytuacja, gdy pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA) na czas opieki nad chorym dzieckiem, a brakuje wniosku o wypłatę zasiłku opiekuńczego (na druku ZUS Z-15).

Samo zaświadczenie od lekarza nie wystarczy do dokonania wypłaty. Aby ustalić prawo do świadczenia, pracodawca musi znać informacje, które ubezpieczony podaje w formularzu wniosku. Chodzi m.in. o to, czy w czasie, na który zostało wydane zwolnienie lekarskie, w gospodarstwie domowym nie było nikogo innego, kto mógłby się zaopiekować chorym dzieckiem.

Zamknięcie placówki

Podobnie sprawa wygląda w przypadku nieoczekiwanego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której uczęszcza dziecko. Jeśli nie ukończyło ono 8. roku życia, to aby otrzymać zasiłek opiekuńczy, zatrudniony musi przedstawić płatnikowi nie tylko oświadczenie o nieoczekiwanym zamknięciu placówki, ale również wniosek na druku Z-15. Przedstawienie tylko jednego z tych dokumentów nie wystarczy do ustalenia uprawnień do zasiłku opiekuńczego.

Nieprzewidzianym zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko, jest takie, o którym zatrudniony został zawiadomiony z wyprzedzeniem krótszym niż siedem dni.

Tylko w ramach limitu

Wniosek o zasiłek opiekuńczy niezbędny jest również z innego powodu. To w nim pracownik oświadcza, ile dni świadczenia pobrano w danym roku kalendarzowym. Obowiązuje tu bowiem limit wynoszący:

- do 60 dni w roku – to maksymalna suma płatnych dni opieki nad dziećmi zdrowymi do ukończenia ośmiu lat i dziećmi chorymi, które nie ukończyły 14 lat,

- do 14 dni w roku – gdy pieczy wymagało chore starsze dziecko lub inny członek rodziny.

Przy czym płatne dni opieki w roku to nie więcej niż 60 dni. Nie sumuje się wskazanych wyżej dwóch limitów.

Przykład

Pan Krzysztof został w domu sam z synkiem urodzonym tydzień wcześniej, a jego chora żona została zatrzymana w szpitalu.

Ojciec zgłosił się do pracodawcy z pytaniem, czy ma prawo do zasiłku opiekuńczego, czy powinien wykorzystać urlop ojcowski lub wypoczynkowy. Wątpliwość wynikała z faktu, że w 2012 r. wykorzystał już 60 dni na opiekę nad starszą córką.

W tej sytuacji pracownik, mimo wyczerpania ustawowego limitu, ma prawo do zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem. Wynika ono z art. 32a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

Przepis ten przewiduje dodatkowy zasiłek opiekuńczy dla ojca dziecka, jeżeli jego matka pobierająca zasiłek macierzyński musi zostać w szpitalu przed upływem ośmiu tygodni po porodzie. Zasiłek ten przysługuje nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko ósmego tygodnia życia.

Dowodem stanowiącym podstawę wypłaty tego zasiłku jest zaświadczenie o przyjęciu matki dziecka do szpitala wraz ze skróconym odpisem aktu urodzenia dziecka. Okresu wypłaty tego świadczenia nie wlicza się do limitu 60 dni wypłaty zasiłku opiekuńczego.

Poród w Berlinie

Równie często pracodawcy brakuje dokumentów do wypłaty zasiłku macierzyńskiego. Może to wynikać m.in. z faktu urodzenia dziecka w innym państwie.

Przykład

Pani Jolanta w ostatnim miesiącu ciąży pojechała odwiedzić siostrę mieszkającą w Niemczech. W drodze powrotnej uległa wypadkowi, w wyniku którego znalazła się w szpitalu w Berlinie.

Ponieważ jej stan zdrowia nie pozwalał na odbycie podróży do domu, pozostała u siostry do porodu. Aby uzyskać prawo do zasiłku macierzyńskiego od dnia porodu, pracownica musi przedstawić w swojej firmie zagraniczny akt urodzenia dziecka.

Gdyby zaś chciała wykorzystać część urlopu macierzyńskiego przysługującą jej przed porodem, konieczne byłoby również zaświadczenie lekarza o przewidywanym terminie porodu.

Istotne jest, że pracownica nie ma obowiązku tłumaczenia na język polski zaświadczenia, które zostało wystawione na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej.

Od 9 maja 2012 r. obowiązują przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2012 r., poz. 444).

Oprócz wprowadzenia nowych wzorów druków niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (ZUS Z-3, ZUS Z-3a i ZUS Z-3b, ZUS Z-10, ZUS Np-7 oraz wspomnianego wyżej ZUS Z-15), wprowadziły one obowiązek zwrotu rodzicom oryginału skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka.

Zatem wypłata zasiłku macierzyńskiego następuje na podstawie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez płatnika zasiłku (dotyczy to świadczenia zarówno dla matki, jak i ojca).

Gdy L4 się zgubi

Problem z wypłatą świadczenia za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą może powstać, gdy zatrudniony zgubi zwolnienie lub wyśle je pocztą i ono zaginie. W tej sytuacji np. samo zaświadczenie lekarza o przyjęciu do szpitala nie wystarczy. Jest to jedynie dokument pozwalający usprawiedliwić nieobecność pracownika.

Zatrudniony musi dostarczyć albo wypis z kopii zwolnienia zawierający wszystkie dane, albo jego kserokopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez lekarza wystawiającego. Taka kserokopia nie powinna jednak zawierać numeru statystycznego choroby, który objęty jest tajemnicą.

Przeprowadzka na czas sprawowania pieczy

Warunek pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym, wymagany przy ustalaniu prawa do zasiłku opiekuńczego z tytułu sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku powyżej 14 lat lub innym chorym członkiem rodziny, uważa się za spełniony również wtedy, gdy pracownik pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym z chorym tylko podczas choroby.

Monika Hernecka jest dyrektorem operacyjnym

Joanna Machowska jest specjalistką ds. kadr i płac w Futurea PayCenter