Świadczenie z ZUS można wypłacić tylko na podstawie kompletu zaświadczeń i oświadczeń

- Mamy ciągłe problemy ze skompletowaniem dokumentów do wypłaty zasiłków. Raz pracownik przyśle samo zwolnienie, kiedy indziej brakuje odpowiedniego zaświadczenia. W zasadzie problemy te nie dotyczą tylko zasiłku chorobowego, do którego wypłaty wystarczy zwolnienie lekarskie. Czy w tej sytuacji słusznie postępujemy, że nie wypłacamy zasiłku do czasu dostarczenia pełnej dokumentacji? A może należy wtedy wypłacić normalne wynagrodzenie? –

pyta czytelnik.

W takim przypadku postępowanie pracodawcy jest prawidłowe. Można ustalić prawo do zasiłku i go wypłacić dopiero po dostarczeniu wszystkich niezbędnych druków. Z kolei do wypłaty wynagrodzenia za okres nieobecności nie ma podstawy, bo pracownicy nie świadczą pracy w tym okresie.

Każdy druk równie ważny

Przykładem na to, kiedy nie można wypłacić świadczenia, jest sytuacja, gdy pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie (ZUS ZLA) na czas opieki nad chorym dzieckiem, a brakuje wniosku o wypłatę zasiłku opiekuńczego (na druku ZUS Z-15).

Samo zaświadczenie od lekarza nie wystarczy do dokonania wypłaty. Aby ustalić prawo do świadczenia, pracodawca musi znać informacje, które ubezpieczony podaje w formularzu wniosku. Chodzi m.in. o to, czy w czasie, na który zostało wydane zwolnienie lekarskie, w gospodarstwie domowym nie było nikogo innego, kto mógłby się zaopiekować chorym dzieckiem.

Zamknięcie placówki

Podobnie sprawa wygląda w przypadku nieoczekiwanego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której uczęszcza dziecko. Jeśli nie ukończyło ono 8. roku życia, to aby otrzymać zasiłek opiekuńczy, zatrudniony musi przedstawić płatnikowi nie tylko oświadczenie o nieoczekiwanym zamknięciu placówki, ale również wniosek na druku Z-15. Przedstawienie tylko jednego z tych dokumentów nie wystarczy do ustalenia uprawnień do zasiłku opiekuńczego.

Nieprzewidzianym zamknięciem żłobka, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko, jest takie, o którym zatrudniony został zawiadomiony z wyprzedzeniem krótszym niż siedem dni.

Tylko w ramach limitu

Wniosek o zasiłek opiekuńczy niezbędny jest również z innego powodu. To w nim pracownik oświadcza, ile dni świadczenia pobrano w danym roku kalendarzowym. Obowiązuje tu bowiem limit wynoszący:

- do 60 dni w roku – to maksymalna suma płatnych dni opieki nad dziećmi zdrowymi do ukończenia ośmiu lat i dziećmi chorymi, które nie ukończyły 14 lat,

- do 14 dni w roku – gdy pieczy wymagało chore starsze dziecko lub inny członek rodziny.

Przy czym płatne dni opieki w roku to nie więcej niż 60 dni. Nie sumuje się wskazanych wyżej dwóch limitów.

Przykład

Pan Krzysztof został w domu sam z synkiem urodzonym tydzień wcześniej, a jego chora żona została zatrzymana w szpitalu.

Ojciec zgłosił się do pracodawcy z pytaniem, czy ma prawo do zasiłku opiekuńczego, czy powinien wykorzystać urlop ojcowski lub wypoczynkowy. Wątpliwość wynikała z faktu, że w 2012 r. wykorzystał już 60 dni na opiekę nad starszą córką.

W tej sytuacji pracownik, mimo wyczerpania ustawowego limitu, ma prawo do zasiłku z tytułu opieki nad dzieckiem. Wynika ono z art. 32a ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.).

Przepis ten przewiduje dodatkowy zasiłek opiekuńczy dla ojca dziecka, jeżeli jego matka pobierająca zasiłek macierzyński musi zostać w szpitalu przed upływem ośmiu tygodni po porodzie. Zasiłek ten przysługuje nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko ósmego tygodnia życia.

Dowodem stanowiącym podstawę wypłaty tego zasiłku jest zaświadczenie o przyjęciu matki dziecka do szpitala wraz ze skróconym odpisem aktu urodzenia dziecka. Okresu wypłaty tego świadczenia nie wlicza się do limitu 60 dni wypłaty zasiłku opiekuńczego.

Poród w Berlinie

Równie często pracodawcy brakuje dokumentów do wypłaty zasiłku macierzyńskiego. Może to wynikać m.in. z faktu urodzenia dziecka w innym państwie.

Przykład

Pani Jolanta w ostatnim miesiącu ciąży pojechała odwiedzić siostrę mieszkającą w Niemczech. W drodze powrotnej uległa wypadkowi, w wyniku którego znalazła się w szpitalu w Berlinie.

Ponieważ jej stan zdrowia nie pozwalał na odbycie podróży do domu, pozostała u siostry do porodu. Aby uzyskać prawo do zasiłku macierzyńskiego od dnia porodu, pracownica musi przedstawić w swojej firmie zagraniczny akt urodzenia dziecka.

Gdyby zaś chciała wykorzystać część urlopu macierzyńskiego przysługującą jej przed porodem, konieczne byłoby również zaświadczenie lekarza o przewidywanym terminie porodu.

Istotne jest, że pracownica nie ma obowiązku tłumaczenia na język polski zaświadczenia, które zostało wystawione na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej.

Od 9 maja 2012 r. obowiązują przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2012 r., poz. 444).

Oprócz wprowadzenia nowych wzorów druków niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (ZUS Z-3, ZUS Z-3a i ZUS Z-3b, ZUS Z-10, ZUS Np-7 oraz wspomnianego wyżej ZUS Z-15), wprowadziły one obowiązek zwrotu rodzicom oryginału skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka.

Zatem wypłata zasiłku macierzyńskiego następuje na podstawie kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez płatnika zasiłku (dotyczy to świadczenia zarówno dla matki, jak i ojca).

Gdy L4 się zgubi

Problem z wypłatą świadczenia za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą może powstać, gdy zatrudniony zgubi zwolnienie lub wyśle je pocztą i ono zaginie. W tej sytuacji np. samo zaświadczenie lekarza o przyjęciu do szpitala nie wystarczy. Jest to jedynie dokument pozwalający usprawiedliwić nieobecność pracownika.