Jaki zasiłek, gdy urlop i choroba wypadły w tym samym czasie

Podstawą wymiaru zasiłków z ubezpieczenia społecznego jest średnia pensja wypłacona pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym wystąpiła absencja zdrowotna. W sytuacji, gdy zatrudnienie trwa krócej, średnią należy liczyć z okresu pełnych kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia.

Uzupełnienie za czas absencji

W praktyce, przy ustalaniu bazy do obliczenia zasiłku, często trzeba uzupełnić wysokość składników, które się na nią składają. Dzieje się tak wtedy, kiedy ubezpieczony w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego (12 miesięcy lub faktyczny okres pracy), nie przepracował wszystkich dni roboczych. Taki stan rzeczy może być wywołany różnymi przyczynami, np. z powodu choroby, urlopu bezpłatnego, opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny.

Gdy na skutek usprawiedliwionych nieobecności w pracy zatrudniony otrzymuje pomniejszone wynagrodzenie, to kalkulując kwotę świadczenia chorobowego lub macierzyńskiego trzeba kierować się postanowieniami art. 38 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.), zwanej dalej ustawą zasiłkową. Przy wyznaczaniu podstawy świadczeń nakazuje ona:

• wyłączać wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy (w miejsce pominiętej pensji nie przyjmuje się płacy za inny miesiąc),

• przyjąć, ale po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których ubezpieczony wykonywał obowiązki służbowe przez co najmniej połowę roboczych dni, które miał do przepracowania.

Przykład

Wieloletni pracownik firmy budowlanej chorował od 13 do 24 lutego 2012 r. Należy mu się z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe, którego podstawę stanowi przeciętna pensja wypłacona za okres od lutego 2011 r. do stycznia 2012 r.

W tym okresie także przytrafiła mu się niedyspozycja zdrowotna, z powodu której przebywał na zwolnieniu lekarskim przez cały sierpień i 25 dni września 2011 r. Ponieważ w wymienionych miesiącach przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy, wynagrodzenie za te dwa miesiące należy pominąć przy kalkulowaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego.

Oznacza to, że do bazy obliczeniowej wynagrodzenia za chorobę w opisanych okolicznościach powinna wejść płaca za okres od lutego do lipca 2011 r. oraz od października 2011 r. do stycznia 2012 r. Następnie należy ustalić przeciętną płacę z tego okresu jako 1/10 sumy wynagrodzeń pomniejszonych o składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez ubezpieczonego.

Jeżeli jednak pracownik nie wypracuje połowy nominalnego czasu pracy w żadnym miesiącu, z którego trzeba ustalić wysokość zasiłku, uzupełniamy pensje za wszystkie miesiące pracy.

Nieobecność jak praca

Są jednak nieobecności, które nie wymagają uzupełnienia wynagrodzenia, ponieważ ich czas traktujemy na równi w przepracowanym.

Są to dni nieobecności, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, z wyjątkiem tych opłacanych wynagrodzeniem chorobowym na podstawie art. 92 k.p. (ust. 152 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej).

Chodzi tu np. o:

– dni urlopu wypoczynkowego i okolicznościowego,

– dwa dni nieobecności podwładnego w pracy z powodu zwolnienia od pracy przysługującego w ciągu roku na dziecko w wieku do 14 lat.

Elementy stałe i zmienne

Uzupełnienie stosuje się zarówno w odniesieniu do składników o charakterze stałym (np. płaca zasadnicza), jak i zmiennych elementów pensji (np. prowizja od sprzedaży) – ale tylko wtedy, gdy są proporcjonalnie zmniejszane za czas niezdolności do pracy. Powinno to wynikać albo z zakładowych regulacji odnoszących się do zasad wypłaty danego składnika albo ze sposobu jego naliczania (mowa tu np. o dodatku stażowym czy funkcyjnym ustalanym jako procent od wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany).

Nie wolno uzupełniać składników płacy, które są zmniejszane za czas absencji w inny sposób niż proporcjonalnie (np. procentowo czy kwotowo). Te kwoty włączamy do podstawy wymiaru zasiłków w wysokości faktycznie wypłaconej.

Uzupełnienie wynagrodzenia, które uwzględniamy w podstawie zasiłkowej, ma na celu ustalenie wysokości zarobku, który ubezpieczony osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy (art. 37 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Sposób, w jaki należy to robić, zależy od tego, czy chodzi o składnik stały czy zmienny.

W przypadku tych pierwszych jest łatwo:

• przyjmujemy wartość płacy zapisanej w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy – jeśli pensję miesięczną pracownika określono w stałej wysokości, albo

• mnożymy wskazaną w umowie o pracę stawkę przysługującą za godzinę pracy przez liczbę godzin, jaką pracownik zobowiązany był przepracować w danym miesiącu – gdy zatrudniona osoba wynagradzana jest stawką godzinową (zgodnie z wyjaśnieniami ZUS godzinówkę należy uznawać za wynagrodzenie stałe).

Przy wynagrodzeniu zmiennym trzeba natomiast trochę policzyć. Najczęściej wygląda to tak:

• dzielimy wynagrodzenie osiągnięte za wykonaną pracę przez liczbę dni faktycznie przepracowanych,

• wynik (zaokrąglony do dwóch miejsc po przecinku) mnożymy przez liczbę dni, które pracownik miał nominalnie do przepracowania w danym miesiącu).

Taka zasada obowiązuje wtedy, gdy pracownik świadczył pracę choćby jeden dzień. Jeżeli nie przepracował nawet jednej dniówki (np. zachorował pierwszego dnia zatrudnienia lub od dnia, kiedy miał wrócić z rocznego urlopu wychowawczego lub bezpłatnego), musimy się posiłkować wysokością wynagrodzenia innych pracowników.

Ale chodzi o tych zatrudnionych na takim samym lub podobnym stanowisku co chory. Uwzględnić wówczas należy kwoty składników wynagrodzenia o charakterze zmiennym w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej tym osobom za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Mieszane wynagrodzenie

Jeżeli pracownik otrzymuje tzw. wynagrodzenie mieszane, tj. opłacany jest zarówno stawkami stałymi, jak i zmiennymi, pensję za dany miesiąc należy zwykle uzupełniać według opisanych wyżej ogólnych reguł odpowiednich do danego rodzaju płacy. Osobno trzeba więc uzupełnić wynagrodzenie stałe i osobno płacę zmienną.

Taki sposób postępowania nie jest jednak właściwy, gdy trzeba uzupełnić wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik zarówno chorował, jak i przebywał na urlopie wypoczynkowym.

W takiej sytuacji całość wynagrodzenia musimy uzupełnić na zasadach określonych dla elementów płacowych o charakterze zmiennym. Tak wynika z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej (ust. 152).

Przykład

Pan Jan, pracownik pełnoetatowy, obok wynagrodzenia wypłacanego co miesiąc w stałej kwocie wynoszącej 3000 zł, otrzymuje zmienne premie miesięczne (pomniejszane proporcjonalnie za okresy nieobecności spowodowane chorobą).

Zachorował w styczniu 2012 r. Wcześniej, w lipcu 2011 r. (z którego pensja ma zostać uwzględniona w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego za styczeń br.), przez trzy dni robocze przebywał na zwolnieniu lekarskim, przez dziesięć dni korzystał z urlopu wypoczynkowego, a przez pięć dni – z urlopu bezpłatnego. W tym miesiącu miał przepracować 21 dni roboczych, a przepracował 13 (wliczając w to dni urlopu wypoczynkowego).

Oprócz świadczenia chorobowego uzyskał on za lipiec 2011 r. następujące należności (pomniejszone o składki ZUS finansowane ze środków ubezpieczonego):

– wynagrodzenie za dni przepracowane 1713,37 zł,

– wynagrodzenie urlopowe obliczone ze zmiennych składników 120,45 zł,

– zmienna premia 540,38 zł,

– wynagrodzenie za godziny nadliczbowe 51,10 zł.

Pensję za ten miesiąc należy uzupełnić następująco:

(1713,37 zł + 540,38 zł + 120,45 zł) : 13 dni (dni przepracowane + dni urlopu wypoczynkowego) = 182,63 zł

182,63 zł x 21 dni nominalnie do przepracowania = 3835,23 zł

3835,23 zł + 51,10 zł = 3886,33 zł

W sytuacji jednak, gdy pracownik w danym miesiącu, w którym chorował, miał wypłacone:

• składniki stałe i zmienne niepodlegające uzupełnieniu (np. dodatki za godziny nocne bądź premię zmniejszaną za czas niedyspozycji zdrowotnej w sposób inny niż proporcjonalny), a także

• wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy obliczone łącznie ze zmiennym elementem pensji,

chcąc uzupełnić te składniki, by wliczyć je do podstawy zasiłkowej, przyjmujemy wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę w stałej stawce i sumujemy je ze zmiennym składnikiem w kwocie faktycznie wypłaconej za ten miesiąc.

Tak samo należy postąpić, gdy podwładny w miesiącu choroby otrzymał, oprócz wynagrodzenia urlopowego wyliczonego ze zmiennych składników, wyłącznie płacę o charakterze stałym.

Przykład

Pan Piotr, zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy na pełen etat, wynagradzany jest stawką godzinową w wysokości 20 zł/godz.

W styczniu 2012 r. powinien świadczyć pracę przez 21 dni (łącznie 168 godzin), ale wskutek urlopu wypoczynkowego i pięciu dni choroby wypracował tylko 88 godzin (11 dni), z czego 36 godzin w porze nocnej.

W sumie za styczeń otrzymał on:

– wynagrodzenie za pracę wynikające ze stawki godzinowej: 20 zł x 88 godz. = 1760 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne: 1518,70 zł) – dodatek nocny: 1,79 zł x 36 godz. = 64,44 zł (po odjęciu składek ZUS: 55,61 zł)

– wynagrodzenie urlopowe obliczone jako średnia z trzech miesięcy (w tym ze składników zmiennych), po pomniejszeniu o należności składkowe: 742,09 zł

W tym przypadku uzupełniona podstawa zasiłkowa ze stycznia wyniesie 2954,95 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• 20 zł (stawka godzinowa) x 168 godzin do przepracowania w styczniu = 3360 zł

• 3360 zł – 460,66 zł (składki ZUS finansowane przez pracownika) = 2899,34 zł

• 2899,34 zł + 55,61 zł = 2954,95 zł

W takiej wysokości należałoby przyjąć wynagrodzenie za styczeń, wyliczając świadczenie, w podstawie którego trzeba będzie je uwzględnić (np. jeśli pracownik ponownie zachoruje w maju br.).

Odstępstwo od reguły

Niektóre składniki wynagrodzenia uwzględniamy w podstawie świadczeń wypłacanych w przypadku choroby i macierzyństwa w kwocie faktycznej. Nie należy ich wcześniej uzupełniać, mimo usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Zaliczamy do nich:

• normalne wynagrodzenie i dodatki za pracę ponadnormatywną,

• dodatek za pracę w porze nocnej,

• premie, nagrody i dodatki pomniejszane za czas absencji chorobowej w sposób inny niż proporcjonalny (np. kwotowo lub procentowo).

Pamiętajmy też, że wynagrodzenie (bez względu na posiadany charakter) nigdy nie podlega uzupełnieniu za dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. W konsekwencji pracownik, który nie usprawiedliwił swojej nieobecności, otrzymuje niższe świadczenie.