Firmowe auto używane po godzinach pracy

Firma musi podjąć odpowiednie decyzje w kwestii zasad użytkowania samochodów. Warto więc określić, czy auta firmowe mogą być użytkowane prywatnie, w jakim zakresie i przez których pracowników. Takie regulacje powinny być określone w wewnętrznych przepisach płacowych bądź wynikać z umów o pracę. Nie ma również przeszkód, aby zawrzeć odrębną umowę o używanie służbowego pojazdu.

Zasady korzystania z firmowego auta mogą mieć wpływ na powstanie przychodu po stronie pracownika. Jeżeli pojazd jest używany tylko w celach służbowych i wynika to z wewnętrznych ustaleń, przychodu nie ma. Pracownik bowiem nie uzyskuje żadnej osobistej korzyści, a narzędzie, jakim jest auto, wykorzystuje w interesie pracodawcy. Jeżeli więc pracownik nie jeździ w celach prywatnych, to należy przyjąć, że nie otrzymuje nieodpłatnego świadczenia (bądź częściowo odpłatnego) w rozumieniu przepisów ustawy o PIT.

Kiedy rozpoznać przychód

Przychodem pracownika ze stosunku pracy jest m.in. wartość nieodpłatnych świadczeń (częściowo odpłatnych), przy czym świadczenia te pracownik powinien otrzymać. Każde niepieniężne świadczenie trzeba najpierw wycenić, aby ustalić kwotowo wysokość przychodu. Wartość pieniężną takiego świadczenia określa się na podstawie art. 11 ust. 2a pkt 4 ustawy o PIT, czyli według cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Przy wycenie należy wziąć pod uwagę: markę samochodu, rok produkcji, stan techniczny, przebieg, wyposażenie, a także zasady korzystania – kto płaci za paliwo, naprawy itp. Wszystko to porównuje się z cenami usług świadczonych przez działające na tym samym terenie co pracodawca firmy zajmujące się wynajmem samochodów, które odpowiadają pojazdowi wykorzystywanemu przez pracownika.

W praktyce organy podatkowe radzą, aby przy ustalaniu wielkości przychodu posłużyć się stawkami stosowanymi przez wypożyczalnie samochodów. Ostateczny przychód do opodatkowania trzeba skalkulować, pomniejszając taką stawkę o koszty poniesione przez pracownika (np. na paliwo, naprawy, usługi myjni itp.), a powiększając o koszty, jakie zapłacił pracodawca.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem pracownika jest różnica między wartością tych świadczeń, ustaloną według powyższych zasad, a odpłatnością ponoszoną przez niego.

Kto może liczyć na zwolnienie

Nieodpłatne świadczenie polegające na udostępnieniu pracownikowi pojazdu służbowego do celów prywatnych jest również przychodem ze stosunku pracy dla celów składkowych. Jednak zwolnione ze składek na ZUS są korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, które polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji (§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe; dalej rozporządzenie składkowe, DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Zwolnienie to może mieć zastosowanie także do udostępnionych do celów prywatnych pojazdów służbowych. Przepis nie precyzuje bowiem rodzajów „środków lokomocji", a takim jest również samochód osobowy.

Warunkiem zwolnienia ze składek jest to, by prawo do tego rodzaju nieodpłatnego świadczenia wynikało z zapisu w wewnętrznych przepisach o wynagradzaniu, czyli z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania bądź  bezpośrednio z umowy o pracę. Zatem żadne ustalenia ustne ani dodatkowe umowy (inne niż umowa o pracę) nie mogą stanowić podstawy do zwolnienia ze składek.

Czytaj również:

Zobacz serwis: