Płatnicy muszą dostarczać ubezpieczonym informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych oraz korektach tych raportów na drukach ZUS RMUA lub innych. Wynika tak z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 nr 11, poz. 74 ze zm.; ustawa). Raport służy do weryfikacji danych przekazywanych do ZUS. Zainteresowany może wystąpić w ciągu trzech miesięcy od daty jego otrzymania do płatnika o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym, jeżeli nie są zgodne ze stanem faktycznym. Powinien o tym powiadomić też ZUS, który – w razie odrzucenia reklamacji przez płatnika w ciągu miesiąca od daty jej wpływu – przeprowadza postępowanie wyjaśniające na wniosek ubezpieczonego. Wyjaśniwszy sprawę, ZUS wydaje decyzję. Jeśli pracownik, zleceniobiorca itd. nie zakwestionuje informacji z imiennego raportu, uznajemy je za zgodne ze stanem faktycznym. Z jednym wyjątkiem, gdy ZUS skoryguje je z urzędu, o czym powinien zawiadomić ubezpieczonego oraz płatnika.

Informację należy przekazać na piśmie. Ustawa przewidziała jedno odstępstwo – inaczej wolno ją dostarczać członkom służby zagranicznej wykonującym obowiązki służbowe w placówce zagranicznej, o ile się na to zgodzili. Inni ubezpieczeni muszą ją za to dostawać wyłącznie w formie pisemnej. Ponadto na druku ma się podpisać osobiście płatnik lub osoba przez niego upoważniona. Trzeba na nim także zaznaczyć datę sporządzenia. I to właśnie sprawia największe trudności firmom z licznym personelem. Ustawa nie pozwala bowiem na posługiwanie się wówczas faksymile (pieczątka z podpisem) czy e–mailem. Jest pewne rozwiązanie – dokumenty podpisane bezpiecznym popisem elektronicznym weryfikowane za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu dają takie same skutki prawne, co opatrzone własnoręcznymi podpisami. Stanowi tak art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.). Podpis elektroniczny wiąże się z ponoszeniem opłat certyfikacyjnej oraz za przedłużenie jego ważności. Jednak koszty te i tak muszą od 21 lipca 2008 r. ponosić płatnicy rozliczający składki za więcej niż pięć osób, czyli zobowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych. Tego dnia wejdzie bowiem w życie ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU z 2005 r. nr 64, poz. 565 ze zm.), która zmieni art. 47a ustawy. Znaczy to, że mają oni obowiązek dostarczać przez płatnika wyłącznie formularze opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Posługiwanie się podpisem elektronicznym znacznie ograniczy też zaangażowanie pracowników przy sporządzaniu informacji ZUS RMUA dla ubezpieczonych.

Ważne jest, by informacja zawierała wszystkie dane (patrz ramka). Płatnicy mogą ją sporządzać na wzorze ZUS RMUA określonym w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów. Ustawa jednak nie wymaga od płatników posługiwania się tym drukiem. Płatnicy składek mogą wykorzystywać do tego celu opracowane przez siebie formularze czy wydruki pochodzące z używanych przez płatnika systemów płacowych. Ustawa nie określa terminu, do kiedy płatnik przekazuje tę informację. Nie ulega wątpliwości, że powinien to robić za okresy miesięczne. Raporty miesięczne trzeba dostarczać do ZUS w okresach miesięcznych, a opisana informacja stanowi przecież podstawę do wnoszenia przez ubezpieczonych ewentualnych „reklamacji” do płatnika, a następnie do ZUS. Wydaje się, że należy je przekazywać bez zbędnej zwłoki, również w cyklach miesięcznych.

Ustawa nie określa wzoru, według którego płatnicy są zobowiązani przekazywać ubezpieczonym informacje. Mają one określać:

- płatnika oraz jego dane identyfikacyjne,

- miesiąc i rok, których dotyczy imienny raport miesięczny,

- imię i nazwisko ubezpieczonego oraz jego numery identyfikacyjne,

- wymiar czasu pracy,

- zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:

– tytule ubezpieczenia,

– podstawie wymiaru składek,

– kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,

– kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe wynikającego z ustawy z 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych (DzU z 2001 r. nr 60, poz. 623 ze zm.),

- podstawę wymiaru i kwotę składki zdrowotnej z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki,

- rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,

- informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa,

- informacje o złożeniu przez ubezpieczonego zawiadomienia o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

- symbol kasy chorych, do której jest przekazywana składka zdrowotna,

- podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej,

- datę sporządzenia informacji.