Nie wszystkie składniki wynagrodzenia zwiększają świadczenia chorobowe

Ogólna zasada – zasiłki chorobowe liczymy od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, jakie firma wypłaciła pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Wynika tak z art. 36 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.; dalej ustawa). Uwzględniamy przy tym wyłącznie składniki wynagrodzenia ze stosunku pracy, od których ustalamy składki na ubezpieczenie chorobowe. Składniki wolne od składek nie wpływają zatem na świadczenia chorobowe. Jednak nie wszystkie należności oskładkowane je zwiększają.

Nie wszystkie składniki wynagrodzenia, od których opłacamy składki chorobowe, wchodzą równocześnie do podstawy wymiaru zasiłku lub wynagrodzenia chorobowego. Obliczając tę ostatnią, w ogóle nie bierzemy bowiem pod uwagę składników, które wedle układów zbiorowych lub innych przepisów płacowych nie ulegają zawieszeniu lub zmniejszeniu za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim. Zasadę tę określa art. 41 ust. 1 ustawy, a potwierdza Sąd Najwyższy m.in. w wyroku z 11 maja 2005 r. (III UK 33/05). Nie dotyczy jednak składników, które w ogóle nie należą się podczas choroby, np. wynagrodzenia zasadniczego czy stałej premii regulaminowej ustalonej jako jednolity odsetek od pensji podstawowej. Chodzi natomiast o nagrody lub premie o charakterze uznaniowym czy dodatki do wynagrodzenia, które przysługują podwładnemu za okres niedyspozycji. Regulacja ta ma zapobiec wliczaniu wypłacanej jednocześnie do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych >patrz przykład 1 i 2.

Zdarza się, że regulaminy wynagrodzeń przyznają pracownikom nagrody kwartalne w wysokości np. od 15 do 50 proc. płacy zasadniczej osiągniętej w danym kwartale. W razie niezdolności do pracy w danym kwartale płaca zasadnicza, stanowiąca podstawę ustalenia nagrody kwartalnej, ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Nagrody takie należy zatem uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, po uprzednim uzupełnieniu.

Najczęściej to właśnie pracodawca dowolnie decyduje o zmniejszeniu czy też całkowitym zawieszeniu nagrody podczas choroby zatrudnionego. Jeśli w takiej sytuacji przepisy płacowe (powszechnie obowiązujące lub wewnątrzzakładowe) nie przewidują zasad jej zawieszenia czy obniżania, to nagrody uznaniowej nie uwzględniamy w podstawie wymiaru świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Inaczej jest w firmach, gdzie zasady obliczania jak również zmniejszania za czas pobierania zasiłków regulują przepisy wynagrodzeniowe, np. procentowo lub kwotowo. Umożliwia to sprawdzenie, czy istotnie są one zmniejszane w czasie choroby pracownika.

Składników wynagrodzenia przysługujących tylko do określonego terminu nie uwzględniamy w podstawie wymiaru wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie. Załóżmy, że w maju br. zachorowało dziecko jednej z pracownic szwalni, a kadrowa przyjęła do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego wynagrodzenie, jakie kobieta otrzymała za okres od 1 maja ubiegłego roku do końca kwietnia br. Pracodawca zawarł z nią dodatkowo umowę-zlecenie na okres od 1 stycznia do końca kwietnia 2007 r. za wynagrodzeniem 520 zł miesięcznie. Pensji za wykonanie zlecenia nie należało jednak wliczać do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego. A to dlatego że w okresie, za który zasiłek przysługiwał (maj 2007 r.), umowa-zlecenie już nie obowiązywała.

Pan Jan podjął pracę 12 marca br., a 20 sierpnia przedstawił zwolnienie lekarskie na pięć dni. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należało ustalić według poborów, jakie otrzymał za okres od 1 kwietnia do końca lipca 2007 r. Dostał wtedy m.in. nagrodę uznaniową. W regulaminie płacowym obowiązującym w spółce nic jednak nie ma o jej zawieszaniu czy redukcji za czas przebywania zatrudnionego na zwolnieniu lekarskim. Mówi on jedynie, że szef może ją przyznać wyróżniającym się pracownikom. Wobec tego nagroda uznaniowa nie zwiększy wynagrodzenia chorobowego dla pana Jana.

Pani Jadwiga, wieloletnia pracownica biura rachunkowego, zachorowała w październiku 2007 r. Podczas 12 miesięcy poprzedzających październik, na podstawie których należy obliczyć jej zasiłek chorobowy, uzyskała cztery premie uznaniowe. Według regulaminu wynagrodzeń przyjętego przez firmę niezdolność do pracy nieprzekraczająca dziesięciu dni nie wpływa na premię uznaniową, a dłuższa powoduje jej zmniejszenie o 30 proc. Dlatego też opisane premie przyjmujemy do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania.

Wliczanie innych elementów wynagrodzenia do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych zależy od tego, za jaki okres przysługują: za miesiąc, kwartał czy rok

Należne za miesiąc przyjmujemy w tej podstawie w wysokości wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie bierzemy do podstawy wymiaru (czyli zwykle za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zachorowania).

Składniki kwartalne wliczamy w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za cztery kwartały kalendarzowe poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Nawet jeśli za niektóre kwartały pracownik ich nie otrzymał. Przyczyna nieprzyznania premii nie ma przy tym znaczenia. Wliczenie jest zatem obowiązkowe także wtedy, gdy w danym kwartale kalendarzowym osoba pracowała przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy.

Pan Tadeusz, zatrudniony w firmie kreślarskiej od trzech lat, zachorował w lipcu br. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego należało przyjąć premie kwartalne za pierwszy i drugi kwartał 2007 r. oraz za trzeci i czwarty ubiegłego roku.

Pracownik nie otrzymał premii za czwarty kwartał 2006 r. Uwzględniamy zatem 1/12 premii kwartalnych wypłaconych za trzeci kwartał ubiegłego roku oraz za pierwszy i drugi kwartał br.

W takim stosunku (1/12) premie kwartalne wliczamy, gdy pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez pełne cztery kwartały kalendarzowe poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeśli nie przepracował całego okresu, badamy proporcjonalnie przypadające wtedy pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.

Pan Marek, zatrudniony w firmie od 1 grudnia ubiegłego roku, zachorował w kwietniu br. Otrzymał premie:

- za czwarty kwartał poprzedniego roku – proporcjonalną do czasu, jaki wtedy przepracował, czyli za miesiąc,

- za pierwszy kwartał br. – za trzy miesiące.

Do przeciętnego, miesięcznego wynagrodzenia za okres od 1 grudnia poprzedniego roku do końca marca br. należało doliczyć premie kwartalne w wysokości faktycznie wypłaconej za jeden miesiąc czwartego kwartału ubiegłego roku oraz za cały pierwszy kwartał 2007 r.

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za rok zgodnie z przepisami o wynagrodzeniach uwzględniamy w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego w wysokości 1/12 wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, po uzupełnieniu.

Ministerstwo wypłaca załodze do końca marca dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli tzw. trzynastki za poprzedni rok. W listopadzie br. zachorowało dziecko jednej z pracownic. Do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego należało przyjąć 1/12 trzynastki wypłaconej w lutym br. za poprzedni rok. W 2006 r. kobieta była kilka razy na zwolnieniach lekarskich na siebie i na dziecko. Dlatego też dostała trzynastkę odpowiednio zmniejszoną. Do podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego należało przyjąć dodatkowe wynagrodzenie uzupełnione do takiej kwoty, jaką otrzymałaby, gdyby w 2006 r. nie chorowała ani ona, ani jej dziecko.

Bywa, że szef uiszcza pewne składniki zaliczkowo. Jeśli dokona takiej wypłaty w okresie, z którego ustalamy podstawę wymiaru świadczeń chorobowych, bierzemy pod uwagę wyłącznie kwotę zaliczki. Dopiero potem, po jej wyrównaniu, podstawę wymiaru czy zasiłku przeliczamy, uwzględniając wyrównanie.

Bank wypłacił premię regulaminową za maj br. w dwóch ratach: część w maju, resztę w czerwcu. Pracownik zachorował w czerwcu. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należało zatem ustalić według wypłat za okres od 1 czerwca ubiegłego roku do końca maja br. Po wypłaceniu pozostałej części premii podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego trzeba było przeliczyć, ustalając je na nowo.

Zdarza się, że księgowa nie zdąży z wypłatą pewnych należności do momentu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków. Uwzględniamy je w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości uiszczonej za poprzednie okresy. Późniejsza wypłata w kwotach faktycznie należnych nie powoduje jednak ponownego ustalenia świadczeń.

Pani Marta była we wrześniu br. niezdolna do pracy. Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należało przyjąć wynagrodzenie za okres od 1 września poprzedniego roku do końca sierpnia br., wraz z miesięczną premią regulaminową za te miesiące. Szef przyznał jej premię za sierpień br., ale nie wypłacił do chwili sporządzenia listy wypłat. Zasiłek liczymy zatem według premii za okres od 1 września 2006 r. do końca sierpnia br., a przysługującą za sierpień – w podwójnej wysokości. Późniejsze wypłacenie premii za sierpień nie powoduje przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Firmy często wypłacają podwładnym dodatki do pensji. Czy wpływają one na zasiłki chorobowe, zależy od tego, czy ulegają zawieszeniu lub zmniejszeniu za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim

Owo obniżenie musi wynikać z przepisów powszechnie obowiązujących lub z funkcjonujących w danym zakładzie, np. z układu zbiorowego, regulaminu płacowego. Chodzi np. o dodatek stażowy, funkcyjny czy inne dodatki przysługujące poszczególnym grupom pracowników na podstawie regulacji szczególnych.

Pracodawcy ze sfery budżetowej często wypłacają swoim załogom dodatek za wysługę lat. Jeśli w myśl przepisów płacowych wiążących w danym podmiocie przysługuje on również osobom pobierającym wynagrodzenie z art. 92 kodeksu pracy lub zasiłek chorobowy, to nie uwzględniamy go w podstawie wymiaru tych świadczeń.

Podobną sytuację określa § 4 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 21 stycznia 2007 r. w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (DzU nr 12, poz. 79). Do dodatku za wysługę lat mają prawo pracownicy służby cywilnej za dni:

- za które otrzymują wynagrodzenie,

- nieobecności w pracy z powodu choroby bądź konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, za których dostają zasiłek z ubezpieczenia społecznego.

Dodatek za wysługę przysługuje im zatem obok zasiłków czy wynagrodzenia za czas choroby oraz obok zasiłków opiekuńczych. Nie wliczamy go do podstawy wymiaru tych zasiłków. Brak jest jednak podstaw prawnych do wypłacania go pracownikom służby cywilnej obok zasiłków macierzyńskich lub obok świadczenia rehabilitacyjnego. Dlatego uwzględniamy go przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego dla tych pracowników.

Inaczej jest tam, gdzie przepisy płacowe nie przewidują wypłaty dodatku za wysługę lat za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim. Dodatek taki uwzględniamy w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych.

Pracownikowi socjalnemu zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy w samorządowych jednostkach organizacyjnych pomocy społecznej, do którego podstawowych obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje co miesiąc dodatek do wynagrodzenia w wysokości 250 zł. Wynika tak z art. 121 ust. 3a ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (DzU nr 64, poz. 593 ze zm.). Jednak w ustawie nic nie ma o wypłacie dodatku obok wynagrodzenia za czas choroby lub obok zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. Przyjmujemy go zatem do podstawy wymiaru świadczeń chorobowych.