Świąteczne śniadanie dla personelu bez podatku i składek

Zdarzają się pracodawcy, którzy z okazji świąt wielkanocnych obdarowują pracowników i ich rodziny. Jeśli decydują się na tzw. zajączka, muszą pamiętać, że takie świadczenie nie jest opodatkowane, pod warunkiem że:

Wynika tak z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w skrócie updof).

Pracodawcy próbowali jakiś czas temu omijać ograniczenia. Wysyłali pracowników na zakupy, zwracając im koszty na podstawie faktur wystawionych na firmę. Praktyki te szybko zakwestionowało Ministerstwo Finansów, wyjaśniając w piśmie z 16 kwietnia 2005 r. (PB5/AŁ-033-17-175/05): „świadczeniem rzeczowym jest świadczenie o charakterze materialnym – nieodpłatnym, odpłatnym bądź częściowo odpłatnym. Zatem refundacja ze środków wyżej wymienionych funduszy (zfśs lub funduszy związków zawodowych) wydatków poniesionych przez pracownika na zakup artykułów spożywczych i przemysłowych jest świadczeniem pieniężnym pracodawcy, które nie podlega zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Bez znaczenia pozostaje fakt, iż zakupiony towar został udokumentowany fakturą VAT wystawioną na zakład pracy a wydatkowana przez pracownika kwota została mu zwrócona po przedstawieniu faktury zakupu”.

Po tych wyjaśnieniach pracodawcy zmienili metodę: umawiają się ze sklepem, że pracownicy wybiorą sobie towary do kwoty nieprzekraczającej 380 zł, ale ani nie zabiorą ich do domu, ani za nie nie zapłacą. Zakupy pokrywa pracodawca, a gotowe paczki są przysyłane ze sklepu do firmy i tam wręczane (więcej na ten temat pisaliśmy 10 grudnia 2007 r. w artykule „Zamiast pisać list do Mikołaja, sami wybieramy prezenty”).

Tak surowych ograniczeń nie ma, gdy pracodawca chce obdarować „zajączkiem” swoich byłych pracowników, a obecnie emerytów i rencistów. Świadczenia dla nich są bowiem wolne od podatku do kwoty nieprzekraczającej rocznie 2280 zł. Na dodatek nie muszą to być świadczenia rzeczowe. Równie dobrze były pracownik może dostać ekwiwalent pieniężny.

Niezależnie od wartości świadczenia dla obecnego lub byłego pracownika oraz jego charakteru (towar, bon, pieniądze) nie pobieramy od niego składek ZUS. Jedyny warunek: świadczenie musi zostać sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Wynika tak z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.; rozporządzenie).

Nie ma też składek ZUS od świadczeń finansowanych z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe zgodnie z obowiązującym w firmie układem zbiorowym przez pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Warunkiem jest tylko, by wartość świadczenia nie przekraczała odpisu podstawowego na fundusz socjalny, czyli w 2008 r. kwoty 906,61 zł. Takie świadczenia nie są natomiast zwolnione z podatku.

Ze świadczeniami finansowanymi z funduszy związków zawodowych jest na odwrót: są wolne od podatku (do 380 zł rocznie i pod warunkiem że są to świadczenia rzeczowe – art. 21 ust. 1 pkt 67 updof), ale nie będą zwolnione ze składek ZUS, jeśli będą udzielone za pośrednictwem pracodawcy (a nie bezpośrednio ze związku zawodowego).

Sprawa wydaje się prosta przy świątecznych imprezach; skoro nie da się określić, kto ile zjadł, to nie potrącamy z jego pensji podatku ani składek z tego tytułu. Nie sposób bowiem określić przychód, a tylko ten może być opodatkowany (i ewentualnie oskładkowany). Nie wiadomo, dlaczego argument ten nie przekonuje niektórych organów podatkowych, gdy spotkanie odbywa się poza firmą. Gdy zamiast świątecznego poczęstunku w zakładzie pracodawca organizuje pracownikom wiosenny wyjazd integracyjny, wówczas niektóre urzędy każą mu ustalić wielkość przychodu każdego uczestnika. W jaki sposób? Wytłumaczył to Urząd Skarbowy Poznań-Grunwald (interpretacja z 4 sierpnia 2006 r., AD-III/415-40/2006): „Kontrola może nastąpić np. poprzez sporządzenie listy obecności pracowników. Kwota wydatków poniesionych na organizację imprezy okolicznościowo-integracyjnej powinna być rozdzielona na pracowników biorących w niej udział i stanowi dla nich dodatkowy przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych”.

Taka interpretacja jest jednak bardzo kontrowersyjna. Dużo rozsądniejszy wydaje się podział zaproponowany przez Pomorski Urząd Skarbowy:

Nie ma natomiast wątpliwości, że musimy potrącić podatek, gdy jego podwładny nad zakładową imprezę przedłoży świąteczny wypoczynek w rodzinnym gronie i z tej okazji dostanie świadczenie urlopowe. Chodzi oczywiście o świadczenia wypłacane przez pracodawców nietworzących zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, przysługujące raz w roku osobie korzystającej z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Takie świadczenie jest przychodem i trzeba je opodatkować. Tak samo zresztą, jak i każde inne świadczenie wypłacone przez pracodawcę a niewymienione wśród zwolnień podatkowych (w art. 21 ust. 1 updof). Natomiast świadczenia urlopowe nie są oskładkowane, ale tylko te, które rzeczywiście są wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zfśs i tylko do wysokości nieprzekraczającej rocznie odpisu podstawowego na fundusz socjalny, czyli w 2008 r. do wysokości 906,61 zł (§ 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia).