Zatrudnienie na umowę o pracę to tytuł do ubezpieczeń społecznych, czego skutkiem jest obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia. Dla prawidłowego ich rozliczenia, w pierwszej kolejności konieczne jest ustalanie podstawy wymiaru. W tym zakresie w odniesieniu do pracowników przepisy stanowią, że podstawą jest uzyskany przez pracownika przychód ze stosunku pracy – czyli nie tylko wypłacane mu wynagrodzenie, ale również łączna wartość innych świadczeń, które uzyskał od pracodawcy w racji pozostawania w zatrudnieniu.
W konsekwencji – chociaż może to niektórych zdziwić – składki ZUS z zasady należy naliczać również od wszelkich nieodpłatnych świadczeń dla pracowników, jeżeli konieczność ich zapewnienia nie wynika z obowiązujących przepisów (np. pakiety medyczne, samochód do celów prywatnych, mieszkanie, itp.), oraz od zaoszczędzonych przez pracownika kwot w przypadku świadczeń, za które ponosi on jedynie częściową odpłatność. Oskładkowaniu z zasady podlegają również zwroty kosztów i ekwiwalenty.
Katalog zwolnień
Jedynie nieliczne kategorie przychodów zostały wyłączone z oskładkowania na mocy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wśród nich są m.in. ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, co pozwala zrekompensować pracownikowi wydatek, bez dodatkowych obciążeń z tytułu ZUS (analogiczna ulga przysługuje na gruncie przepisów ustawy o PIT). Aby jednak z tego wyłączenia skorzystać, na pracodawcy musi ciążyć obowiązek wypłacania tego ekwiwalentu. Chodzi więc o sytuację gdy w ramach realizacji ciążącego na nim obowiązku zapewnienia pracownikowi odzieży roboczej na danym stanowisku pracy, nie wywiązywał się z powinności jej prania.
Z powyższego wynikają podstawowe przesłanki wyłączenia z oskładkowania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, a mianowicie:
- pracownik zatrudniony na danym stanowisku ma obowiązek używać odzież roboczą zgodnie z przepisami BHP, a jednocześnie
- kwota wypłacana mu tytułem ekwiwalentu na pranie odpowiada faktycznie poniesionym przez niego kosztom.
Po pierwsze obowiązek...
Pierwszą z tych przesłanek można uznać za spełnioną wówczas, gdy praca na danym stanowisku wymaga noszenia odzieży roboczej. Oceny w tym zakresie należy dokonywać z punktu widzenia przepisów BHP.
W tym kontekście z wyłączenia nie korzystają ekwiwalenty za pranie odzieży wypłacane przez pracodawcę niejako z własnej inicjatywy (bez opartego w przepisach BHP obowiązku). Przykładowo oskładkowaniu podlega ekwiwalent wypłacany w okolicznościach, gdy pracodawca dla zapewnienia spójnego wizerunku firmy wprowadzi wymóg noszenia odzieży służbowej – identyfikującej pracownika, jako zatrudnionego u tego właśnie pracodawcy.
Możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek ekwiwalentu wypłacanego z tytułu prania odzieży służbowej ZUS neguje w wydawanych decyzjach interpretacyjnych, m.in. w decyzji z 18 października 2016 r. (WP1/200000/ 43/1074/2016).
...po drugie stawka
Odrębną kwestią jest wysokość wypłacanego ekwiwalentu. Jak wskazuje już sama nazwa „ekwiwalent", pracownik powinien otrzymać kwotę, która jedynie rekompensuje faktycznie poniesione przez niego wydatki. W szczególności nie może on zarabiać na ekwiwalencie.
Tutaj pojawia się praktyczny problem z ustaleniem kwoty ekwiwalentu. Pracodawcy radzą sobie z nim w ten sposób, że wyliczają „możliwy" koszt prania w oparciu o ceny środków piorących, stopień brudzenia się odzieży na danym stanowisku, częstotliwość prania, średnie ceny stosowane przez pralnie, pozyskują oświadczenia od pracowników o kwocie poniesionych wydatków, itp.
Podpowiedź co do sposobu wyliczenia ekwiwalentu można znaleźć w stanowiskach ZUS zajmowanych w sprawach indywidualnych wniosków. Przykładowo Lubelski Oddział ZUS w decyzji z 8 września 2016 r. (WPI/200000/43/719/2016) zaakceptował dla potrzeb wyłączenia z oskładkowania prawidłowość wyliczenia ekwiwalentu, którego wysokość uwzględnia stopnień zabrudzenia odzieży roboczej wynikający z rodzaju wykonywanej pracy (stanowiska) oraz ustalony w oparciu o kalkulację jednostkową koszt usługi prania w wybranych zakładach pralniczych.
Anna Mełgieś, doradca podatkowy w DORADCA Sp. z o.o. w Lublinie
