, dalej ustawa emerytalna) zobowiązuje pracodawców do:
- współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
- wydawania pracownikowi lub ZUS zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości (art. 125).
dalej rozporządzenie) określa m.in. rodzaje dowodów uzasadniające prawo do:
- świadczeń i ich wysokości, które powinny być dołączone do wniosku w sprawie przyznania świadczeń,
- świadczeń lub ich wysokości, gdy konto ubezpieczonego nie zawiera tych danych.
Zaświadczenia zakładu pracy wydane przed 1 grudnia 1958 r. są środkiem dowodowym w postępowaniu o przyznanie świadczenia emerytalno-rentowego. I to nawet wtedy, gdy nie odpowiadają wszystkim warunkom z rozporządzenia, jeżeli nie ma wątpliwości co do ich autentyczności.
Środkiem dowodowym, stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty, są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek. Jest to także legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.
Wydruk danych z systemu teleinformatycznego ZUS, dotyczący ubezpieczonego, w tym w szczególności: przebiegu jego ubezpieczenia, podstawy wymiaru składek, kwoty składek na jego koncie oraz wydanej decyzji w sprawie świadczenia i wypłaty świadczenia także stanowi dowód. Potwierdza bowiem zamieszczone dane na dzień dokonania wydruku, jeśli został opatrzony podpisem i pieczęcią uprawnionej osoby.
Nie wymaga się natomiast dokumentów o zatrudnieniu i wynagrodzeniu od 1 stycznia 1999 r. do dnia złożenia wniosku o świadczenie, gdyż od początku 1999 r. każdy ubezpieczony ma indywidualne konto w ZUS. Dokumenty te nie są również wymagane, jeżeli złożono je po to, aby ustalić kapitał początkowy albo prawo do innego świadczenia.
U osób pozbawionych wolności lub tymczasowo aresztowanych dowodem, potwierdzającym wysokość zarobków za okres pracy wykonywanej w czasie pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania, jest zaświadczenie z zakładu karnego lub aresztu śledczego.
Firmy powinny zwrócić szczególną uwagę na legitymację ubezpieczeniową, zawierającą odpowiednie wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Stanowi ona samoistny środek dowodowy, dlatego pracodawca nie wystawia już zaświadczenia na podstawie wcześniejszych wpisów w takiej książeczce.
Legitymacja powinna zawierać:
- datę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- rodzaj wykonywanej pracy,
- kwotę wynagrodzenia,
- rok, w którym zostało osiągnięte to wynagrodzenie,
- pieczątkę zakładu,
- podpis oraz pieczątkę pracodawcy lub upoważnionego pracownika i
- podpis oraz pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika.
Wprowadzenie nowego wzoru legitymacji, określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 16 maja 1991 r. w sprawie wzoru i trybu wystawiania legitymacji ubezpieczeniowych (DzU nr 51, poz. 223), nakłada na pracodawcę obowiązek stosowania także imiennej pieczątki osoby wpisującej wynagrodzenie w legitymacji ubezpieczeniowej.
Jednak brak pieczątki imiennej, szczególnie w legitymacjach starego typu, nie eliminuje ważności informacji o wysokości wynagrodzenia jako środka dowodowego, jeżeli całość dokumentu oraz dokonane w nim wpisy nie budzą zastrzeżeń co do ich autentyczności.
U osób zatrudnionych za granicą za zgodą władz polskich, za okresy pracy tam, przypadające przed 1 stycznia 1991 r., można przyjąć tzw. wynagrodzenie zastępcze. Zaświadczenie o jego wysokości może wystawić pracodawca, u którego był zatrudniony pracownik przed wyjazdem za granicę i który udzielił mu urlopu bezpłatnego w związku z delegowaniem bądź rozwiązał z nim umowę o pracę.
Jeżeli macierzysty zakład został zlikwidowany albo pracodawca z innych obiektywnych przyczyn nie może wskazać wynagrodzenia pracownika lub osoba przed wyjazdem za granicę nie pracowała w Polsce, zaświadczenie o wynagrodzeniu zastępczym ma prawo wystawić inny zakład. Pod warunkiem, że zatrudniał pracowników w takim samym lub podobnym charakterze, w jakim delegowany był zatrudniony przed opuszczeniem kraju.
Jeśli wystąpiła przerwa w zatrudnieniu, zaświadczenie o wynagrodzeniu zastępczym powinien wystawić zakład, który jako ostatni przyjął zainteresowanego do pracy i skierował do zadań za granicą.
Archiwa, przechowujące dokumentację pracowniczą, nie mają prawa wystawiać takich zaświadczeń ani sporządzać uwierzytelnionych kserokopii osiąganego wynagrodzenia za te okresy za granicą.
Odpis notarialny albo poświadczoną przez notariusza kserokopię dokumentu (także legitymacji ubezpieczeniowej) lub zeznań świadków (gdy dokumentują niektóre okresy zatrudnienia) ZUS traktuje jak oryginał. Na wniosek osoby zainteresowanej dopuszcza jako środek dowodowy w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe.
Zaświadczenie stwierdzające wysokość osiąganych wynagrodzeń lub dochodu powinien wystawić pracodawca lub prawny następca pracodawcy na podstawie dokumentacji płacowej.
Jeżeli jednak ona nie istnieje, zaświadczenie o poziomie uzyskanych wynagrodzeń można wystawić na podstawie dokumentacji zastępczej. Chodzi o dane zawarte w aktach osobowych pracownika, np. w umowie o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych określających wynagrodzenie tej osoby, których okres przechowania wynosi 50 lat od zakończenia pracy przez podwładnego.
Przykład
Wskutek powodzi w lipcu 1997 r. zniszczeniu uległa dokumentacja pracownicza zakładu, w którym pracował pan Stanisław. W wyniku tej klęski on także stracił swoje papiery.
W marcu 2013 r. ukończy 65 lat i będzie składał wniosek o emeryturę. Czy za okres do czerwca 1997 r. ZUS może uwzględnić inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i wynagrodzenie niż zaświadczenie o zarobkach lub legitymacja ubezpieczeniowa?
Zgodnie ze wspólnym stanowiskiem ZUS i resortu pracy w razie zniszczenia dokumentacji pracowniczej wskutek powodzi z lipca 1997 r. podstawę wymiaru świadczenia emerytalno- -rentowego można ustalić z wszelkiej dokumentacji przedstawionej przez zainteresowanego.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z dokumentacji zastępczej obowiązuje ścisła zasada, aby uwzględniać tylko takie składniki wynagrodzenia określone w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania angażu jako stałe składniki w określonej wysokości. Chodzi o np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp. Inne składniki - premie, nagrody czy dodatki można uwzględnić tylko wtedy, gdy zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której odprowadzono składki na ubezpieczenia społeczne.
Gdy w aktach osobowych pracownika wynagrodzenie określone jest stawką godzinową, wolno ustalić wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru świadczenia tylko wtedy, gdy zachowały się dane dotyczące liczby godzin, jaką pracownik faktycznie przepracował w danym okresie na określonym stanowisku (dziennie, tygodniowo lub miesięcznie).
Jak ma postąpić pracownik, gdy jego akta osobowe zostały przekazane do archiwum? Jeżeli zainteresowany nie może uzyskać wymaganych dowodów (zaświadczenia pracodawcy lub legitymacji ubezpieczeniowej z odpowiednimi wpisami), środkiem dowodowym jest również uwierzytelniona kopia dokumentacji płacowej (odpisy, wyciągi, kserokopie) sporządzona przez jednostkę przechowującą dokumentację danego zakładu (np. organ założycielski firmy przechowalniczej, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich bądź prywatną firmę archiwizującą). Kopie dokumentów powinny być uwierzytelnione przez osoby kierujące archiwum.
Do ustalenia podstawy wymiaru z takiej dokumentacji można przyjąć wynagrodzenie i wykazane inne składniki, co do których nie ma wątpliwości, że były wypłacone i podlegały ubezpieczeniu społecznemu.
Treść zaświadczenia wydanego przez archiwum powinna uwzględniać żądania osoby ubiegającej się o wydanie tego dokumentu. Jednak do jego wystawienia archiwum nie może użyć opracowanego przez ZUS druku o symbolu Rp 7, zastrzeżonego wyłącznie dla pracodawców.
Dlatego do potwierdzenia okresów zatrudnienia i wysokości wynagrodzeń dla celów emerytalno-rentowych, wystarczą wydawane przez archiwa i inne jednostki przechowujące dokumentację osobowo-płacową zlikwidowanych zakładów uwierzytelnione kserokopie:
- indywidualnych kart wynagrodzeń – kart zarobkowych,
- list płacy (lub stosownych ich fragmentów),
- świadectw pracy,
- umów o pracę itp.
Mogą to być także sporządzone i podpisane przez uprawnioną osobę – na podstawie posiadanej dokumentacji – wypisy lub zaświadczenia, których treść powinna uwzględniać żądania osoby zainteresowanej zaświadczeniem, na dowolnie ustalonym wzorze.
Uwaga!
Archiwa i prywatni przechowawcy nie mogą wydawać zaświadczeń o zarobkach na druku ZUS Rp7, ponieważ nie są do tego uprawnione. ->Komu oddział potwierdzi składki
Oddział lub inspektorat ZUS, właściwy ze względu na miejsce wykonywania pracy (siedzibę firmy), ma dokumentację tych zakładów i instytucji, które przed 1999 r. rozliczały składki społeczne za zatrudnionych pracowników w deklaracjach imiennych. Okresy oapłacania składek społecznych oraz wysokość podstawy ich wymiaru ZUS potwierdza na podstawie posiadanych akt, w tym deklaracji rozliczeniowych, protokołów z kontroli lub kopii decyzji o podleganiu lub niepodleganiu ubezpieczeniu oraz zapisów na koncie płatnika składek. -
ZUS nie honoruje
Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury, renty lub kapitału początkowego, środkiem dowodowym mogą być wyłącznie kserokopie kart wynagrodzeń, list płac itp., sporządzone przez archiwa lub innych przechowawców.
W dalszym ciągu jako środka dowodowego ZUS nie uwzględni zaświadczeń o wynagrodzeniu zastępczym wystawionym przez te podmioty.
Od początku tygodnia niektórzy przedsiębiorcy – płatnicy składek mogą korzystać z nowej wersji portalu eZUS. W k...
Nawiązanie jednorazowej współpracy z osobą prowadzącą tzw. działalność nierejestrowaną często kończy się koniecz...
Jeśli polski zleceniodawca zawiera umowę zlecenia z cudzoziemcem będącym studentem zagranicznej uczelni, to do u...
Nie ma obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności go...
Okres dojrzewania to jeden z najtrudniejszych momentów w życiu młodego człowieka. Nastolatkowie mierzą się wówczas nie tylko ze zmianami fizycznymi i emocjonalnymi, ale także z narastającą presją społeczną i rówieśniczą.
