W podstawie składkowej bierze się pod uwagę wszystkie oskładkowane przychody, bez względu na to czy wlicza się je do podstawy wymiaru zasiłków. To oznacza, że w rachunkach uwzględnia się:

- nagrody uznaniowe,

- dodatki stażowe,

- dodatki służbowe i funkcyjne,

- nagrody za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), jednorazowe nagrody z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka,

- koszty wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez szefa,

- dopłaty pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia podwładnego,

- bony lub wypłat w gotówce przyznawanych w jednakowej wysokości lub z jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,

- składniki wynagrodzenia, nieuzależnione bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Gratyfikacje i bonusy

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne trzeba uwzględnić w kwocie wypłaconej pracownikowi za te miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy składkowej z wychowawczego.

Jeśli przysługują za okresy kwartalne, to wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne, uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.

Przykład

Pani Małgorzata od 1 stycznia 2013 r. jest na urlopie wychowawczym. Ponieważ nie ma innego źródła dochodu, od którego musiałaby odprowadzać składki do ZUS, to z rodzicielskiego podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu. Podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2012 r.

W tym czasie pani Małgorzata otrzymywała wynagrodzenie zasadnicze, dodatek służbowy oraz premie miesięczne, które (zgodnie z regulaminem premiowania) są wypłacane za czas choroby. Licząc jej podstawę składkową z przeciętnej rocznej płacy, szef powinien uwzględnić wszystkie te składniki.

Przykład

Pani Beata korzysta z wychowawczego od 22 listopada 2012 r. Przed przejściem na ten urlop otrzymywała wynagrodzenie i uznaniowe premie kwartalne. Wyliczając przeciętną płacę z 12 miesięcy poprzedzających urlop, szef uwzględnia przeciętne miesięczne pobory od listopada 2011 r. do października 2012 r. oraz premie za czwarty kwartał 2011 r. oraz pierwszy, drugi i trzeci kwartał 2012 r.

Premii za drugi kwartał 2012 r. pracownicy nie przyznano, zatem w podstawie wymiaru składek uwzględniono 1/12 część premii wypłaconych za czwarty kwartał 2011 r. oraz za pierwszy i trzeci kwartał 2012 r.

Zgodnie z wytycznymi ZUS, zasiłek wyrównawczy, pomimo że nie stanowi podstawy wymiaru składek, to przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z urlopu wychowawczego należy traktować na równi z wynagrodzeniem za pracę. Zatem uwzględnia się go przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy.

Zlecenie też uwzględniamy

Ustalając przeciętną płacę z okresu 12 miesięcy poprzedzających rodzicielski urlop, płatnik nie może zapomnieć o konieczności uwzględnienia w podstawie wymiaru także zleceń, umów o dzieło czy innych kontraktów cywilnych, które strony zawarły między sobą. Przychód uzyskany z tych umów należy uwzględnić w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, w kwocie faktycznie wypłaconej bez uzupełniania.

I nie ma znaczenia, czy to dzieło albo umowa-zlecenie ustała przed przejściem na urlop wychowawczy ani jak długie były przerwy między kolejnymi kontraktami cywilnymi zawartymi między pracownikiem i pracodawcą. Przychody z wszystkich umów wykonywanych w okresie ostatnich 12 miesięcy przed rozpoczęciem opieki nad dzieckiem zwiększają podstawę wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego.

Przykład

Pani Marta jest na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych stanowi jej wynagrodzenie od marca 2012 r. do lutego 2013 r. W tym czasie pracownica przez dwa miesiące wykonywała zlecenie dla swego szefa. Z cywilnej współpracy pobrała 2000 zł.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym należy uwzględnić, obok wynagrodzenia za pracę, wynagrodzenie z umowy zlecenia.

Po macierzyńskim czy chorobie

Gdy mama na wychowawczym w ciągu ostatniego roku przed tym wolnym była na macierzyńskim czy długotrwałym chorobowym, to przeciętną płacę należy ustalić z wynagrodzeń za pełne miesiące kalendarzowe, jakie otrzymała w okresie, w którym pracowała.

Dopiero tak ustaloną kwotę dzieli się przez liczbę miesięcy, za które zostało wypłacone, a uzyskany wynik porównuje z kwotą 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli tak ustalona suma jest równa lub niższa od 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe trzeba naliczyć od ustalonej w ten sposób kwoty. Jeśli jednak jest wyższa, to daniny liczymy od 60 proc. przeciętnej płacy.

Przykład

Pani Janina od 13 stycznia 2013 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Korzysta z niego bezpośrednio po zakończeniu:

- trwającego 20 tygodni urlopu macierzyńskiego i dwóch tygodni urlopu dodatkowego oraz

- trwającego 24 dni kalendarzowe urlopu wypoczynkowego.

Podstawę wymiaru składek z urlopu wychowawczego trzeba ustalić, biorąc pod uwagę wynagrodzenie za 12 miesięcy sprzed tego urlopu, tj. od stycznia 2012 r. do grudnia 2012 r. W tym czasie pani Janina była:

- na zwolnieniu lekarskim od 16 maja do 17 czerwca 2012 r.,

- na podstawowym i dodatkowym urlopie macierzyńskim od 18 czerwca do 18 listopada 2012 r.,

- na urlopie wypoczynkowym od 19 listopada do 12 stycznia 2012 r.

W związku z tym licząc podstawę wymiaru składek z urlopu wychowawczego od stycznia 2013 r., wliczymy wynagrodzenie za: styczeń, luty, marzec, kwiecień 2012 r. - bez uzupełniania oraz wynagrodzenie za maj 2012 r. po jego uprzednim uzupełnieniu do kwoty należnej za cały miesiąc.

Pozostałych miesięcy nie należy uwzględniać w obliczeniach, bo pracownica pracowała albo mniej niż połowę obowiązującego ją czasu pracy, albo w ogóle. Ustaloną sumę z wynagrodzeń z tego okresu należy podzielić przez pięć i to będzie podstawa wymiaru składek z urlopu wychowawczego od stycznia 2012 r. (pod warunkiem że nie przekroczy 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia).

Bez uzupełniania

Jeśli pracownik przepracował część miesiąca, a ta część bez pracy jest nieusprawiedliwiona, to szef nie uzupełni wynagrodzenia osiągniętego w miesiącu, w którym wystąpiły takie samowolne dniówki.

W razie konieczności uzupełnienia wynagrodzenia za dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy w tym miesiącu (jeśli wystąpiły też dni takiej nieobecności), w liczbie dni, którą pracownik musiał przepracować, nie uwzględnia się dni nieusprawiedliwionej nieobecności w firmie.

Przykład:

Pani Aldona otrzymuje wynagrodzenie zmienne. W sierpniu 2012 r. jej wynagrodzenie, które ma zostać uwzględnione w podstawie wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego, wyniosło 1850 zł.

W tym miesiącu przepracowała 13 z obowiązujących ją 22 dni roboczych. Przez jeden dzień była nieobecna z przyczyn nieusprawiedliwionych, a za pozostałe otrzymała wynagrodzenie chorobowe.

Wynagrodzenie, które osiągnęłaby, gdyby pracowała we wszystkie dni robocze, wynosi po uzupełnieniu 2988,51 zł:

1850 zł : 13 dni x 21 dni = 2988,51 zł

Na starcie kariery

Wynagrodzenie za miesiąc, w trakcie którego rozpoczął się urlop wychowawczy, podlega wyłączeniu. Jeżeli umowa o pracę została zawarta w trakcie miesiąca, a urlop rozpoczął się w następnym miesiącu - wówczas podstawę stanowi uzupełnione wynagrodzenie pracownika za miesiąc, w którym przeszedł na urlop wychowawczy (pierwszy pełny kalendarzowy miesiąc zatrudnienia).

Przykład

Pani Jola pracuje od 6 lutego 2013 r. Z wychowawczego zamierza korzystać od 5 marca 2013 r. W umowie o pracę ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 1800 zł.

Marcową podstawę wymiaru składek z urlopu wychowawczego stanowić będzie kwota 1567,74 zł, zgodnie z rachunkami:

1800 zł : 31 dni x 27 dni.

Natomiast za kwiecień br. – 1800 zł.

Gdyby w umowie o pracę określono pracownicy wynagrodzenie zmienne, to podstawę wymiaru składek za marzec br. stanowiłaby kwota uzupełnionego wynagrodzenia pomniejszona proporcjonalnie do dni urlopu wychowawczego. Za przepracowane dwa dni (robocze) marca 2013 r. pracownica uzyskała wynagrodzenie akordowe w wysokości 194 zł (bez pomniejszenia o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownicę).

Wynagrodzenie to po uzupełnieniu wynosi 2037 zł (194 zł : 2 dni x 21 dni). Podstawa wymiaru składki za marzec 2013 r. wynosiłaby 1774,17 zł, tj. 2037 zł : 31 dni x 27 dni, natomiast za kwiecień br. - 2037 zł.

Proporcjonalna obniżka

Ustalając podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych, należy stosować zasadę proporcjonalnego zmniejszania podstawy wymiaru, gdy ubezpieczenia nie trwały przez cały miesiąc.

W takim wypadku podstawę wymiaru składek (czyli 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia lub wynagrodzenie osoby przebywającej na urlopie wychowawczym – gdy jest ono niższe od 60 proc. przeciętnej płacy) należy zmniejszyć proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni, w których trwały ubezpieczenia.

Taką procedurę stosujemy zawsze, licząc składki za miesiąc, w którym pracownik poszedł na wychowawczy lub z niego wrócił.

Konieczne nowe działania

Podstawę wymiaru składek oblicza się na nowo, jeżeli w okresie przebywania na urlopie wychowawczym wystąpiła przerwa, związana z powrotem do pracy, trwająca co najmniej trzy miesiące kalendarzowe.

Przykład

Pani Monika od 6 września 2012 r. do 5 lutego 2013 r. przebywała na urlopie wychowawczym. Podstawę wymiaru składkową stanowiło jej przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od września 2011 r. do sierpnia 2012 r. Załóżmy, że pracownica ponownie będzie przebywała na urlopie wychowawczym od 1 września 2013 r. do 31 sierpnia 2014 r.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe będzie stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane przez pracownicę za okres od września 2012 r. do sierpnia 2013 r. Z tego okresu zostanie wyłączony okres od września 2012 r. do stycznia 2013r., a wynagrodzenie za luty 2013 r. zostanie przyjęte po uzupełnieniu.